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Qualitative Personalbedarfsplanung: Alles auf einen Blick

Qualitative Personalbedarfsplanung

Qualitative Personalbedarfsplanung ermöglicht vorausschauendes Recruiting. Bild von ©Chaay_tee – de.fotolia.com

Qualität vor Quantität: Das richtige Personal ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Im Betrieb sollte stets dafür gesorgt sein, dass die anfallenden Arbeiten von den passenden Mitarbeitern ausgeführt werden.

Gerade im digitalen Zeitalter verändern sich Anforderungen an Ihre Mitarbeiter überraschend schnell – Und damit auch der Personalbedarf. Sicher möchten auch Sie, dass die richtigen Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sind. Dies zu erreichen, ist gar nicht so schwer: Planen Sie Ihren Personalbedarf, indem Sie regelmäßig qualitative Personalbedarfsplanungen durchführen. Wie dies abläuft und welche Aspekte Sie genauer beleuchten sollten, verrät Ihnen dieser Beitrag.

 

Qualitative Personalbedarfsplanung – Gold wert für Ihr Unternehmen!

Ihr Personalbedarf im Unternehmen setzt sich aus zwei wesentlichen Komponenten zusammen: Zum einen ist relevant, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten. Schließlich sollen alle Posten ausreichend gedeckt sein und die Aufgaben in einem bestimmten Umfang mit einem bestimmten Tempo bearbeitet werden. Zum anderen ist aber auch von entscheidender Bedeutung, welche Qualifikationen die jeweiligen Mitarbeiter mitbringen. Hier kommt der qualitative Personalbedarf ins Spiel: Er leitet sich aus den Aufgaben der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ab und legt fest, welche Fähigkeiten im Unternehmen erforderlich sind.

Sie legen mit dem qualitativen Personalbedarf also den zukünftigen Bedarf an qualitativen Kenntnissen fest.

Doch Achtung: Im Gegensatz zur quantitativen Personalbedarfsplanung handelt es sich hier nicht um eine genau berechenbare Größe, sondern eher um eine Überlegung, die höchstens geschätzt werden kann. Statt Rechnungen durchzuführen, halten Sie sich an Leitfragen und ziehen daraus die Schlüsse für Ihren Betrieb.

Warum sollten Sie eine solche Analyse durchführen?

Sie als Geschäftsführer sollten eine optimale Personaldeckung sichern. Wenn Sie regelmäßig eine Personalbedarfsermittlung durchführen, können Sie das Potenzial Ihres Unternehmens optimal ausschöpfen.

Es ist hierbei allerdings nicht sinnvoll, für viele Jahre im Voraus zu planen: Ihre Planung fällt dann unpräzise aus. Viel besser ist es, beispielsweise eine Analyse für das kommende Jahr durchzuführen. So können Sie aktuelle Faktoren mit berücksichtigen. Halten Sie den Horizont also in einem überschaubaren Rahmen – Wenn Sie zu weit in die Zukunft blicken, haben Sie davon letztendlich weniger.

 

Die Kernaspekte der qualitativen Personalbedarfsplanung

Aufgaben
Welche Aufgabenfelder sind in Ihrem Betrieb zentral? Ohne die Aufgabenfelder festzulegen, können Sie nicht nach den gewünschten Qualitäten suchen. Erstellen Sie sich also eine Übersicht mit den Tätigkeiten, von denen ausgehend Sie die Fähigkeiten ermitteln können.

Kompetenzen
Im Zentrum Ihrer Überlegungen sollten die Kompetenzen der Mitarbeiter stehen. Entscheidend ist hierbei natürlich die fachliche Eignung der Mitarbeiter, schließlich sollen die Aufgaben in Ihrem Betrieb angemessen ausgeführt werden können. Doch nicht nur das ist maßgeblich für den Personalbedarf, nicht zu unterschätzen …

… sind auch die übrigen Fähigkeiten.
Welche Skills sind für die Arbeit in Ihrem Unternehmen bedeutend? Nehmen Sie nicht nur die Hard Skills – also fachliche Qualifikationen – in den Blick, sondern beachten Sie auch die sogenannten Soft Skills: Welche sozialen und persönlichen Fähigkeiten und Merkmale sind für die Arbeit relevant? Gehen Sie dabei von Ihrem bestehenden Team aus: Welche Charaktere brauchen Sie, um Ihr Kollegium ideal zu ergänzen?

Legen Sie vor der genauen Auseinandersetzung fest, was das Ziel Ihres Unternehmens ist – Ihre Unternehmensstrategie bildet eine Basis für alle folgenden Überlegungen. Berücksichtigen Sie bei der Personalbedarfsplanung auch betriebsinterne Planungen, die in Zukunft Veränderungen mitbringen, um möglichst vorausschauend zu planen. In einigen Abteilungen könnten künftig andere Fähigkeiten gefragt sein, als es momentan der Fall ist.

 

Schlüsselfragen zur qualitativen Personalbedarfsplanung

Die qualitative Bedarfsplanung umfasst ein sehr breites Feld und scheint wenig strukturiert. Wir stellen Ihnen deshalb die folgenden Leitfragen zur Verfügung, die Ihnen die Personalbedarfsplanung erleichtern sollen.

Der Ist-Zustand: An welchen Stellen ist Ihr Unternehmen ausbaufähig?

Schauen Sie sich als Erstes Ihr bestehendes Personal an. Denn nur aufbauend darauf ergibt eine Personalbedarfsplanung Sinn. Die aktuellen Mitarbeiter bilden schließlich den Ausgangspunkt für Ihren zukünftigen Personalbedarf.

Welches sind die Qualifikationen und Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter mitbringen? Welche Skills steigern die Produktivität im Unternehmen am stärksten? Und mindestens genauso wichtig: Welches Know-how fehlt in Ihrem Team noch?

Wie kann das bereits bestehende Personal gefördert werden?

Ihr Unternehmen kann optimiert werden – fangen Sie also zunächst in den eigenen Reihen an: An welchen Stellen können Sie die Qualität Ihres Teams weiter steigern? Denken Sie über Weiterbildungen und Schulungen nach. Denn bevor Sie neues Personal einstellen und damit auch neue Personalkosten aufkommen, sollten Sie sich fragen, ob die Anforderungen nicht auch durch internes Personal erfüllt werden könnten.

Welches Know-how brauchen Sie in Ihrem Unternehmen?

Die wohl zentralste Frage des qualitativen Personalbedarfs ist natürlich die Frage nach der Qualität. Legen Sie genau fest, welche Qualifikationen und Fähigkeiten Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Welche Kenntnisse sind Grundvoraussetzung? Welche Skills sind wünschenswert und könnten Ihr Team noch weiter voranbringen?

Wo sollen welche Kompetenzen zum Einsatz kommen?

Es reicht nicht aus, die Gesamtheit aller benötigten Fähigkeiten zu kennen. Sie müssen auch wissen, an welchen Stellen diese einzusetzen sind. Wo kann das Potenzial voll ausgeschöpft werden? Welche Abteilungen sind qualitativ noch ausbaufähig? Bündeln Sie zum Beispiel bestimmte Bereiche zu Kompetenzzentren, um Ihren Personalbedarf für sich noch übersichtlicher zu handhaben.

Vergessen Sie aber nicht, dass Kernkompetenzen nie an nur einem Mitarbeiter hängen sollten: Wenn eine Person krank wird, sollte die jeweilige Abteilung trotzdem funktionieren können. Die Kompetenzen sollten im Idealfall in den Abteilungen ausbalanciert sein.

Welche Kenntnisse sind in Ihrem Betrieb nicht mehr nötig?

Es bringt Sie ein gutes Stück weiter, zu wissen, welche Fähigkeiten Sie suchen. Doch fast genauso bedeutsam ist die Frage: Welche Fähigkeiten suchen Sie nicht? Gibt es Kenntnisse, die aufgrund der Entwicklung der Struktur Ihres Unternehmens schlichtweg nicht mehr notwendig sind?

Durch den stetigen Wandel – vor allem in technischer Hinsicht – verändern sich Arbeitsbedingungen rapide. Welche neuen Programme und Möglichkeiten gibt es? Mithilfe welcher Neuerung könnten Arbeitsabläufe noch zielgerichteter vonstattengehen? Zukünftige Mitarbeiter müssen andere Anforderungen erfüllen als bisher. Halten Sie die Augen offen, um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.

 

Und nach all den Fragen …

… vergleichen Sie den Ist-Zustand mit Ihren Vorstellungen für die Zukunft. Liegt dazwischen eine große Diskrepanz vor? Dann sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Pläne verwirklichen können.

Ergreifen Sie Maßnahmen!

Diese Möglichkeiten haben Sie, wenn Sie feststellen, dass Ihr Personal qualitativ noch ausbaufähig ist.

1. Weiterbildungen

Wenn möglich, sollten Sie als erste Maßnahme passende Schulungen für bestehende Mitarbeitern einsetzen. Vor allem im Hinblick auf die Digitalisierung ist Weiterbildung oftmals sinnvoll. Wenn ein akuter Personalmangel vorliegt, ist dies natürlich nicht die alles rettende Lösung. Rein qualitativ können Weiterbildungen aber Großes erzielen. Hierzu fallen auch keine neuen Personalkosten an.

2. Stellen Sie neues Personal ein

Fehlt Ihnen tatsächlich Personal mit dem nötigen Know-how, sollten Sie neues Personal mit ins Boot holen. Halten Sie Ausschau nach genau den Kandidaten, die die Stellen optimal besetzen können.

Eine qualitative Personalbedarfsplanung allein führt Sie natürlich nicht zur optimalen Stellenbesetzung: Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ist entscheidend. Führen Sie daher unbedingt regelmäßig quantitative Personalbedarfsermittlungen durch, um einem Personalmangel oder -überschuss vorausschauend vorzubeugen.

3. Sollten Sie Mitarbeiter versetzen?

Ziehen Sie in Betracht, Ihr Personal innerhalb des Betriebes zu versetzen: Wenn Sie hochqualifiziertes Personal einstellen, kann eine Versetzung von bestehendem Personal sinnvoll sein. Vor derartigen Maßnahmen sollten Sie sich nicht scheuen, wenn es um die Optimierung Ihres Unternehmens geht.

Doch die Frage ist: Wie finden Sie dieses hoch qualifizierte, passende Personal?

Erstellen Sie zunächst einmal Anforderungsprofile, die konkrete Anforderungen für einzelne Stellen festlegen, und begeben Sie sich dann auf die Suche. Wo sollten Sie anfangen?

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Noch übersichtlicher wird die Suche mithilfe sogenannter Matching Scores: Eine Prozentzahl, die direkt angibt, inwiefern der jeweilige Bewerber in Ihr Unternehmen passen würde. So können Sie ohne große Mühe eine engere Auswahl treffen und gezielter nach passendem Personal suchen.

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