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Bewerberkommunikation: So effizient kann es gehen!

Es ist das typische Szenario für einen Personaldienstleister wie Sie: Ein Bewerber schickt Ihnen seine Unterlagen zu und bewirbt sich bei Ihnen für eine offene Stelle. Nun ist es Ihre Aufgabe, den Bewerber erfolgreich an ein Unternehmen zu vermitteln, ihn zufriedenzustellen und das Unternehmen zufriedenzustellen. Dabei sollen Sie möglichst schnell arbeiten und bei dem ganzen Trubel den Vorgang möglichst einfach und transparent durchzuführen.

Solch ein Vermittlungsprozess kann anstrengend werden – vor allem, wenn die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Bewerber an allen Ecken und Kanten nicht funktioniert. Welche Probleme bei der Bewerberkommunikation auftreten und auf welche Weise die Verständigung optimiert werden kann, verrät Ihnen dieser Beitrag.

 

Problem eins: Die Einwilligung – Alles bei der Bewerberkommunikation abgeklärt?

Personaldienstleister müssen ihre Bewerber um ihre Einwilligung zur Informationsnutzung fragen. Das dürfte für Sie nichts Neues sein. Denn Sie müssen sich kontinuierlich an die Regelungen der aktuellen DSGVO halten. Das bedeutet: Die Informationen des Bewerbers dürfen Sie erst für den Vermittlungsprozess nutzen und an Kunden versenden, wenn dieser aktiv eingewilligt hat. Mit der Genehmigung dürfen die personenbezogenen Daten allerdings ausschließlich für den Zeitraum des Prozesses verwendet werden. Sie beschränkt sich hier auf die Daten, die tatsächlich für den Recruiting-Prozess von Bedeutung sind. Nach der Verwendung müssen die Angaben umgehend gelöscht werden.

Wo liegt das Problem genau?

Besonders aufwendig ist es für Sie, jeden Bewerber manuell nach seiner Einwilligung zu fragen. Und genau das ist es, was Sie momentan tun müssen. Wenn Sie einmal hochrechnen, wie viele Bewerbungen Sie erhalten und wie oft Sie nach einer Einwilligung fragen müssen, sehen Sie: Diese Aufgabe ist im Ganzen sehr zeitfressend und lästig.

Bewerberkommunikation eMail Verkehr

Gerade aufgrund der DSGVO artet die Bewerberkommunikation zwischen Personaldienstleister und Kandidat schnell in E-Mail-Chaos aus.

 

Problem zwei: Alle greifen nach dem Kandidaten

Das folgende Missverständnis kann Sie sehr unprofessionell wirken lassen.

Nachdem der Bewerber der Verwendung seiner Daten zugestimmt hat, ist er in Ihrer Datenbank abgespeichert. So weit, so gut. Nun hat aber jeder Ihrer Kollegen Zugriff auf den Kandidaten. Und alle Mitarbeiter sind ständig auf der Suche nach Kandidaten, die vermittelt werden können. Das bedeutet, der Bewerber wird zeitgleich von mehreren Kollegen kontaktiert. Im schlimmsten Fall sogar mehrmals für die gleiche Stelle.

Dieses Durcheinander kann ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen und so bei Ihrem Kandidaten das Gefühl erzeugen, dass er es hier mit unorganisierten Personalern zu tun hat. Das gilt es unbedingt zu vermeiden. Schließlich sind Sie kein unorganisierter Personaler, oder?

 

Problem drei: Was, wenn die nötigen Angaben nicht vollständig sind?

Folgendes Szenario: Sie erhalten eine Bewerbung, sie wird bei Ihnen gespeichert und nun möchten Sie Ihren Kandidaten an ein Unternehmen vermitteln. Dazu bereiten Sie sein Profil manuell auf, passen das Design an und … Moment mal, da fehlen doch einige Angaben! Sie müssen den Bewerber nun wieder kontaktieren, ihn nach den Daten fragen und diese mühselig nachtragen.

Oder schlimmer noch: Sie versenden das Profil an den Kunden und es wird erst im Nachhinein festgestellt, dass Inhalte fehlen. Ihr Bewerber hat bei diesem Kunden sicherlich keine Chance mehr auf die Stelle – immerhin wurde das Profil zuvor nicht auf Vollständigkeit geprüft und erscheint deshalb nicht hochwertig.

Unvollständige Angaben Bewerberkommunikation

Fehlen Daten, muss nachgefragt und mehr gearbeitet werden. Das nervt Kandidaten und bedeutet für Sie vermeidbaren Aufwand. Bild von ©LIGHTFIELD STUDIOS – de.fotolia.com

Das grundlegende Problem ist, dass Sie kein System nutzen, was die Vollständigkeit der Daten gewährleistet. Hilfreich wäre ein System, welches schon direkt bei dem Bewerbungseingang bemerkt, das gewisse Daten fehlen. Sie würden sich damit immens Zeit sparen. Diese “Kontrolle” könnte Ihnen also sehr zugutekommen.

 

Problem vier: “Sie werden weitergeleitet an…”

Für Ihren Kandidaten ist es überaus unangenehm, von Mitarbeiter zu Mitarbeiter geschickt zu werden. Was Ihr Bewerber braucht, ist ein fester Ansprechpartner, der Ihm beratend zur Seite und bei allen Fragen zur Verfügung steht. Schließlich geht es ihm um seine berufliche Zukunft.

Bauen Sie also eine individuelle Vertrauensbasis auf, anstatt den Bewerber ständig hin- und herzuscheuchen. Einfach wäre es, systematisch jedem Kandidaten direkt einen persönlichen Ansprechpartner zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie genau regeln, wer für welchen Bewerber verantwortlich ist, und Chaos vermeiden.

 

Problem fünf: Datenlöschung – Die große Sucherei

Was ist, wenn der Bewerber möchte, dass alle Daten von ihm gelöscht werden? Dann beginnt für Sie die lange Suche nach den Daten.

Die persönlichen Daten müssen für die Löschung erst einmal allesamt gefunden werden. Sie müssen also die E-Mail Postfächer aller beteiligten Personen durchschauen – und je mehr Ihrer Kollegen Kontakt zu dem Bewerber hatten, desto größer wird Ihr Berg an Arbeit. Der Aufwand vervielfältigt sich zusätzlich, wenn die Daten mehrerer Bewerber gelöscht werden sollen. Ganz besonders schwierig wird es dann, wenn Sie Daten weitergeleitet haben und nun nicht mehr überprüfen können, ob diese auch tatsächlich gelöscht wurden.

Sie sehen: Alle digitalen Orte zu durchforsten, ist insgesamt ein riesengroßer Aufwand. Sie haben kein zentrales System, in dem die personenbezogenen Daten sofort ersichtlich sind.

 

Problem sechs: Es mangelt bei der Bewerberkommunikation an Transparenz

Sie als Personaldienstleister vermitteln den Kandidaten meist an mehrere Unternehmen einer Branche – Natürlich wird der Bewerber von Ihnen um Einwilligung gefragt, doch:

Er hat in den allermeisten Fällen keine Einsicht darüber,

  1. wie weit er in seinem Bewerbungsprozess ist und
  2. ob er eine Chance auf den neuen Job hat.

Lassen Sie Ihre Bewerber nicht im Dunkeln tappen. Für Ihren Kandidaten wäre es angenehm, selbstständig immer auf dem neuesten Stand zu sein. Sicherlich wären Sie als Kandidat ebenfalls neugierig und würden sich Transparenz von Ihrem Personaler wünschen.

Eine ganze Reihe von Problemen kann in der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kandidaten auftreten! Vieles läuft sehr händisch und nicht transparent ab. Wie können Sie es also schaffen, diese Probleme zu umgehen?

 

Das können Sie gegen das Chaos tun!

Sicherlich möchten Sie die erläuterten Probleme so gut es geht vermeiden. Die Schwierigkeiten haben Sie deshalb, weil Ihnen ein System fehlt. Ein System, das genau die angesprochenen Probleme behebt und das bunte Durcheinander in eine einheitliche Struktur bringt.

Dieses System müsste

  • Einwilligungen weitgehend automatisieren
  • Bewerbungen auf Vollständigkeit prüfen
  • Ansprechpartner zuweisen
  • Datenlöschungen vereinfachen
  • Transparenz ermöglichen

Sie glauben, solch ein System gebe es nicht? Wir präsentieren Ihnen eine Lösung, mit der Ihre Bewerberkommunikation optimiert werden kann: Vitapio.

Die Software-Lösung Vitapio bündelt sämtliche Abläufe im Vermittlungsprozess auf einer Plattform, sodass der Recruiting-Prozess um ein Vielfaches einfacher ablaufen kann.

 

Nie wieder manuell Einwilligungen versenden

Erinnern wir uns einmal zurück an die Problematik, dass Sie sich immer wieder Einwilligungen einholen müssen. Mit Vitapio wird vollkommen automatisiert nach einer Erlaubnis zur Speicherung der Bewerberdaten gefragt. Dazu dient die Einwilligungs-Mail. Diese wird bei Eingang der Bewerbung an den Kandidaten gesendet und Sie werden auf diese Weise entlastet.

Vitapio bietet Ihnen folgenden Bonus: Da immer nur eine gewisse Dauer der Speicherung vorgesehen ist und die Daten anschließend gelöscht werden, schickt Vitapio direkt auch eine Erinnerung kurz vor Ablauf des Speicherzeitraumes heraus. Der Kandidat kann dann selbst entscheiden, ob er ein zweites Mal einwilligt oder die persönlichen Daten aus Ihrer Datenbank entfernt werden.

Effektive Bewerberkommunikation mit Vitapio

Der Vitapio-Effekt bei der Bewerberkommunikation: Kandidaten und Personaldisponenten können effektiver und angenehmer zusammenarbeiten. Bild von ©Aaron Amat – de.fotolia.com

 

Mühelos Daten finden und löschen

Die Software-Lösung löscht automatisiert die Daten, sofern keine erneute Einwilligung des Bewerbers eingetroffen ist. Das bedeutet: Sobald es darum geht, persönliche Daten zu löschen, wird Ihnen eine große Last von den Schultern genommen. Anstatt Ihre gesamte Datenbank und all die E-Mail Postfächer Ihrer Kollegen nach den gewünschten Daten zu durchsuchen, löscht Vitapio die persönlichen Daten alle mit einem Mal.

Da Sie Ihre Profile mit Vitapio per sicheren Link versenden können, wird verhindert, dass sich Ihr Kunde das Dokument herunterlädt. Er kann die Bewerbung dann lediglich einsehen, – wenn Sie eine entsprechende Einstellung wählen. Das bedeutet auch, dass Sie die Kontrolle darüber behalten, wer über welche Daten verfügt. Die Löschung kann auf diese Weise problemlos ablaufen.

 

Optimieren Sie Ihre Organisation!

Nie wieder Chaos bei Ihrer Bewerberkommunikation: Mit Vitapio können Sie jedem Ihrer Bewerber einen festen Mitarbeiter zuweisen, der dann als Ansprechpartner fungiert. Mit dieser einfachen Funktion wird vermieden, dass der Kandidat von mehreren Personalern kontaktiert und vermittelt wird. Jeder Mitarbeiter kümmert sich um seine zugewiesenen Kandidaten und niemand kommt sich in die Quere. Für den Kandidaten ist dies besonders angenehm: Er weiß, an wen er sich bei Fragen zu wenden hat.

Da die gesamte Kommunikation zentral auf einer Plattform abläuft, müssen Sie nicht befürchten, Nachrichten und Dokumente nicht zu finden. Hierzu gibt es die strukturierte Datenbank, in der alle Inhalte durch ausgereifte Filter- und Sortierfunktionen zu finden sind.

 

Vollkommene Transparenz mit Vitapio

Die Software-Lösung bietet dem Bewerber jederzeit Transparenz in seinem aktuellen Bewerbungsprozess, ohne dass Sie als Personaler ihn bei jeder Änderung per Nachricht kontaktieren müssen. Dafür verfügt Vitapio über einen separaten Bewerber-Zugang: Hier sind alle relevanten Dinge direkt für ihn ersichtlich und er kann sich jederzeit selbst darüber informieren, wie der derzeitige Stand der Dinge ist. Der Bewerber kann jederzeit den Status seiner Bewerbung einsehen.

Mit der Multiplattformlösung werden alle Beteiligten auf einer Plattform vereint – so wird nicht nur Ihre Bewerberkommunikation effizienter, sondern auch gleich Ihre Kundenkommunikation. Jeder ist über Vitapio vernetzt und ein Austausch wird so untereinander sehr einfach.

All diese Funktionen sind allerdings nur ein Teil der Plattform: Vitapio ist ein wahrer Allrounder, wenn es um Ihre Recruitingprozesse geht.

 

So können Sie Vermittlungsprozesse perfektionieren und Zeit sparen

Die cloud-basierte Software-Lösung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu optimieren.

Allen voran kann Ihnen das System die zeitintensive Erstellung von Kandidatenprofilen erleichtern. Dank eines sekundenschnellen CV-Parsings sind die Bewerberdaten überraschend einfach in ein Profil übertragen. Die Inhalte stehen mit hoher Treffergenauigkeit an der richtigen Stelle und Sie müssen das Dokument kaum noch nachbearbeiten.

Vitapio bietet Ihnen stilvolle Design-Vorlagen an, mit denen Sie Ihre Kandidatenprofile anpassen können. Verleihen Sie Ihren Dokumenten eine persönliche Note und nutzen Sie die zahlreichen Möglichkeiten, Ihr Profillayout zu bearbeiten. Setzen Sie Akzente und Schwerpunkte, rücken Sie die Stärken mit Skill-Levels Ihrer Bewerber in den Vordergrund.

Die ausgereiften, individuellen Kandidatenprofile versenden Sie mit Vitapio ganz einfach über einen Link: Der Vermittlungsprozess kann auf diese Weise schnell und datenschutzkonform vonstattengehen.

Mit der Software-Lösung Vitapio

  • vermeiden Sie Schwierigkeiten bei der Bewerberkommunikation
  • sparen enorm viel Zeit und Aufwand
  • verleihen Ihrer Arbeitsweise eine Struktur

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