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Bewerbermanagement Systeme: Datenschutzkonform muss es sein, oder?

Bewerbermanagement Systeme datenschutzkonform

Hierauf müssen Sie unbedingt achten: Ist Ihr Bewerbermanagement-System nicht DSGVO-konform und achtet den Datenschutz, wird es für Sie gefährlich. Bild von ©Jakub Jirsák – de.fotolia.com

Als Personalvermittler sind Sie täglich von unzähligen Bewerberdaten umgeben – diesen Schwarm an personenbezogenen Informationen gilt es zu bändigen. Doch bei der Menge an Daten ist es für Sie kaum noch möglich, Datenschutz zu gewährleisten, oder?

Fast. Mit einem geeigneten Bewerbermanagement System könnte Ihre Datenverarbeitung reibungslos und sicher ablaufen. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag

  • was eine Bewerbermanagement Software ist
  • wieso diese unbedingt datenschutzkonform sein sollte
  • welche Fehler Sie vermeiden sollten

Außerdem präsentieren wir eine konkrete Möglichkeit, Ihre Datenverarbeitung im Bewerbermanagement schnell und individuell zu gestalten.

 

Software für Ihr Bewerbermanagement – was genau ist das?

Kern eines jeden Bewerbermanagement Systems ist es, eine Struktur in die Verwaltung Ihrer Bewerber zu bringen. Das betrifft zum einen die Profilbearbeitung und zum anderen die Übersicht der Datensätze in Ihrem System – an diesen Stellen knüpft ein geeignetes System an, indem es Abläufe automatisiert und somit Ihre Recruiting Prozesse beschleunigt. Das sorgt dafür, dass Sie Zeit sparen und sich anderen Aufgaben – wie dem persönlichen Kontakt mit Ihren Bewerbern – widmen können.

 

Eine Bewerbermanagement Software eignet sich vor allem für…

a) Personaldienstleister. Als Personaler stehen Sie im unmittelbaren Kontakt mit Kunden und Kandidaten. Dementsprechend fallen viele Prozesse zusammen, weshalb es nahe liegt, Abläufe mit einer passenden Software-Lösung zu systematisieren.

b) Unternehmen. Besonders Firmen mit einer großen Anzahl an Bewerbern können sich von einer Bewerbermanagement Software Gebrauch machen, indem sie ihre eingehenden Bewerbungen in einem passenden System hinterlegen.

Ein geeignetes System sollte über diese Funktionen verfügen:

  • CV-Parsing
  • Profildesigner
  • Profilsuche
  • CRM-System

Doch allein das macht eine Bewerbermanagement Software nicht zu einem idealen System. Denn eines muss Ihnen jede derartige Software-Lösung gewährleisten: Datenschutzkonformität.

 

Die Sicherheit an erster Stelle – Darum ist es essentiell, dass Ihr System datenschutzkonform ist

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine EU-weite Richtlinie, die die sichere Verwendung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sicherstellen soll. Es geht also darum, persönliche Informationen zu schützen. Auf diesen Schutz haben die betreffenden Personen dank der DSGVO ein Recht. Auch Ihre Bewerber. An die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung müssen Sie sich deshalb als Personaldienstleister ausnahmslos halten. Die Verarbeitung von Bewerberdaten stößt oftmals mit dem Gesetz zusammen – und ein Verstoß kann zu Sanktionen und Geldstrafen führen.

 

Die schwerwiegendsten Fehler im Umgang mit Bewerberdaten

1. Das Problem der Einwilligung.

Sie als Personaldienstleister dürfen laut DSGVO personenbezogene Daten erst dann verwenden, wenn Sie sich eine aktive Genehmigung von Ihren Bewerbern einholen. Die Kandidaten können diese Erlaubnis individuell auf bestimmte Unternehmen und Zeiträume beschränken. Machen Sie nicht den Fehler, personenbezogene Daten gesetzeswidrig ohne die entsprechende Einwilligung Ihrer Bewerber zu verarbeiten.

Die Bewerber haben jederzeit auch die Möglichkeit, ihr Widerrufsrecht einzusetzen und damit die Einwilligung zurückzuziehen. Dann müssen Sie als Personaldienstleister alle vorliegenden Daten umgehend löschen. Was uns zum nächsten Fehler führt…

2. Die Datenlöschung.

Sobald die Vermittlung abgeschlossen ist oder aber der Kandidat seine Einwilligung widerruft, müssen Sie aufgrund der DSGVO für die Löschung der Datensätze sorgen. Was für Sie bedeutet: Alle digitalen und physischen Orte, an denen potenziell personenbezogene Daten hinterlegt sein könnten, müssen durchgeschaut werden. Zusätzlich sind Sie verpflichtet, sicherzustellen, dass auch Ihre Kunden die Bewerberdaten löschen. Das ist für Sie ein extremer Aufwand – und beinahe unmöglich.

Wieso kommt es dazu?

Das Problem ist, dass viele Personaldienstleister personenbezogene Daten über unsichere Wege versenden. Der herkömmliche Versand von Bewerbungen erfolgt über E-Mails. Schwierig wird es dann, wenn Ihr Kunden die Profile herunterladen und die Dateien dann lokal gespeichert haben. Im schlimmsten Fall drucken die Kunden Ihre Kandidatenprofile aus – Dann verfügen sie über personenbezogene Daten, über die Sie keine Kontrolle mehr haben. Tatsächlich zu beweisen, dass diese Informationen am Ende der Vermittlung gelöscht wurden, ist kaum zumutbar.

3. Fehlende Transparenz.

Die DSGVO sieht vor, dass Sie Ihre Bewerber darüber informieren,

  • an wen Sie personenbezogene Daten senden,
  • zu welchem Zweck bestimmte Personen Zugriff erhalten,
  • was mit den persönlichen Informationen geschieht,
  • wie lange diese Daten gespeichert werden.

Neben der Tatsache, dass die DSGVO Ihnen transparente Vorgänge vorschreibt, wünschen sich auch Ihre Bewerber Transparenz von Ihrer Seite. Für Ihre Kandidaten ist es unangenehm, nicht über den Stand der Dinge informiert zu werden. Versetzen Sie sich in die Bewerber hinein: Anstatt dass Ihre eigene Vermittlung hinter Ihrem Rücken abläuft, möchten Sie jederzeit darüber Bescheid wissen, wie es um den Prozess steht. Die Verarbeitung von Informationen muss zu 100 % transparent und datenschutzkonform ablaufen.

 

Menschen sind keine Maschinen

Selbst wenn Sie sich mit stets bemühen, personenbezogene Daten zu schützen und transparent zu arbeiten: Ihnen werden immer Fehler unterlaufen, wenn Sie manuell arbeiten. Denn irren ist menschlich. Die einzige Weg, der zum vollständigen Datenschutz führt: Ein System, das Ihr Bewerbermanagement weitestgehend automatisiert und hundertprozentige Sicherheit gewährleistet. Sicher fragen Sie sich: Was sollten Sie von einer Bewerbermanagement Software erwarten, um Datenschutz garantieren zu können?

 

Diese Anforderungen sollten Sie an eine Bewerbermanagement Software haben!

Neben den Standardfunktionen verfügt eine ideale Software-Lösung über diese Funktionen, die die personenbezogenen Daten Ihrer Bewerber schützen:

  • Automatische Einwilligung
  • Alternative Versandmöglichkeit zu E-Mails
  • Bei Bedarf: Profilanonymisierung
  • Funktion zur kontinuierlichen Transparenz

Die perfekte Software-Lösung versendet bei Bewerbungseingang direkt eine Einwilligungsmail an die Kandidaten. Um eine manuelle Einholung müssen Sie sich damit nicht kümmern.

Die ideale Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, Kandidatenprofile per Link zu versenden: Kunden können je nach gewünschter Einstellung Profile zwar für einen bestimmten Zeitraum sehen, aber nicht herunterladen. So bleiben personenbezogene Daten in Ihrer Hand und sie können schnell sicherstellen, dass eine vollständige Löschung erfolgt.

Besteht der Kunde jedoch darauf, die Bewerbung per E-Mail zu erhalten, können Sie Kandidatenprofile mit einer guten Software-Lösung mit einem Mausklick anonymisieren. Alle personenbezogenen Daten verschwinden aus dem Profil. Sie müssen nicht mehr befürchten, dass Ihr Kunde das Dokument lokal abspeichert und anschließend nicht löscht.

Bei Verwendung einer guten Software-Lösung verfügen Ihre Kandidaten über ihren eigenen Zugang zu dem System. Damit können Sie ihnen vollständige Transparenz versichern: Jeder Bewerber kann seinen Vermittlungsprozess über den Kandidatenzugang verfolgen. Er kann beispielsweise sehen, in welchem Status sich der Prozess befindet und bei welchen Unternehmen seine Bewerbung vorliegt. Auf diese Weise ersparen Sie sich den Aufwand, jeden Bewerber immer wieder über den aktuellen Stand zu informieren.

 

Cloudbasierte Lösungen zur Einhaltung der DSGVO

Flexible Cloud Lösungen werden nicht auf Ihren Endgeräten installiert, weshalb sie räumlich ungebunden sind. Der Zugang zu solch einer Lösung erfordert lediglich einen Internetzugang. Für cloudbasierte Softwares werden viel leichter neue Updates installiert. Diese stehen Ihnen immer direkt zur Verfügung, sodass das System bei Änderungen der DSGVO aktualisiert wird und damit datenschutzkonform bleibt.

Bei SaaS-Lösungen müssen sich Unternehmen darüber informieren, welchen Cloud-Dienst der Software-Anbieter verwendet. Denn: Die DSGVO sieht eine sichere Speicherung der personenbezogenen Daten in der Cloud vor. Achten Sie genau auf Sicherheitsmaßnahmen und besonders auf den Speicherort Ihrer Daten.

 

Unser Fazit: Ein geeignetes Bewerbermanagement System kann Ihnen…

  1. Ihre Arbeit erleichtern,
  2. für ein ergiebiges Zeitersparnis sorgen und
  3. Datenschutzkonformität sicherstellen.

All diese Informationen sind sicherlich sehr nützlich, aber die wichtigste Frage ist doch: Welches datenschutzkonforme System können Sie in Ihrem Bewerbermanagement einsetzen? Wenn Sie auf der Suche nach einem Programm sind, das Ihnen Ihre Last von den Schultern nimmt und über das Bewerbermanagement hinaus die gesamte Personalvermittlung unterstützt, empfehlen wir Ihnen unsere Software-Lösung Vitapio.

 

Vitapio für Datenschutz und Effizienz

Vitapio garantiert Ihnen den Schutz Ihrer Bewerberdaten, indem die Lösung alle erläuterten Bereiche bedient. Einwilligungsmails vereinfachen die Bewerberkommunikation und mit einem Kandidatenzugang können Sie Ihren Bewerben ganz einfach Transparenz versichern. Sie können Ihre Kandidatenprofile mit der Lösung datenschutzkonform per Link versenden. Falls eine Anonymisierung erforderlich ist, können Sie mit Vitapio Profile mit einem Mausklick anonymisieren und in jedem Fall auf der sicheren Seite sein. Die cloud-basierte Software-Lösung arbeitet mit der Amazon-Cloud, welche DSGVO-konform ist – sowohl mit ihrem physischen Speicherort als auch ihren Sicherheitsmaßnahmen.

Mit dem System können Sie außerdem Ihre Kandidatenprofile optimieren, indem Sie

  • Profile mithilfe eines CV-Parsings erstellen
  • Inhalte sortieren und filtern
  • Designvorlagen verwenden
  • individuelle Anpassungen vornehmen

So können Sie Kunden mit geringem Aufwand überzeugen.

Aus vielen unübersichtlichen Prozessen, die sich wie zu einem großen Knäuel verknotet haben, wird ein systematisches Muster: Die einzelnen Abläufe können Sie mit der strukturierten Datenbank organisieren, Bewerberprofile dank Filterfunktionen schnell finden und so müheloser passende Kandidaten vermitteln.

 

Wie können Sie Vitapio in Ihr Unternehmen einführen?

Die Software-Lösung verfügt über eine kostenlose Probeversion. Beginnen Sie beispielsweise mit einem einzelnen Account und testen Sie, ob die Nutzung der Software-Lösung exemplarisch für Sie funktioniert. Sind Sie überzeugt, weiten Sie das Programm Schritt für Schritt in dem gesamten Unternehmen aus.Testen Sie die Vorteile jetzt!