Interviewleitfaden – So führen Sie erfolgreiche Bewerbungsgespräche mit Kandidaten!

Von zentraler Bedeutung für erfolgreiche Bewerbungsgespräche: Ein klarer Interviewleitfaden. Bild von ©Photographee.eu – de.fotolia.com

Wenn Sie als Arbeitgeber Mitarbeiter einstellen, ist das Bewerbungsgespräch einer der essentiellsten Bausteine. Hier entscheidet sich, ob Ihre Bewerber Sie auf persönlicher Ebene überzeugen können oder nicht. Damit Gespräche reibungslos ablaufen und Sie sich ein detailliertes Bild von Ihrem Kandidaten machen können, erstellen sich Arbeitgeber in vielen Fällen einen Interviewleitfaden. Wie auch Sie mit Interviewleitfäden die richtigen Fragen stellen und somit die passenden Kandidaten finden, erfahren Sie in diesem Beitrag!

Niemals den Faden verlieren – Der Interviewleitfaden

Ein Interviewleitfaden soll Ihnen den Ablauf Ihrer Bewerbungsgespräche vereinfachen, indem Sie systematisch Punkte erstellen, die Sie dann im Gespräch abarbeiten. Der Leitfaden kann ein grobes Konzept oder ein ausgeklügelter Ablauf sein, der Umfang variiert. Erstellen Sie sich Ihren Interviewleitfaden mit der Methode, mit der sie am besten arbeiten können.

Der Kern des Interviewleitfadens ist ein stichpunktartiger Fragenkatalog, auf den Sie im Gespräch zurückgreifen. Hier gibt es Schlüsselfragen sowie Eventualfragen. Schlüsselfragen stellen Sie dem Bewerber in jedem Fall, Eventualfragen hingegen sind solche, die Sie je nach Gesprächsentwicklung stellen können.

Wenn Sie sich an Ihrem roten Faden entlanghangeln, läuft das Gespräch einerseits strukturierter und andererseits zielgerichteter ab. Mit dem richtigen Aufbau können Sie Ihr Frage-Antwort-Spiel in eine bestimmte Richtung lenken.

Das A und O: Die Vorbereitung

Notieren Sie sich vorab, was Sie von Ihrem Bewerber erwarten: Welche Anforderungen sollte die Person auf alle Fälle erfüllen können, um die offene Stelle angemessen zu besetzen? Diese Zielsetzung stellt den Ausgangspunkt Ihres Leitfadens dar. Das Bewerbungsgespräch sollte in erster Linie dazu dienen, die Persönlichkeit des Bewerbers kennenzulernen. Schließlich haben Sie die fachlichen Kompetenzen des Kandidaten bereits in dessen Bewerbungsunterlagen gelesen.

Seien Sie sich im Klaren darüber…

… welche Informationen Sie im Interview über den Kandidaten erfahren möchten,
… welche Fragestellungen und Formulierungen Sie nutzen möchten,

aber unbedingt auch…

… wo das Gespräch stattfinden soll,
… wer daran beteiligt sein sollte und
… welche Personen nach dem Gespräch mit über die Eignung des Bewerbers entscheiden dürfen.

Klare Rahmenbedingungen sind die Basis eines jeden guten Bewerbungsgespräches. Unterschätzen Sie die Macht dieser Grundlagen nicht und vermerken Sie diese zu Beginn Ihres Konzeptes.

Frage ist nicht gleich Frage

Schreiben Sie genau die Interviewfragen auf, die Sie stellen möchten. Denn der präzise Umgang mit Worten ist in dieser Situation entscheidend: Ein Wort kann die Bedeutung einer Frage schnell verändern.

Ein kleines Beispiel: „Was erwarten Sie von Ihrer neuen Aufgabe?“ und „Was erhoffen Sie sich von Ihrer neuen Aufgabe?“ sind zwei fast identische Fragen, die aber unterschiedliche Antworten von Ihrem Bewerber verlangen. Überlegen Sie sich genau, auf welche Antworten Sie abzielen und mit welchen Fragestellungen Sie an diese herankommen können.

Bevor das Interview startet, sollten Sie sich außerdem gründlich die Unterlagen des Bewerbers ansehen und Auffälligkeiten notieren.

Dies sind die typischen Phasen eines jeden Interviews

Der Ablauf eines Bewerbungsgespräch ist im Grunde immer ähnlich. Die Beteiligten beginnen mit einer Begrüßung, stellen sich einander vor und sprechen dann gezielter über persönliche Aspekte. Im Nachhinein werden dann organisatorische Dinge besprochen und das Gespräch mit einer freundlichen Verabschiedung abgerundet.

Dieser Aufbau ist zum einen sinnvoll, da die einzelnen Phasen aufeinander aufbauen, und sorgt zum anderen für eine bessere Vergleichbarkeit zwischen den Bewerbern. Denn wenn Sie ähnliche Interviewfragen in ähnlicher Reihenfolge stellen, sind die Bewerber den gleichen Bedingungen ausgesetzt. Dies gewährleistet Fairness und erleichtert Ihnen auf Dauer die Konzeption Ihrer Interviews, da Sie nicht jedes Mal von Grund auf neue Strukturen und Fragen erarbeiten.

1. Smalltalk: Der sanfte Beginn

Jedes Bewerbungsgespräch beginnt mit einer freundlichen Begrüßung. Diese Phase lässt häufig schon einen ersten Eindruck entstehen, der sich in Ihrem Kopf verankert und letzten Endes Einfluss auf Ihre Entscheidung hat.

Sie möchten den Bewerber nicht zu nervös machen. Achten Sie also darauf, ihm in jedem Fall mit einem sympathischen Empfang zu begegnen, zu lächeln und einen Smalltalk zu beginnen. Fragen Sie zum Beispiel, ob der Bewerber das Gebäude gut gefunden hat, ob er ein Glas Wasser trinken möchte und wie es ihm geht.

Kurzum: Nehmen Sie die Anspannung aus der Luft und sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre, bevor Sie zum Kern des Gespräches kommen.

2. Vorstellung: Es wird ernst

Beginnen Sie in dieser Phase mit Ihren ersten Fragen: Der Bewerber soll sich kurz vorstellen. Sie können bei einem simplen „Erzählen Sie etwas über sich!“ bleiben oder aber im Anschluss einige präzisere Fragen zur Person stellen. Hierzu können Sie in Ihrem Interviewleitfaden Fragen vermerken.

Persönlichkeit ist neben der fachlichen Eignung das Kriterium, nach dem Sie den passenden Bewerber auswählen sollten. Denn was nützt ein hochintelligenter Studienabsolvent mit allen nötigen fachlichen Skills, der in Ihrem Team aber schnell zum schwarzen Schaf werden würde? Zum Beispiel Teamfähigkeit, Disziplin und Belastbarkeit sind Merkmale, die einen guten Kandidaten ausmachen.

In dieser Phase können Sie sich schon einmal einen Eindruck von dem Charakter der Person vor sich machen. Achten Sie darauf, mit welchen Worten der Bewerber über sich spricht. Wirkt die Selbstpräsentation souverän oder zurückhaltend, überheblich oder bescheiden?

3. Unternehmensvorstellung: Wer sind Sie?

Nun erfolgt ein Perspektivwechsel: Ihr Unternehmen steht im Zentrum. Anstatt dazu einen Monolog zu halten und die Informationen über den Kandidaten rieseln zu lassen, können Sie sein Wissen über das Unternehmen abfragen. Was weiß Ihr Gesprächspartner bereits über seine potenzielle Arbeitsstelle? Ist er vorbereitet und hat sich tatsächlich damit auseinandergesetzt?

Doch der Spieß kann auch umgedreht werden: Der Bewerber kann Sie gegebenenfalls nach Details zum Team, Arbeitsklima oder auch zu Weiterbildungen fragen. Halten Sie hierbei die Antworten parat. Denn nichts wäre peinlicher, als wenn Sie bei Fragen zu Ihrem eigenen Unternehmen erst einmal überlegen müssen. Andererseits können Sie den Bewerber auch explizit dazu bringen, selbst Fragen zum Unternehmen zu stellen. Was interessiert ihn? Aus den nun folgenden Fragen des Kandidaten lassen sich ungemein viele Informationen über ihn ableiten: Hinsichtlich welcher Bereiche zeigt die Person Neugier, worauf legt sie bei der Arbeit großen Wert?

4. Die entscheidende Phase: Die Bewerbungsmotivation

Hier rücken die wahren K.O.-Kriterien in den Vordergrund des Interviews. Sowohl fachliche Kenntnisse als auch die Eignung auf persönlicher Ebene sollten Sie hier ausgiebig beleuchten. Fragen Sie nach Werten, Erfahrungen, Ansichten, Ängsten und Wünschen – Nur mit diesen Themen können Sie herausfinden, welcher Mensch wirklich vor Ihnen sitzt. Denn genau das möchten Sie wissen: Wer ist die Person und passt Sie in das Team? Vertritt die Person die gewünschten Ansichten und Werte? Die Suche nach den richtigen Kandidaten ist schwierig. Versuchen Sie deshalb, in dieser Phase einen möglichst großen Einblick in die Persönlichkeit des Kandidaten zu erlangen.

Häufig gestellte Fragen sind:

„Was hat Ihnen an Ihrem vorherigen Job nicht gefallen?“
„Was war Ihr größter Fehler in Ihrem Leben? Was haben Sie aus diesem gelernt?“
„Was ermöglicht Ihrer Meinung nach wirklich gute Leistungen?“
„Welche Eigenschaften sind Ihrer Meinung bei der Arbeit besonders wichtig?“

Stellen Sie Fragen, mit denen Sie möglichst viele Informationen aus dem Kandidaten herauskitzeln können. Finden Sie mit gezielten Fragestellungen heraus, wie Ihr Kandidat denkt. Anstatt zu fragen „Sind Sie ein disziplinierter Mensch?“, versuchen Sie es doch lieber mit „Angenommen Sie erhalten eine große Zahl an Aufträgen, die sie zeitlich nicht alle schaffen können. Wie gehen Sie mit dieser Situation um?“. Auf diese Weise muss der Bewerber eigenständiger nachdenken und seine Antwort stärker begründen.

Neben der typischen Floskel „Warum sind Sie der Richtige für die Stelle?“ sind diese Fragen beliebt:

„Was macht das Unternehmen für Sie interessant?“
„Welche Aufgabenfelder liegen Ihnen besonders?“
„Würden sie von sich behaupten, dass sie gut im Team arbeiten können?“

Scheuen Sie sich nicht, an dieser Stelle vereinzelt provokantere Fragen zu stellen, die die Stressresistenz des Bewerbers testen. Hierbei können Sie auf einen auffälligen Punkt im Lebenslauf zu sprechen kommen und nachhaken. Fragwürdige Lücken im Lebenslauf sind häufig ein Ausgangspunkt für eine tückische Frage wie „Was haben Sie in der Zeit zwischen … und … gemacht?“. Schreiben Sie sich auch diese Fragen vorab in Ihren Interviewleitfaden.

Achten Sie bei der Antwort des Bewerbers auf

• Ruhe
• Ehrlichkeit
• Souveränität

Legen Sie Ihr Augenmerk explizit auf die Ehrlichkeit und Sinnhaftigkeit der Antworten und beachten Sie eventuelle Widersprüche. Schließlich versuchen Bewerber häufig, Tatsachen zu beschönigen.

Das Bild, das Ihr Gesprächspartner nach und nach von sich hinterlässt, wird in dieser Phase vervollständigt und verfestigt. Der wichtigste Teil des Interviews liegt hinter Ihnen: Es sollte sich eine vorläufige Ahnung darüber ergeben haben, ob Sie den Kandidaten in Ihrem Unternehmen einstellen möchten.

5. Organisatorisches – Nicht zu unterschätzen

In dieser Phase geht es in erster Linie um Rahmenbedingungen zu dem Job. Themen wie das Gehalt, die Arbeitszeiten, Urlaubstage und Ähnliches sollten abgeklärt werden. Besprechen Sie diese organisatorischen  Dinge genau mit Ihrem Bewerber, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt. Gehen Sie auch auf Rückfragen Ihres Gesprächspartners ein. Räumen Sie auf diese Weise alle Unstimmigkeiten aus dem Weg.

6. Abschluss: Das Gespräch abrunden

Lassen Sie das Interview nun zu einem Abschluss kommen. Geben Sie dem Kandidaten einen Überblick über Ihr weiteres Vorgehen. Nach dem Gespräch bedanken Sie sich bei dem Bewerber, begleiten Ihn zum Ausgang und verabschieden ihn freundlich.

Jetzt sollten Sie eine Reflexion vornehmen: Sichten Sie Ihre Notizen genau und schreiben Sie sich Ihre Gedankengänge auf. Besprechen Sie sich mit Kollegen und entscheiden Sie dann auf der Basis aller relevanten Informationen.

Die genannten Phasen werden zwar in den allermeisten Fällen durchgeführt, doch letzten Endes liegt es in Ihrer Hand, wie Sie Ihre Interviews für sich am passendsten gestalten. Im Grunde ergibt es Sinn, sich an den grundlegenden Ablauf zu halten, da die Phasen aufeinander aufbauen. In besondere Fällen kann es aber auch sinnvoll sein, bestimmte Fragen vorzuziehen oder erst im Nachgang zu stellen.

Das gibt es während des Gesprächs außerdem zu beachten!

a) Halten Sie sich an ein bestimmtes Zeitfenster. Planen Sie für die Phasen jeweils Zeit ein und notieren Sie diese Einteilung vorab in Ihrem Leitfaden. Während des Gesprächs können Sie damit den Ablauf genauer koordinieren.

b) Der größte Redeanteil sollte dem Bewerber zukommen. Schließlich soll hauptsächlich er sich präsentieren und Sie von sich überzeugen – und nicht umgekehrt.

c) Vermeiden Sie Bedrängnisse: Geben Sie dem Bewerber kurz Zeit, sich eine angemessene Antwort auf Ihre Fragen zu überlegen. Außerdem sollten Sie es nicht negativ auslegen, wenn der Bewerber eine Ihrer Fragen nicht verstanden hat und eine Rückfrage stellt.

d) Lassen Sie Ihren Gegenüber in jedem Fall ausreden. Als ungeduldiger Fragesteller machen Sie sich schnell unbeliebt und stressen den Bewerber nur. Sollte dieser jedoch beginnen Ihnen seine Lebensgeschichte zu erzählen, sollten Sie an einem angemessenen Punkt eingreifen und zur nächsten Frage übergehen.

e) Werden Sie skeptisch, wenn der Kandidat wie auf Knopfdruck auswendig Gelerntes herunter betet – Spontanität zeigt hingegen Authentizität. Seien Sie außerdem misstrauisch, wenn Ihr Interviewpartner bei provokanten Fragen nervös wird. Enthält Ihnen der Kandidat essentielle Dinge vor oder lügt er Sie gar an, wenn es um relevante Aspekte geht? Dann sollten Sie davon absehen, diese Person einzustellen. Das Arbeitsverhältnis sollte schließlich auf Vertrauen basieren.

f) Achten Sie auf die Körpersprache. Wie verhält sich der Bewerber Ihnen gegenüber? Sitzt er aufrecht und nutzt seine Hände, um seine Aussagen mit Gestik zu unterstreichen? Lächelt die Person oder schaut sie konzentriert und angestrengt? Vergessen Sie dabei nicht Ihre eigene Haltung: Nicken Sie dem Bewerber zu, wenn er von sich und seinen Motivationen erzählt. Lächeln Sie und zeigen Sie Interesse, indem Sie genau zuhören.

Sie stellen fest: Zur Führung eines guten Interviews gibt es unzählige Kriterien zu beachten. Nutzen Sie diese Tipps und einen strukturierten Interviewleitfaden, damit Sie mit den richtigen Fragestellungen in Zukunft immer die richtigen Kandidaten auswählen können.