Profile datenschutzkonform versenden: Sind Sie auf der sicheren Seite?

So versenden Sie Ihre Profile optimal und datenschutzkonform!

Die Datenschutz-Grundverordnung – Viele sehen hier Einschränkungen, Risiken und Gefahren. Es graut einem schon fast vor diesem Wort. Besonders Personaldienstleister wie Sie sind von den neuen Regelungen betroffen – Ihre Kandidatenprofile müssen der Verordnung entsprechen, sonst verstoßen Sie gegen das Gesetz und riskieren herbe Strafen.

Wie Sie Profile datenschutzkonform versenden und Gefahren umgehen können, lesen Sie in diesem Beitrag!

Welche Daten werden erhoben?

Daten – Für jeden Ihrer Kandidaten gibt es eine Menge, doch nur einen Teil davon dürfen Sie bedenkenlos versenden.

Welche Inhalte der Bewerber Ihnen in seiner Bewerbung zuschickt, ist zunächst einmal seine Entscheidung – Er versendet seine Daten freiwillig, denn es sind ja seine eigenen. Sie können aber nicht ohne Weiteres alle der gegebenen Daten an Ihren Kunden weitergeben, denn

1. dies würde die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in hohem Maße verletzen und

2. der Kunde benötigt gar nicht alle Daten für sein Auswahlverfahren – er hätte in den meisten Fällen schlichtweg zu viele überflüssige Informationen von Ihren Bewerbern.

Um beides zu vermeiden, widmen wir uns nun der Frage:

Was ist für den Kunden interessant und welche Daten geben Sie weiter?

Den Kunden interessieren in erster Linie die Fähigkeiten und Kompetenzen des Bewerbers – schließlich möchte er ja wissen, ob sich der Bewerber dafür eignet, in seinem Unternehmen zu arbeiten. Personenbezogene Daten wie der Name oder die Adresse sind an dieser Stelle eher irrelevant für Ihren Kunden.

Sie als Personaldienstleister dürfen nur datenschutzkonforme Profile versenden und müssen deshalb erst einmal die Daten filtern, die Sie von Ihren Bewerbern erhalten: Dabei halten Sie sich an die Datenschutz-Grundverordnung. Was diese Ihnen im Bezug auf Ihre Profile vorschreibt, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.

Was genau sagt die DSGVO aus – welche Regelungen bestehen für Sie bei der Vermittlung Ihrer Kandidaten?

Bereits vor Inkrafttreten der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung am 25. Mai 2018 galt: Personenbezogene Daten müssen geschützt werden. Welche Daten fallen unter diese Kategorie? Als personenbezogen gelten Daten dann, wenn sie einen eindeutigen Bezug zu einer bestimmten Person liefern. Also:

• Name
• Adresse
• Bank- und Kontodaten
• Kennnummern (Personalausweis und Ähnliches)
• KFZ-Kennzeichen

Auch andere Merkmale lassen in Kombination miteinander auf die Person schließen: Geburtsort und – datum, Gesundheitsdaten und körperliche Merkmale wie Größe oder Geschlecht gehören zu den Daten, die ebenfalls schützenswert sind.

Ihnen ist es nicht erlaubt, mehr Daten zu verwenden, als Sie für den Vermittlungsprozess unbedingt benötigen. Die Verwendung von Daten erfolgt also zweckgebunden. Für die Vermittlung relevante Daten wie Qualifikationen und Kompetenzen können Sie natürlich verwenden – denn es ist ja das berechtigte Interesse Ihres Kandidaten, erfolgreich vermittelt zu werden. Diese Daten zählen in den meisten Fällen nicht zu den personenbezogenen Daten. Doch geht es über diese wenigen Informationen hinaus, müssen Sie

• sich eine Genehmigung des Bewerbers einholen
• Transparenz schaffen: Es muss geklärt sein,
  • WER Zugriff erhält
  • WOZU die Daten gebraucht werden
  • WAS mit den Daten geschieht
  • WIE lange sie gespeichert werden
• die Informationen nach der Nutzung löschen

Diese Regelung bestand schon seit längerer Zeit. Was hat sich seitdem geändert?

Seit Mai 2018 benötigen Sie eine aktive Genehmigung Ihres Kandidaten, wenn Sie personenbezogene Daten verwenden sollten. Ein einfaches „OK“ reicht hier nicht mehr aus – ein schriftliches Einverständnis muss vorliegen. Außerdem besteht aktuell eine Melde- und Löschpflicht sowie ein Kopplungverbot. Genauere Informationen zu den geltenden Regelungen der Verordnung und welche Folgen ein Verstoß haben kann, lesen Sie in diesem Artikel: Worauf Sie im Umgang mit personenbezogenen Daten achten müssen.

In den meisten Fällen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Kandidatenprofile zu anonymisieren. Entpersonalisierte Profile sind in jedem Fall konform und bieten Ihnen sogar einen entscheidenden Vorteil.

Welche Daten dürfen im Profil stehen, welche nicht?

Diese Informationen müssen geschützt werden. Sie dürfen nicht in Ihren Profilen erwähnt werden:

• Name
• Geburtsdatum und -ort
• Geschlecht
• Familienstand
• Kontaktdaten
• Bankdaten
• Kennnummern
• Gesundheitsdaten
• Fahrzeugdaten
• Politische und religiöse Überzeugungen

Verwenden Sie personenbezogene Daten nur, wenn Sie die ausdrückliche Genehmigung Ihres Kandidaten haben und senden Sie sein Profil auch nur an die Unternehmen, für die er es Ihnen erlaubt. Der Bewerber kann Ihnen beispielsweise mitteilen, dass sein Profil an Unternehmen einer bestimmten Branche oder in einer bestimmten Region gesendet werden soll.

Mit diesen Daten sind Sie immer auf der sicheren Seite

Qualifikationen, Ausbildungen und sonstige Zertifikate gehören zu den Hardskills. Diese angeeigneten Kenntnisse sind relevant für Ihren Kunden – Denn wie soll er sich auch sonst einen Überblick darüber verschaffen, ob Ihr Kandidat geeignet ist?

Im Profil dürfen auch weitere Kompetenzen stehen: Softskills, also soziale Kompetenzen wie zum Beispiel Teamfähigkeit oder Disziplin, dürfen und sollten erwähnt werden. Diese Informationen sind nicht nur datenschutzkonform, sondern erwecken einen guten Eindruck bei Ihrem Kunden. Stärken und Talente des Kandidaten auch Preise, die der Kandidat gewonnen hat, können Sie im Profil hervorheben.

Sie dürfen erwähnen, welche beruflichen Stationen Ihr Kandidat in der Vergangenheit durchlaufen hat. Ehemalige Arbeitsstellen geben Auskunft darüber, welche Erfahrungen der Bewerber gesammelt hat. Aber Achtung: Nutzen Sie diese Information nur, wenn Sie sich nicht unmittelbar auf die Person bezieht!

Absichern mit der richtigen Auswahl an Daten – Damit Sie nicht abstürzen, sondern ungeahnte Höhen erreichen können.

Sie haben nun also Ihr datenschutzkonformes Profil erstellt. Wie versenden Sie es am geeignetesten?

Profile versenden – Warum die meisten Medien problematisch werden können

Die herkömmliche Methode, als Personaldienstleister Profile zu versenden, ist die allseits bekannte E-Mail.

Was ist aber, wenn die Mail im Spamordner Ihres Kunden landet? Was ist, wenn Ihr Kunde die Daten nach Gebrauch nicht löscht und die Profile sogar ausdruckt? E-Mails sind zwar digital und sind recht schnell versendet, doch die optimale Lösung sind sie nicht. Viel eher entsteht durch sie eine Unsicherheit – Dass sich jeder an die DSGVO hält, ist nicht sicher gewährleistet!

Vermeiden Sie unbedingt ausgedruckte Profilversionen!

Ihr Kandidat hat mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung mehr Rechte. Unter anderem auch das Recht, seine Genehmigung zu widerrufen. Für Sie kann es ab dem Punkt problematisch werden, an dem Sie beweisen müssen, dass das Dokument vernichtet wurde.

Ausgedruckte Daten verbleiben beim Kunden. Das ist datenschutzrechtlich eine große Gefahr für Personaldienstleister, wenn sie nicht gelöscht werden.

Wie können Sie sicher sein, dass Ihr Kandidatenprofil von allen Unternehmen gelöscht wurde? Hat Ihr Kunde das Profil ausgedruckt, ist es schwieriger, den Prozess zurückzuverfolgen. Stellen Sie die Daten lieber digital sicher, um Sanktionen und auch Medienbrüche zu vermeiden.

Apropos Medienbrüche…

Ein Bruch entsteht immer dann, wenn Daten innerhalb eines Prozesses auf ein anderes Medium übertragen werden. Da stellt sich die Frage: Sind Medienbrüche datenschutzkonform?

Hier befinden wir uns in einer Grauzone. Zwar ist nicht eindeutig geklärt, ob Medienbrüche im Vermittlungsprozess zulässig sind, doch sie sind mithilfe einer Software-Lösung vermeidbar. Nicht nur lassen sie sich auf einfache Art und Weise umgehen, sondern Sie sparen sich mit dieser Methode auch enorm viel Aufwand.

Auf diese Weise werden Ihre Profile schnell konform!

Mit der Software-Lösung Vitapio können Sie Ihre Kandidatenprofile mit nur einem Knopfdruck vollständig und gemäß der Verordnung anonymiseren.

Das anonyme, unbedenkliche Profil kann direkt aus dem Programm heraus an Ihre Kunden versandt werden. Anstatt unzählige Anhänge an die Mail zu heften, senden Sie einen direkten Link zu dem Portal – damit umgehen Sie Gefahren und wirken zudem seriöser auf Kunden.

Sie vermeiden

• Speicherung der Daten bei Ihrem Kunden
• Ausdrucken der Inhalte
• Medienbrüche

und können sich sicher sein, dass Ihr Profil

• schnell und einfach
• direkt
• gemäß der Datenschutz-Grundverordnung

versendet wird.

Darüber hinaus bietet Vitapio Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, mit denen Ihre Profilerstellung optimiert werden kann. Innerhalb nur weniger Sekunden erstellt Ihnen die Software ein strukturiertes Kandidatenprofil, das Sie im Anschluss nach Belieben verändern und anpassen können.

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