Personalmessen: Hier finden Sie die richtigen Kandidaten

Personalmessen

Auf Personalmessen profitieren Sie von den vielen, interessierten Kandidaten. Doch müssen Sie sich gegen große Konkurrenz durchsetzen. Hier erfahren Sie wie das geht.

Personaler haben vor allem einen Job: Alle Stellen besetzen, und zwar mit den bestmöglichen Kandidaten. Wenn Sie sich auf die Suche nach den passendsten Bewerbern machen, müssen Sie die Balance zwischen Schnelligkeit und Sorgfalt, zwischen Masse und Klasse finden – ohne das eine ist das jeweils andere nichts.

Doch wie können Sie das schaffen? Welche Kanäle sind wofür am besten geeignet?

Um diese Rätsel zu lösen, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag einen Kanal vor, vor dem so mancher Recruiter zurückschreckt: die Personalmessen. Wir erklären, woher diese Furcht kommt, und zeigen, warum sie unbegründet ist. Erfahren Sie hier konkrete Tipps, wie Sie mit Messen endlich den gebührenden Erfolg feiern können!

 

Recruiting auf Personalmessen – Was sind die Probleme?

Viele Unternehmen setzen – statt auf Messen – lieber auf unkomplizierte Wege der Personalbeschaffung. Denn es stimmt, dass so ein Messeauftritt ist mit einigen Nachteilen verbunden:

  • Kosten: Messeplatz, Stand, Materialien, mehrere Mitarbeiter sind mehrere Tage eingebunden
  • Konkurrenz: Gefahr, in der Menge der Stände unterzugehen
  • Zielgruppe der Messe ist nicht immer passend/ interessiert
  • Zeitaufwand: Mehrtägige Messe + Vor- und Nachbereitung
  • Erfolg ungewiss und schlecht messbar

Diese Argumente wiegen schwer. Doch hier ist die Wahrheit: Diese Probleme haben Sie nur, wenn Sie Ihren Messeauftritt nicht richtig durchführen. Um das zu verhindern, erhalten Sie jetzt einen detaillierten Leitfaden für erfolgreiches Recruiting auf Personalmessen.

 

Where to go? Diese Personalmessen gibt es

Es existiert mittlerweile eine große Bandbreite an Messen, aus denen Sie wählen können. Dabei sollten Sie zwischen regionalen und nationalen Messen unterscheiden und auf die jeweilige Zielgruppe achten.

Einige Karrieremessen gibt es nur in bestimmten Regionen, beispielsweise die konaktiva für Studenten in Dortmund oder die job4u als Orientierungsmesse im Nordwesten. Viele andere Messen touren durch ganz Deutschland und machen in den großen Städten Halt. Die Zielgruppe findet sich jeweils in der Bevölkerung der Region. Deshalb sollten Sie sich dort nur die Mühe machen, wenn Sie in dem jeweiligen Gebiet auf Mitarbeiter-Suche sind.

Andere Messen sind national oder gar international. Diese sind dann jedoch eher die brancheneigenen Fachmessen, bei denen die Rekrutierung nur einen Teil ausmacht. Beispiel für dieses Prinzip ist die CEBIT, die weltweit größte Messe für Informationstechnik. An einigen Tagen findet zusätzlich die zugehörige Personalmesse job and career statt.

Also: Regionale Messen sind für die Personalgewinnung in der jeweiligen Region. (Inter-)Nationale Branchen-Messen dienen der Rekrutierung von seltenen Experten auf bestimmten Gebieten. 

 

Welche Personalmessen sind für Sie relevant?

MesseZielgruppeArt der Messe/Ort
job4uOrientierung → Schüler, Studenten, AbsolventenRegional/Nordwest-Deutschland
jobmesse deutschlandOrientierung → Schüler, Studenten, AbsolventenRegional/deutschlandweite Tour
JobmesseAllgemeinRegional/deutschlandweite Tour
HORIZONOrientierung → Schüler, Studenten, AbsolventenRegional/deutschlandweite Tour
CEBIT job and careerITInternational/Hannover
vocatium bzw. nordjobOrientierung → Schüler, Studenten, AbsolventenRegional/deutschlandweite Tour
KarrieretagAllgemeinRegional/deutschlandweite Tour
konaktivaStudentenRegional/Dortmund
parentumEltern und SchülerRegional/deutschlandweite Tour
MASTER AND MOREStudenten/ Absolventen/ Young ProfessionellsRegional/deutschlandweite Tour
meister & masterOrientierung → Schüler, Studenten, AbsolventenRegional/deutschlandweite Tour

Tipp: Die Termine für kommende Messen stehen in der Regel ein Jahr vorher fest. Das bietet Ihnen genug Zeit zum Planen. Doch Achtung: Häufig endet die Anmeldefrist für Unternehmen mehrere Monate vor Messebeginn! Informieren Sie sich also rechtzeitig.

Sie sehen: Die meisten Messen haben Ihren Fokus auf den Zielgruppen im Alter von 15 bis 25 Jahren (Orientierung) und 20 bis 30 Jahren (Studenten/ Absolventen). Dies zeigt das Ziel, welches Sie mit Messeaktivitäten anstreben sollten: Bei der kommenden Generation an Arbeitnehmern Eindruck hinterlassen und diese möglichst früh für sich gewinnen. Doch dazu später mehr. Erst einmal zu der Frage:

 

Muss das denn sein…? Darum sind eigene Stände auf Personalmessen ein Must-have!

Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie mit Ihren Ständen auf Messen zwei zentralen Zielen guten Recruitings nachkommen: Direktrekrutierungen und Employer Branding.

 

Direkt rekrutieren

Auf Messen profitieren Sie allem voran von der einen Sache, die beispielsweise dem gesamten Online-Recruiting fehlt: Dem persönlichen Kontakt. Sie können eine noch so gute Stellenanzeige schreiben, Sie können noch so viele Arbeitnehmer-Boni ausloben – das alles ist nichts im Vergleich zu einem freundlichen Lächeln, einer sympathischen Kontaktperson und einem Gratis-Kugelschreiber.

Das finden auch über 40 Prozent der Kandidaten und halten Jobmessen daher für vielversprechend, um von Unternehmen angesprochen zu werden1. HR-Professionals teilen diese Meinung: Bis zu 69 Prozent von ihnen sind mit Karriere-Events zur Personalbeschaffung erfolgreich oder sogar sehr erfolgreich2.

Seltsam, könnte man jetzt meinen, dabei machen diese Events nicht einmal fünf Prozent der Neueinstellungen aus1. Doch muss Folgendes bedacht werden: Die auf Personalmessen gewonnen Kandidaten sind in der Regel sehr jung und stehen gerade am Anfang Ihrer Karriere. Gerade um diese wird sich unter Unternehmen regelrecht gerissen, denn sie bleiben einem meist für viele Jahre bestehen und das Unternehmen kann ihre Entwicklung langfristig lenken.

Auf lange Sicht kann so eine Neueinstellung doppelt oder dreifach so viel wert sein wie jede andere.

Investitionen in Personalmessen sind Investitionen in die Zukunft Ihres Unternehmens. 

Zusätzlich müssen Sie den folgenden Vorteil beachten:

 

Employer Branding vom feinsten

Mit durchschnittlich 4,3 Prozent der Neueinstellungen fallen Personalmessen nicht besonders stark ins Gewicht.

Doch: 

Gute Messeauftritte wirken sich positiv auf alle Recruiting-Kanäle aus.

Der Grund dafür nennt sich Employer Branding, also die vom Unternehmen initiierte, positive Wahrnehmung des Unternehmens als erstrebenswerter Arbeitgeber. Dieses Branding können Sie auf Messen maßgeblich beeinflussen, indem Sie sich authentisch darstellen. Wenn Ihr Messestand und die Mitarbeiter vor Ort persönlich und authentisch, freundlich und kompetent, familiär und engagiert wirken, überträgt sich diese Darstellung auf die allgemeine Wahrnehmung von Kandidaten in Bezug auf Ihr Unternehmen.

Ein Beispiel: 

98 Prozent der Unternehmen glauben, dass Absolventen ein positives Arbeitsklima wichtig oder sehr wichtig ist2. Und wie kann man ein angenehmes Arbeitsklima besser vermitteln als im persönlichen Gespräch?

Dabei müssen Sie jedoch beachten, was grundsätzlich für erfolgreiches Employer Branding gilt: Sämtliche Maßnahmen müssen miteinander abgestimmt sein und das vermittelte Bild muss mit der Realität übereinstimmen.

Wenn Sie hier konsequent sind, kann das besonders zu Ihrem Vorteil gereichen. Denn einer der Hauptgründe von Kandidaten für Messebesuche ist, was diese einzigartig macht: Hier können die potenziellen Bewerber mit echten Mitarbeitern reden und von deren Erfahrungen hören. Bei diesen Erfahrungsberichten wollen die Kandidaten eine ehrliche Einschätzung und keine Beschönigungen. 66 Prozent der Kandidaten wollen, dass Unternehmen auch einige ihrer schlechteren Eigenschaften zeigen3. Dies erhöht Ihre Authentizität ungemein und gewinnt Ihnen – paradoxerweise – die Sympathie der Kandidaten.

Insgesamt können Sie sich nirgends besser als Arbeitgeber herausputzen als auf Personalmessen. Dies sorgt dann nicht nur für direkte Anwerbungen, sondern hinterlässt gerade bei den jungen Besuchern einen dauerhaften Eindruck. Das kann Ihnen später zum Vorteil gereichen.

Klingt ja alles ganz nett, aber wie präsentiert man sich denn jetzt „gut“ auf Personalmessen?

 

Schritt 1: Wie sollte der Stand aufgebaut sein?

Wichtig ist, dass Ihr Messestand die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Offen zugänglich, einladend
  • Runde Tische
  • Möglichst interaktive Elemente (Beispiel: Elektronischen Bagger fernsteuern)
  • Design angepasst an Ihr Corporate Design
  • Hell, warme Farben
  • Mehr Bilder als Text: Große Bilder der Zielgruppe mit positiven Emotionen
  • Werbe- und Infomaterial zum Mitnehmen
  • Werbegeschenke – Kleine Gadgets, die wenig kosten, aber nützlich sind (Im Zweifelsfall: Kugelschreiber gehen immer)

Insgesamt empfiehlt sich ein Aufbau ähnlich wie in folgender Skizze:

Personalmessen Standskizze

Dieser Aufbau macht Einiges leichter: Die runden Tische laden zum Reden ein, die Schilder und das interaktive Element ziehen die Aufmerksamkeit an. Im Hintergrund sollten Info-Tafeln mit freundlichen, einladenden Bildern Ihr Messepersonal unterstützen.

Am wirksamsten ist ein Stand, wenn er sich an einer Ecke befindet. Dies liegt daran, dass ein Besucher beim klassischen Stand von seinem eigentlichen Weg abweichen muss, um zu Ihrem Stand zu gelangen.

Personalmessen Stand Position

Bild 1: Der Besucher müsste von seinem eigentlichen Laufweg abweichen, um an Ihren Stand zu gelangen. Das erfordert zusätzliche Überwindung. Bild 2: Besucher gehen eher zu Ihrem Stand, da er Teil des Laufweges wird.

Dahingegen integriert sich ein Stand an einer Gang-Ecke in den Laufweg des Besuchers. Der Gang zu Ihrem Stand ist damit kein Umweg und keine Abweichung. Wenn es möglich ist, sollten Sie deshalb immer auf Stände an Abknickungen oder Kreuzungen setzen. Denn genau hier können Sie Kandidaten abfangen und ansprechen. 

 

Schritt 2: Wie sollten Sie Kandidaten ansprechen?

Bei den meisten Personalmessen gibt es zwei Arten von Gesprächen: Vorher vereinbarte und spontane. Für die Frage, wie die jeweilige Terminvereinbarung mit Interessierten abläuft, erhalten Sie Informationen vom Veranstalter. Den Großteil der Gespräche machen jedoch die spontanen aus. Im Laufe der Messetage werden tausende potenzielle Kandidaten an Ihrem Stand vorbeilaufen. Doch wie bekommen Sie diese dazu, mit Ihnen zu reden?

Zum einen braucht es dafür, wie bereits beschrieben, einen einladend gestalteten Stand. Zum anderen ist vor allem ein freundliches, herzliches Auftreten der Mitarbeiter vor Ort erforderlich.

 

Wer ist geeignet für eine Messe?

Wichtig ist zuerst die Auswahl der richtigen Leute für die Messe: Diese sollten bereits mindestens ein Jahr Erfahrung in Ihrem Unternehmen haben, um alle Fragen fundiert und mit eigenem Wissen beantworten zu können. Die Personen sollten jedoch nicht zu alt sein. Denn: Mit (fast) Gleichaltrigen können sich gerade junge Menschen eher identifizieren und sind diesen gegenüber aufgeschlossener. Schließlich ist die Zielgruppe bei solchen Messen meistens jünger. Ihre Mitarbeiter sollten also:

  • min. 1 Jahr Erfahrung haben
  • gut vorbereitet
  • jung (20-30 Jahre alt)
  • dynamisch
  • motiviert
  • herzlich
  • freundlich
  • und ehrlich sein.

Wenn Sie auf einer Messe mit einer älteren Zielgruppe sind, sollten Ihre Mitarbeiter wiederum im dementsprechenden Alter sein.

Beachten Sie zudem, welches Ziel Sie haben: Wollen Sie Auszubildende gewinnen? Dann schicken Sie Ihre Azubis auf die Messe. Sie möchten duale Studenten? Hier sind aktuelle oder ehemalige duale Studenten Ihres Betriebes die beste Wahl. So setzt sich dieses Prinzip für alle Zielgruppen fort.

 

Interessenten in ein Gespräch verwickeln

Die Überschrift erklärt bereits eine Grundregel: Sprechen Sie ausschließlich Leute an, die (zumindest halbwegs) interessiert sind. Nur bei diesen haben Sie die Chance auf ein sachdienliches Gespräch. Bei allen anderen vergeuden Sie nur Ihre Energie und wirken aufdringlich.

Jemand beäugt Ihren Stand interessiert? Das ist die Gelegenheit! Von selbst wird Sie kaum jemand ansprechen, denn das ist Ihr Job. Also:

  1. Offene, ungezwungene Körpersprache
  2. Freundliches Auftreten
  3. Blickkontakt aufnehmen
  4. Herzlich und einladend lächeln
  5. Ansprechen:
    • „Möchtest Du/Möchten Sie mehr wissen?“
    • „Soll ich Dir/Ihnen ein wenig (zu Unternehmen oder dem Job als xy) erzählen?“
    • „Hast du/Haben Sie Fragen?“
    • „Du wirkst/Sie wirken genau wie jemand, der gerne…“
    • „Willst du/Wollen Sie mal unser interaktives Element ausprobieren?“

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten für den ersten Satz. Wichtig ist dabei vor allem, beim Gegenüber eine Reaktion zu provozieren. Bei einer Frage muss die angesprochene Person zumindest antworten. Damit ist der Einstieg ins Gespräch meistens schon geschafft. Beachten Sie dabei jedoch immer: Nicht aufdringlich sein!

 

Wie gestalten Sie ein Gespräch am besten?

In der Regel sollten Sie damit anfangen, ein wenig von sich und dem Unternehmen zu erzählen. Das gibt dem Interessenten erste Einblicke und nimmt zugleich die Anspannung aus der Luft. Danach können Sie die Interessen des Gesprächspartners ausloten und auf diese eingehen. Wichtig ist, dass Sie den Kandidaten selbst Fragen stellen lassen und diese ehrlich und bereitwillig beantworten. Ab Mitte und gegen Ende des Gesprächs sollten Sie dem Kandidaten Informationsmaterial in die Hand geben.

Wenn Ihr Gegenüber besonders interessiert ist, sollten Sie gleich die Kontaktdaten aufnehmen. Wenn der Kandidat bereits Bewerbungsunterlagen mit hat, sollten Sie diese ebenfalls annehmen.

Doch wie machen Sie das am strukturiertesten, sodass Sie nicht mit dutzenden kryptischen Notizen nach Hause gehen?

 

Kontaktdaten aufnehmen – ganz ohne Probleme

Halten Sie einen Laptop oder ähnliches parat, auf dem Sie eine Bewerbermanagement-Software haben. Ein Beispiel dafür ist Vitapio. Mit dieser HR-Software-Lösung können Sie in Sekundenschnelle ein Profil des Kandidaten anlegen und alle wichtigen Daten eintragen. Hinterlassen Sie hier Notizen, um sich später an entscheidende Gesprächsdetails erinnern zu können.

Nutzen Sie zudem das Aufgabenmanagement in Vitapio, um sich oder andere Mitarbeiter daran zu erinnern, den Kandidaten zu kontaktieren.

 

Schritt 3: Was ist nach der Messe wichtig?

Zwei Aufgaben sind nach der Messe zu erledigen: Zum einen ist da die umfassende Evaluation des Messebesuchs. Konnten Sie genug Gespräche führen? Liefen die Gespräche erfolgreich? Konnten Sie genug Kontaktdaten von Interessenten sammeln? Hat Ihr Stand die Besucher angesprochen? Wo gibt es Verbesserungsbedarf, beispielsweise in den Abläufen?

Beziehen Sie die Antworten auf diese Fragen in Ihr Fazit ein, wenn Sie sich überlegen: Lohnen sich die Kosten für Personalmessen?

Die zweite wichtige Aufgabe ist die Bewerberkommunikation. Kontaktieren Sie die potenziellen Bewerber, mit denen Sie geredet haben, nach zwei bis drei Tagen. Hier gilt: Nicht zu früh, nicht aufdringlich; aber auch nicht zu spät, damit die Erinnerung noch frisch ist.

Wenn Sie direkt auf der Messe Bewerbungsunterlagen erhalten haben, sollten Sie diese in Ihr Bewerbermanagement-System einpflegen und entscheiden, ob Sie den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten.

Haben Sie noch keine Unterlagen, sollten Sie diese freundlich erbitten. Lassen Sie diesen Schritt wie eine letzte, reine Formalia aussehen, dann wird kein Bewerber davon abgeschreckt.

 

Bewerberkommunikation wie die Profis

Für beide Kontakt-Arten bietet sich die Software-Lösung Vitapio an. Mit dieser können Sie direkt mit den Kandidaten kommunizieren. Sämtliche Daten und Unterlagen, die Sie erhalten, können Sie direkt in das jeweilige Profil einpflegen.

Das Beste: Dabei bleiben Sie absolut DSGVO-konform. Bei Vitapio wird auf ständige Rechts- und Datensicherheit in allen Arbeitsschritten geachtet. Dies wird unter anderem durch automatische Einwilligungs-Mails gewährleistet.

Holen Sie das meiste aus Ihren Messeauftritten raus, testen Sie Vitapio kostenlos!

 


Quellen:

1: Witzel, T., Maier C., Oelhorn, C., Weinert, C., Wirth, J., Laumer, S.: Social Recruiting und Active Sourcing: Ausgewählte Ergebnisse der Recruiting Trends 2018. Otto-Friedrich-Universität Bamberg, 2018

2: Traesser, J.; u.a.: RecruitingTrends 2017. Staufenbiel Institut GmbH und Kienbaum Consultants International GmbH, Köln, 2016

3: Witzel, T., Maier C., Oelhorn, C., Weinert, C., Wirth, J., Laumer, S.: Employer Branding: Ausgewählte Ergebnisse der Recruiting Trends 2018. Otto-Friedrich-Universität Bamberg, 2018