So umgehen Sie die Fehler, die Ihnen bei der Löschung der Bewerberdaten passieren können
Es gehört zu Ihrem Tagesgeschäft: Sie erhalten Bewerbungen, verwenden die Daten für den Vermittlungsprozess, senden sie an potenzielle Arbeitgeber und dann…? Personaldienstleister müssen die Bewerberdaten nach der Verarbeitung umgehend löschen. Welche Fehler Ihnen bei dem Prozess der Löschung unterlaufen können und auf welche Weise sie ganz einfach umgangen werden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was sind Bewerberdaten und wie werden Sie erhoben?
Bewerberdaten sind all die Informationen, die ein Bewerber über sich für das Verfahren zur Verfügung stellt. Der typische Weg, auf dem die Daten zu Ihnen gelangen, ist die herkömmliche Bewerbung. Ihr Kandidat sendet Ihnen seine Bewerbungsunterlagen zu – Hier befinden sich schon einmal im Lebenslauf und in den Anlagen zahlreiche Daten. Zusätzlich gibt der Bewerber in persönlichen Gesprächen Daten über sich preis.
Schön! Dann können Sie diese Daten ja an das Unternehmen senden! Ist es so einfach?
Nein – hier gibt es einiges zu beachten, denn es gelten Regelungen, die Ihnen den Umgang mit personenbezogenen Daten vorschreiben.
Welche Daten Ihrer Bewerber sollten Sie erheben?
Zunächst einmal sollten Sie sich bewusst sein: Nicht alle Daten werden an Unternehmen weitergesendet. Denn das würde einerseits gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen und andererseits das Unternehmen mit überflüssigen Informationen überschwemmen. Treffen Sie eine sinnvolle Auswahl, um die Profile Ihrer Bewerber datenschutzkonform an Unternehmen zu versenden.
Im Fokus sollten für Sie nur die Daten stehen, die
- relevant
- notwendig und
- datenschutzkonform sind.
Das sind also vorrangig Qualifikationen, Kenntnisse, Erfahrungen, Stärken und andere Kompetenzen – Kurzum also die Dinge, die den potenziellen Arbeitgeber interessieren und im Bewerbungsverfahren einen Zweck erfüllen. Geht es darüber hinaus, befinden wir uns im Bereich der personenbezogenen Daten. Beachten Sie bei erhobenen Daten unbedingt und ausnahmslos die aktuelle DSGVO, sonst drohen Ihnen ernstzunehmende Strafen!
Die verheerendsten Fehler: Darum müssen Sie bei der Löschung vorsichtig sein!
Im Folgenden zeigen wir Ihnen die drei größten und leider gängigsten Fehler, wenn es um die Löschung von Bewerberdaten geht. Erfahren Sie anschließend, wie diese zu vermeiden sind!
1. Die E-Mail als tückische Falle
Sie versenden Ihre Profile wie die meisten Personaldienstleister über die herkömmliche E-Mail? Das kann gefährlicher sein, als Sie denken!
Stellen Sie sich vor, Sie senden Ihr Kandidatenprofil als Anhang einer E-Mail an ein Unternehmen. Er öffnet das Dokument, klickt auf Herunterladen und Sie haben ein gewaltiges Problem: Sie sollen am Ende des Vermittlungsprozesses sämtliche Bewerbungsunterlagen löschen und sicherstellen, dass das Unternehmen auch keine Daten aus der Bewerbung vorliegen hat.
Wie können Sie die vollständige Löschung beweisen, wenn das Unternehmen das Profil des Bewerbers als Datei gespeichert und im schlimmsten Fall sogar ausgedruckte personenbezogene Daten vorliegen hat? Das ist fast unmöglich – Die gespeicherten Daten sind nun nicht mehr in Ihrer Hand. Sie riskieren an dieser Stelle also Sanktionen aufgrund der DSGVO und dazu die Verletzung der Rechte der betroffenen Person.
Sie sehen: Eine einfache E-Mail kann sehr unsicher sein, denn die Speicherung von sensiblen Daten aus der Bewerbung kann nicht verhindert werden.
2. Vermittlung ohne Einwilligung?
Ein weiteres großes Problem ist die aktive Einwilligung des Bewerbers. Die Datenschutz-Grundverordnung beinhaltet die Verpflichtung, sich vor jeder Verarbeitung von Bewerberdaten eine Einverständniserklärung des Betroffenen einzuholen. Meist geschieht dieser Vorgang manuell: Sie fragen Ihren Kandidaten also „Dürfen wir Ihre Daten für die Vermittlung an Unternehmen verwenden?“ und der Kandidat willigt mit seiner Unterschrift ein. So weit, so gut. Alles DSGVO-konform.
Das eigentliche Problem ist allerdings nicht, dass die Einwilligung jedes Mal sehr mühselig ist, sondern Folgendes: Bei der Masse an Kandidaten ist es für Sie unglaublich schwierig, alle Einwilligungen korrekt zurückzuverfolgen. Und selbst, wenn das möglich ist, wäre es ein unfassbarer Aufwand, alle Einwilligungen mit der Bewerber-Datenbank abzugleichen.
Die Ursache für diese Problematik ist schlicht und ergreifend, dass Ihnen ein passendes System fehlt. Denn der manuelle Vorgang ist nicht optimal. Das führt uns direkt zu dem nächsten Problem:
3. Menschen machen Fehler – auch bei der Datenlöschung
Niemand ist perfekt. So kommt es nicht selten vor, dass Ihnen oder Ihren Mitarbeitern ungewollt Fehler unterlaufen. Die Daten werden nicht vorschriftsgemäß gelöscht. Und so passiert es dann: Sie vermitteln erfolgreich einen Kandidaten, dann erscheint ein Anwalt und bittet Sie um einen Nachweis: „Sind alle Bewerberdaten ordnungsgemäß gelöscht?“ Sie sind sich sicher: „Ja, dafür haben wir gesorgt!“ Doch es lassen sich tatsächlich noch gespeicherte Bewerberdaten in Ihren Unterlagen finden. Ohne dass Sie es gewollt haben, haben Sie gegen die DSGVO und damit gegen das Gesetz verstoßen.
Das liegt daran, dass die gesamte Datenlöschung manuell abläuft und nicht durch eine entsprechende Automatisierung optimiert ist. Es müsste also ein System geben, das die Löschung zu einhundert Prozent sicherstellt. Ein System, das im besten Falle sogar alle drei Probleme zeitgleich löst und Ihnen die Vermittlung Ihrer Bewerber einfach und sicher macht.
Und tatsächlich gibt es solch eine Lösung. Mit der HR-Software-Lösung Vitapio können Sie automatisiert und sicher arbeiten: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten wird ganz mühelos sichergestellt. Anstatt den Unternehmen unsichere E-Mails zu schicken, durch die die Speicherung von Bewerberdaten nicht verhindert werden kann, nutzen Sie einfach den „Share Button“. Sie senden dem potenziellen Arbeitgeber einen Link, über das er das Kandidatenprofil aufrufen kann. Das Nützliche daran: Der Kunde kann – wenn Sie die entsprechende Einstellung wählen – die Bewerbung nur sehen, aber nicht herunterladen. So stellt die Software-Lösung sicher, dass die Inhalte des Kandidatenprofils auch nur so lange verfügbar sind, wie es unbedingt notwendig ist. Vitapio sendet automatisch eine Einwilligungs-Mail an den Bewerber, sobald Sie seine Bewerbungsunterlagen erhalten. Mit dieser Funktion wird der Prozess verschnellert und bleibt in jedem Fall an die DSGVO angepasst. Sie sparen sich obendrein die Mühe, sich jedes Mal manuell Einwilligungen von den Kandidaten einzuholen. Durch das System können keine menschlichen Fehler auftreten – So können Sie sicher sein, dass alles in den richtigen Bahnen läuft. In Vitapio können Sie sämtliche Kandidaten und Kunden in einer Datenbank verwalten und müssen nicht mehr umständlich zurückverfolgen, ob die Daten nach der Verarbeitung auch tatsächlich gelöscht wurden. Die Datenbank gewährleistet Ihnen einen dauerhaften Überblick über Ihre Daten. Ihr Kandidat möchte seine Bewerberdaten gelöscht haben? Mit Vitapio ist das für Sie kein Problem. Mit der Software-Lösung können Sie ganz mühelos Kandidatenprofile erstellen: In nur wenigen Sekunden werden die Bewerbungsunterlagen Ihres Kandidaten analysiert und automatisch in ein ausgereiftes und übersichtliches Profil übertragen. Dieses können Sie dann ganz nach Ihren Wünschen anpassen und gestalten, sodass Sie mit Stil und Struktur bei Ihrem Kunden punkten können. Die Inhalte des Profils können sortiert und gefiltert werden, so werden relevante Aspekte im Kandidatenprofil hervorgehoben. Fähigkeiten können mit Skill-Levels geschickt in Szene gesetzt werden – Ihr Kandidat erhält mit dem richtigen Einsatz von Vitapio eine größere Chance, die ausgeschriebene Stelle zu ergattern. Fazit: Die Methode spart Ihnen Unmengen an Zeit und verleiht Ihrer Arbeitsweise eine Struktur. Dazu umgehen Sie die Risiken, die die Löschung von Unterlagen mit sich bringt. Testen Sie Vitapio und bleiben Sie immer auf der sicheren Seite!
Diese Software-Lösung schafft Abhilfe bei der Löschung von Bewerberdaten!
Doch nicht nur das: Vitapio revolutioniert das gesamte Bewerbungsverfahren