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Arbeitszeugnisse erstellen: So gehen Profis vor!

Bei der mühseligen Erstellung von Arbeitszeugnissen können Ihnen als Arbeitgeber unbewusst Fehler unterlaufen: Der Inhalt des Zeugnisses passt nicht zu den tatsächlichen Fähigkeiten des Arbeitnehmers oder das Arbeitszeugnis ist missverständlich formuliert. Sicher haben Sie den Anspruch an sich selbst, einen geschätzten Arbeitnehmer nicht unbeabsichtigt schlecht zu bewerten. Lesen Sie jetzt, wie Sie Aufbau und Inhalt Ihrer Arbeitszeugnisse optimal anpassen, Fehler vermeiden und Stärken und Schwächen Ihres Arbeiters geschickt formulieren.

 

Qualifiziertes oder einfaches Arbeitszeugnis?

Es gibt zwei Arten von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte Zeugnis. Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf beide. Aber wo liegt der Unterschied?

 

Das einfache Zeugnis

Bei einem einfachen Arbeitszeugnis werden lediglich Grunddaten angegeben. Es wird also nur die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und die Position angegeben. Eine Bewertung des Arbeitnehmers findet in einem einfachen Arbeitszeugnis nicht statt.

 

Das qualifizierte Zeugnis

Im qualifizierten Zeugnis sind neben den Grunddaten auch Bewertungen des Arbeitnehmers enthalten. Hier einige Beispiele, welche Punkte im qualifizierten Arbeitszeugnis wichtig sind:

  • Wie war die Arbeitsleistung?
  • War das Verhalten zufriedenstellend?
  • Welche Qualifikationen wurden erworben?

Was in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis genau hineingehört und besonders, wie Sie den Inhalt formulieren sollten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

 

So erstellen Sie ein qualifiziertes Zeugnis!

Die Überschrift

Über jedem Arbeitszeugnis sollte das Wort “Arbeitszeugnis” stehen, um die Art des Dokumentes direkt erkennbar zu machen. Überschwängliche Rede ist hier nicht nötig.

Informationen über den Arbeitnehmer

Neben dem Namen des Mitarbeiters gehören auch

  • Geburtsdatum
  • Beschäftigungszeitraum
  • Position

in den ersten Teil des qualifizierten Arbeitszeugnisses. Wählen Sie bei der Position des Arbeitnehmers unbedingt eine Formulierung, die für Außenstehende verständlich ist. Eine intern genutzte Positionsbezeichnung kann für den künftigen Arbeitgeber irreführend sein. Wählen Sie daher lieber eine gängige Formulierung.

 

Ausgeübte Tätigkeit

Beschreiben Sie, welche Aufgaben der Arbeitnehmer im Betrieb ausgeführt hat. Beschränken Sie sich dabei auf wichtige und qualifizierte Arbeiten. Bei einem Leiter der Einkaufsabteilung wirkt eine Tätigkeit wie “Ablage” inkompetent, bei einer Bürokraft gehört diese Aufgabe zum Büroalltag.

Sie können die Tätigkeitsbeschreibung auch in Form einer Aufzählung abbilden. Hier ein Beispiel für die Arbeiten eines administrativen Leiters:

  • Leitung des Geschäftsbereichs Ersatzteilwesen für alle Standorte
  • Führung der Mitarbeiter im Ersatzteilbereich
  • Nutzeradministration für Mitarbeiter und Partnerhändler zu Onlineportalen
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben
  • Einkaufsverhandlungen mit Ersatzlieferanten
  • Überwachung und Steuerung der Lagerbestände und Umsätze

Sie sehen: Die Kompetenzen und Leistungen des Arbeitnehmers werden bereits im ersten Teil des Arbeitszeugnisses hervorgehoben. Nehmen Sie sich Zeit für diesen Bereich. Scheuen Sie sich auch nicht, den Mitarbeiter selbst oder andere Kollegen zu fragen.

 

Formulierungen sind das A und O

Hier unterlaufen Arbeitgebern die meisten Fehler. Eine falsch gewählte Formulierung genügt, um einen sehr guten Arbeitnehmer auf dem Papier zu einem sehr schlechten zu machen. Achten Sie darauf, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wohlwollend geschrieben sein muss. Selbst bei einem nicht zufriedenstellenden Arbeitnehmer dürfen Sie diese Leistung nicht offensichtlich in das Arbeitszeugnis schreiben. Daher haben sich in den letzten Jahren einige Formulierungen unter den Arbeitgebern entwickelt, die trotzdem Aufschluss über die Kompetenz und das Verhalten des Arbeitnehmers zulassen.

Um einen Überblick über diese Verschlüsselungen in Zeugnissen zu bekommen, haben wir Ihnen eine Liste mit Beispielen zusammengestellt. So können Sie die Leistung Ihres Arbeiters einstufen Sehr gute Leistungen bewerten

  • hat die ihm übertragenen Aufgaben/Arbeiten stets zu unser vollsten Zufriedenheit erledigt
  • erzielte herausragende Arbeitsergebnisse
  • zeigte außergewöhnliches Engagement
  • war im höchsten Maße zuverlässig

Mittelmäßige Leistungen bewerten

  • hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt
  • Wir waren mit der Leistungen jederzeit zufrieden
  • das Verhalten zu Mitarbeitern und Vorgesetzten war vorbildlich
  • zeigte Engagement und Initiative

Unzureichende Leistungen bewerten

  • hat sich bemüht, die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen
  • hat sich bemüht, unseren Erwartungen zu entsprechen
  • war um zuverlässige Arbeitsweise bemüht
  • war stets bemüht, den Arbeitsaufwand zu bewältigen

Bereits ein Wort kann darüber entscheiden, ob es sich um ein gutes oder ein weniger gutes Arbeitszeugnis handelt.

 

Formulierungen beim Sozialverhalten – nicht zu unterschätzen

Soziale Kompetenzen im Arbeitszeugnis

Auch soziale Kompetenzen, wie die Arbeit im Team oder das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, müssen im qualifizierten Arbeitszeugnis bewertet werden. Achten Sie dabei genau auf richtige Formulierungen. Bild von ©REDPIXEL – de.fotolia.com

Bei sehr guten Leistungen

  • er wurde wegen seines freundlichen Wesens und seiner kollegialen Haltung bei Vorgesetzten und Mitarbeitern sehr geschätzt
  • er war sehr hilfsbereit
  • sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war einwandfrei

Bei mittelmäßigen Leistungen

  • seine Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Mitarbeitern war gut
  • sein persönliches Verhalten war insgesamt einwandfrei
  • die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Mitarbeitern verlief meist reibungslos

Bei unzureichenden Leistungen

  • er war stets um ein gutes Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten bemüht

 

Das Ende des Arbeitszeugnisses darf nicht fehlen: Beendigungsgrund angeben

Der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss in jedem Fall im Arbeitszeugnis enthalten sein. Hat der Arbeitnehmer gekündigt, ist eine Formulierung wie “er verließ unser Unternehmen auf eigenen Wunsch” sinnvoll. Sollte das Arbeitsverhältnis mit einem Aufhebungsvertrag enden, kann man dies durch den Satz “das Arbeitsverhältnis wurde im gegenseitigen besten Einvernehmen beendet” deutlich gemacht werden. Wenn der Arbeitnehmer nicht nahtlos in einen neuen Job wechselt, sollte man von Formulierungen wie “auf eigenen Wunsch” im Arbeitszeugnis absehen.

Denn: Einige Arbeitsagenturen sehen dies als selbst herbeigeführte Arbeitslosigkeit und streichen unter Umständen Leistungen für Ihren ehemaligen Arbeitnehmer. Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber sollte diese im Arbeitszeugnis bedauert werden. Zum Beispiel: “Leider müssen wir das Arbeitsverhältnis mit Herrn Muster betriebsbedingt wegen Schließung unserer Filiale in Hamburg beenden.” Sollte ein Kündigungsgrund dem Arbeitnehmer für seine weitere Laufbahn schaden, muss er nicht erwähnt werden.

 

Schlussformel und Zukunftswünsche

Der Schlusssatz ist – im Gegensatz zum Rest des Zeugnisses – nicht gesetzlich vorgeschrieben. Da dieser Abschnitt freiwillig ist, kommt ihm immer mehr Bedeutung zu. Das Fehlen der Schlussformel im Zeugnis wird von vielen Arbeitgebern als negatives Zeichen gewertet. Im Schluss sollte der Arbeitgeber einem guten Arbeitnehmer

  • für die Zusammenarbeit danken
  • für seine weitere Zukunft alles Gute wünschen.

Entsprach der Arbeitnehmer nicht den Anforderungen, besteht für Sie keine Pflicht, die Schlussformel aus Höflichkeit zu formulieren. Eine neutrale Formulierung wie “Wir verabschieden uns von Herrn Muster und wünschen ihm alles Gute für die Zukunft.” kann genügen, aber je nach Ihrem Wunsch auch entfallen.

 

Wichtiges am Ende

Unterschreiben am Ende vom Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis sollte immer auf Firmenbriefpapier geschrieben werden. Vergessen Sie nicht das Datum, den Firmenstempel und Ihre Unterschrift.

Wenn Sie die genannten Punkte beachten, wird jeder Ihrer ehemaligen Arbeitnehmer auch ein angemessenes Zeugnis erhalten!