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Produktivität steigern: So helfen die richtigen Tools

Produktivität steigern mit Tools

Ob im Großen oder Kleinen: Tools wie passende Software können die Produktivität enorm steigern. Hier erfahren Sie wie. Bild von ©Kzenon – de.fotolia.com

Bei Personaldienstleistern ist es immer dasselbe Spiel: Möglichst viele Kandidaten sollen vermittelt werden, doch so optimal läuft die Arbeit in Ihrem Unternehmen nicht ab. Die Prozesse passen nicht in den Zeitplan, Sie arbeiten schlichtweg nicht produktiv – und das, obwohl Sie sich intensiv mit den Profilen Ihrer Bewerber beschäftigen.

Was viele nicht wissen: Personaldienstleister verwenden häufig zu viel Zeit an den falschen Baustellen, obwohl es auch anders geht. Dazu braucht es weder ein großes Vermögen, noch eine blühende Fantasie. Sie möchten also Ihrem Unternehmen eine Struktur verleihen, durch die Sie effizienter arbeiten können? Dann nehmen Sie sich kurz Zeit und erfahren Sie in diesem Beitrag, auf welche Weise Sie mit einem System die Produktivität Ihres Unternehmens rasant steigern können!

 

Ein normaler Tagesablauf in Ihrem Unternehmen…

…sieht für Sie als Personaldisponent wie folgt aus: Sie haben täglich acht Stunden Zeit und bearbeiten Ihre Kernaufgaben – hier und da fallen in Ihrer Firma auch andere Aufgaben an, denen Sie sich widmen müssen. Was ist diese Kernaufgabe? Natürlich die Vermittlung Ihrer Kandidaten!

Diese könnte so einfach sein, doch eine bestimmte Tätigkeit stellt sich Ihnen regelrecht in den Weg: Wenn Sie einen Kandidaten erfolgreich an ein Unternehmen vermitteln möchten, muss die Bewerbung ideal aufbereitet und gestaltet sein. Die Aufbereitung Ihrer Bewerberprofile kostet Sie enorm viel Zeit. Der Schritt ist zudem sehr lästig, denn es handelt sich um einen ständig wiederkehrenden Prozess, der jedes Mal fast identisch abläuft – Eine unangenehme Aufgabe, die zwar zentral für Ihr Kerngeschäft, aber sehr zeitaufwendig ist. Was muss also geschehen, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern?

Sie müssen den Zeitaufwand der Profilaufbereitung minimieren, indem Sie Abläufe automatisieren. Investieren Sie die gewonnene Zeit gezielt in die Vermittlung Ihrer Bewerber, anstatt sich weiterhin mühselig mit der Profilerstellung aufzuhalten.

Ein Beispiel: Im Grunde ist es vergleichbar mit dem Lernen in der Schulzeit. Wer mit den falschen Methoden lernt, verschwendet viel Zeit mit dem Auswendiglernen von ein und demselben Inhalt – und kann sich diesen dann oftmals trotzdem nicht lange merken. Mit der Entwicklung der richtigen Lernmethode könnten Sie viel mehr Informationen langfristig im Gedächtnis behalten. Sie müssen nur wissen, wie Sie am besten vorgehen, dann erzielen Sie Erfolge.

Genau so verhält es sich mit der Produktivität Ihres Unternehmens: Sie müssen nur herausfinden, mit welcher Methode Sie arbeiten müssen, um mehr Bewerbungen effektiver bearbeiten zu können. Und diese Methode ist eine Automatisierung durch eine geeignete Software!

 

Wem kommt eine solche Automatisierung besonders zugute?

Vorrangig können Personaldienstleister einen Nutzen aus einer automatisierten Arbeitsweise ziehen. Personaler können sich wieder auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und arbeiten insgesamt ertragreicher. Sie sparen bares Geld, denn die Personalkosten sind weitaus geringer, wenn Ihre Mitarbeiter mehr Bewerbungen in weniger Zeit bearbeiten. Durch gezieltere und passendere Kandidatenvermittlungen können Sie Ihren Umsatz sogar immens in die Höhe treiben! Im Fokus soll nun aber die Frage stehen: Auf welche Weise können Sie eine höhere Produktivität erreichen?

 

Der Schlüssel zum Erfolg: Software-Lösungen

Mit einer geeigneten Software-Lösung können Sie sich von wiederkehrenden Aufgaben befreien, Ihre Arbeitsproduktivität steigern und zugleich das Chaos entwirren, also eine Struktur in Ihrem Unternehmen schaffen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

  • CV-Parsing
  • Profildesigner
  • Profilsuche in der Datenbank
  • CRM

In einem Parsing-Prozess können Sie Bewerberdaten aus Lebensläufen mühelos in optimierte Kandidatenprofile überführen lassen. So ist kaum noch Nachbearbeitung nötig. Mit Profildesignern können Sie diese Profile im Anschluss gestalten. Ein Muss für Ihre Kandidatenvermittlung ist ebenfalls eine übersichtliche Datenbank. Hier können Sie und Ihre Mitarbeiter hinterlegte Bewerberprofile dank Filterfunktionen einfach finden. Das Ergebnis: Sie strukturieren Ihre Tätigkeiten, sparen Zeit und Aufwand, schonen Ihre Nerven und vor allem: Sie steigern Ihre Produktivität erheblich.

 

“Mit welchen Kosten kann ich rechnen?” Lohnt sich die Investition?

Viele Personaldienstleister zögern, wenn es um die Investition in eine Software geht. “Ist so eine Software-Lösung nicht betriebswirtschaftlich kontraproduktiv?”, fragen Sie sich vermutlich. Deshalb schauen wir uns kurz die Fakten an:

Im Normalfall benötigen Ihre Mitarbeiter für die Aufarbeitung eines Profils etwa 30 bis 40 Minuten. Damit ist der Vorgang sehr langwierig. Wenn Sie allerdings eine Software-Lösung verwenden, verringert sich der Zeitaufwand der Profilerstellung auf maximal zehn Minuten. Das liegt daran, dass Kandidatenprofile mit CV-Parsings und Profildesignern viel rascher aufbereitet werden können als auf herkömmliche Weise.

Der Ansatz unserer Rechnung ist Folgender: Es entstehen 18€ Personalkosten für eine Stunde Arbeit Ihrer Mitarbeiter und in einer Woche erhalten Sie etwa zehn Bewerbungen.

Das bedeutet:

40 Minuten * 10 Bewerbungen = bis zu 400 Minuten Bearbeitungszeit in einer Woche
400 : 60 Minuten * 18€ = 120€ Kosten für die Bearbeitung Ihrer Profile pro Woche!
In einem Monat kommen so schnell bis zu 500€ zusammen, wenn Sie keine Software-Lösung verwenden.

Zum Vergleich die Kosten bei Verwendung eines geeigneten Systems:

10 Minuten * 10 Bewerbungen = 100 Minuten Bearbeitungszeit in einer Woche
100 : 60 Minuten * 18€ = 30€ Kosten für die Bearbeitung Ihrer Profile pro Woche

Auf einen Monat hochgerechnet geben Sie höchstens 120 € für die Profilbearbeitung aus. Gute Software-Lösungen sind schon ab 29 € monatlich erhältlich: Insgesamt können Sie Ihre Produktivität auf diese Weise immens steigern! Doch schaffen Sie nicht einfach irgendein beliebiges System an, das Ihnen und Ihren Mitarbeitern produktives Arbeiten verspricht, sondern…

 

…stellen Sie spezielle Anforderungen!

Sich Ihren individuellen Bedürfnissen bewusst zu sein, ist essenziell. Denn wie wollen Sie etwas finden, von dem Sie sich nicht einmal sicher sind, was es ist? Setzen Sie sich ein Ziel. Die präzise Suche nach einer Lösung mit bestimmten Features ist erfolgreicher als zielloses Herumirren auf dem diffusen Markt der Software-Lösungen.

Unterschiedliche Softwares setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Das bedeutet: Sie müssen nach einer speziellen Lösung Ausschau halten, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht und genau Ihre Produktivität steigert.

Was sollte eine Software-Lösung können?

Eine gute Software sollte in jedem Fall über die vier Grundfunktionen verfügen. Die Basis bilden CV-Parsing, Profildesigner und -suche sowie im Idealfall ein CRM-System. Darüber hinaus sollten Sie Ihr Augenmerk auf diese Funktionalitäten legen:

  • Cloudbasierte Lösung
    Eine Software, die nicht auf Ihren Endgeräten installiert werden muss, bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen. Allen voran: Cloudbasierte Lösungen – Diese sind flexibel und Sie können jederzeit an jedem Ort auf die Daten zugreifen. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang.
  • Intuitive Bedienung
    Einfache Software, einfaches Arbeiten. Eine ideale Software bedarf keiner aufwendigen Einführung in die Bedienung. Ist das System selbsterklärend, können Sie und Ihre Mitarbeiter schneller damit arbeiten.

Setzen Sie also auf Flexibilität und Verständlichkeit!

 

Diese Software-Lösung steigert Ihre Produktivität

Effizient arbeiten, mehr Bewerber erfolgreich vermitteln – Das funktioniert mit unserer Software-Lösung Vitapio. Das System ist darauf ausgelegt, Ihre Kandidatenvermittlung so einfach wie möglich zu gestalten und Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit einzusparen.

Die Cloud-Lösung Vitapio ist rundum mit allen wünschenswerten Features und Funktionen ausgestattet, die die Produktivität Ihres Unternehmens in die Höhe schrauben.
Das intuitiv zu bedienende System verfügt über einen besonders genauen CV-Parser – damit sind Kandidatenprofile schnell erstellt. Mit dem vielseitigen Profildesigner können Sie die Bewerberprofile individuell anpassen: Nutzen Sie Designvorlagen und personalisieren Sie Ihre Profile, um Kunden mit Professionalität zu überzeugen! Mit dieser Lösung können Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen und produktiver arbeiten!

Vitapio bietet Ihnen eine gemeinsame Plattform für Bewerber, Kunden und Personaler. Das System erleichtert Ihnen die Bewerberkommunikation um ein Vielfaches, indem es Missverständnisse und chaotische Abläufe durch Übersichtlichkeit und Struktur ersetzt. Dank einer zentralen Datenbank vereinfacht Vitapio den Ablauf Ihrer Arbeit – hierdurch sparen Sie weiter Zeit und erreichen höhere Produktivität.

Sie möchten Vitapio testen? Überzeugen Sie sich in der kostenfreien Test-Version von den Vorteilen!