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Software für Personaldienstleister: Lohnt sich die Investition betriebswirtschaftlich?

Software für Personaldienstleister Rentabilität

Wichtige strategische Entscheidung: Kann sich die Investition und die Umstellung auf Software für Personaldienstleister rentieren? Bild von ©Sergey Nivens – de.fotolia.com

Keine Zeit für die wichtigen Dinge. Immer wiederkehrende, lästige Profilerstellung. Stress und Papierkram. Planlosigkeit. Dieses Chaos herrscht bei vielen Personaldienstleistern. Sie und Ihre Mitarbeiter verbringen so viel Zeit damit, jedes einzelne Profil der Kandidaten aufzubereiten und zu strukturieren: Betriebswirtschaftlich geht es damit oftmals ins Minus.

Das mühselige Aufbereiten von Kandidatenprofilen soll ein Ende haben. Sie sind sich sicher: Sie würden Ihre Arbeit gerne mit einer Software bereichern, aber Sie zögern wegen des Kostenfaktors? Wenn Sie sich fragen, ob sich der Einsatz von Recruiting- und HR-Softwares in Ihrem Unternehmen lohnt, dann sind Sie hier an der richtigen Stelle! Wir zeigen Ihnen, ob eine Software-Lösung die Investition tatsächlich wert ist.

 

Erst einmal: Welche Softwares gibt es für Personalvermittler?

Im Bereich der Recruiting-Softwares gibt es ein breites Angebot an Diensten, die Sie bei der Arbeit unterstützen sollen. Von CV-Parsern über Profildesigner und Bewerbermanagement-Softwares bis hin zu ausgefeilten CRM-Systemen gibt es auf dem Markt eine große Auswahl an Softwares, die Ihnen behilflich sein könnten. Im besten Falle sollte die passende Software Sie rundum bei allen nötigen Arbeiten in Ihrem Unternehmen unterstützen. Das führt uns zu der Frage:

 

Welche Funktion hat eine Software-Lösung in einem Unternehmen?

Im Allgemeinen soll eine entsprechende Software wiederkehrende Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter wieder auf andere Aufgaben fokussieren können und dem Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bringen.

Sie würden gerne die Vorteile und die Mühelosigkeit austesten, doch sind besorgt, dass sich kostenpflichtige Softwares für Sie nicht rentieren?

Im Folgenden werden wir die Frage beantworten, ob sich eine Software-Lösung für Sie als Personaldienstleister tatsächlich lohnt: Dazu vergleichen wir die aufkommenden Kosten mit und ohne Software.

 

Welche Kosten stecken wirklich in der Bearbeitung Ihrer Profile?

Die Erstellung und Aufbereitung Ihrer Profile wird durch den enormen Zeitaufwand sehr teuer. Als Beispiel zeigen wir Ihnen, welche Kosten für Sie von Bewerbungseingang bis zu der erfolgreichen Vermittlung durchschnittlich entstehen, wenn Sie kein System nutzen.

Gehen wir einmal davon aus,

  • dass bei Ihnen als Personaldienstleister zehn Bewerbungen pro Woche von Kandidaten eingehen
  • dass Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt 18 € für eine Stunde Arbeit erhalten

Nun gilt es also, die Bearbeitungskosten für eine Woche zu berechnen.

 

In dem Bearbeitungsprozess sind drei Schritte notwendig:

1) Sie müssen die Bewerbung erst einmal abspeichern und hinterlegen.
2) Diese Bewerbung müssen Sie anschließend aufbereiten und in das entsprechende Lebenslaufdesign bringen. Allein dieser Vorgang ist mit 20-40 Minuten besonders zeitintensiv und kostet Sie dementsprechend viel Geld.
3) Sie müssen in Ihrer Datenbank Kandidaten für eine offene Stelle heraussuchen und die Profile an Unternehmen verschicken.

Schon einzig der Prozess der Formatierung nimmt also oftmals über eine halbe Stunde in Anspruch. Der Zeitaufwand variiert natürlich je nach Umfang und Schwierigkeitsgrad des Kandidatenprofils und kann sich deshalb vereinzelt sogar auf eine ganze Stunde Arbeit belaufen. Zusätzlich dazu muss schließlich noch der richtige Kandidat für die ausgeschriebene Stelle gefunden werden, was wiederum sehr viel Zeit frisst: Wenn die Kandidaten nicht systematisch in einer Datenbank hinterlegt sind, dauert es unglaublich lange, herauszufinden, welche Skills und Erfahrungen eine Person mitbringt.

 

Die Bearbeitungskosten für Ihre eingehenden Bewerbungen für eine Woche:

In unserer ersten Rechnung wenden Sie 20 Minuten für die Aufbereitung einer Bewerbung auf.

20 × 10 Bewerbungen = 200 Minuten Bearbeitungszeit

200 Minuten : 60 × 18 € Stundenlohn = 60 € Kosten für zehn Bewerbungen in der Woche

Wenden Sie 40 Minuten für die Bearbeitung einer Bewerbung auf, verdoppeln sich Ihre Kosten: Das sind für Sie fast 500 € im Monat – für zehn Bewerbungen pro Woche! Vergleichen wir diese Kosten einmal mit denen, die entstehen, wenn Sie eine Software-Lösung verwenden.

 

Spart Ihnen eine Software-Lösung bares Geld?

Eine geeignete Lösung ist darauf ausgelegt, die drei genannten Arbeitsschritte zu automatisieren.

Der erste Arbeitsschritt, also die Bewerbung abzuspeichern und zu hinterlegen, wird für Sie ganz einfach mit dem CV-Parsing beschleunigt. Der Lebenslauf des Kandidaten wird in das gewünschte Profil übertragen – hierzu wenden Sie viel weniger Zeit auf als bei der manuellen Bearbeitung. Sie müssen lediglich das richtige Profildesign in dem System hinterlegen. Die Erstellung eines Kandidatenprofils kann mit einer guten Software-Lösung überraschend einfach werden.

Durch granulare Profilsuche ist es möglich, viele verschiedene Filter zu setzen. Da alle Kandidaten bei dem Einlesen auch mit gewissen Verschlagwortungen und Fähigkeiten hinterlegt werden, können Sie innerhalb kurzer Zeit direkt den perfekten Mitarbeiter für eine Stelle finden.

Insgesamt ergibt sich von dem Eingang der Bewerbung bis zu der erfolgreichen Kandidatenvermittlung ein Zeitaufwand von nur maximal zehn Minuten. Berechnen wir einmal die Kosten auf eine Woche und einen Monat:

10 × 10 Bewerbungen pro Woche = 100 Minuten Bearbeitungszeit

100 Minuten : 60 × 18 € Stundenlohn = 30 € Kosten für zehn Bewerbungen pro Woche

Es sind also gerade einmal 120 € im Monat, die Sie für die Bearbeitung Ihrer Profile ausgeben müssen, wenn Sie die richtige Software nutzen. Wir erinnern uns: Bei manueller Bearbeitung der Kandidatenprofile liegt der Kostenfaktor bei bis zu 500 € im Monat.

 

Fazit: Lohnt sich der Einsatz einer Software-Lösung?

Definitiv!
Die Berechnung zeigt: Personaldienstleister, die manuell arbeiten, geben mindestens das Doppelte – manchmal auch das Vierfache – allein für die Bearbeitung der Kandidatenprofile aus. Mit einer Software sparen Sie sich also nicht nur den ärgerlichen, manuellen Aufwand, sondern machen zusätzlich sogar Profit durch die enorme Zeitersparnis!

Fassen wir einmal die Fakten und deren Konsequenzen zusammen: Mit einer passenden Software-Lösung geben Sie in den meisten Fällen nur halb so viel Geld für die Bearbeitung Ihrer Profile aus. Da eine einzelne Bearbeitung Sie jeweils weniger Zeit kostet, können Sie auch mehr Bewerbungen bearbeiten und mehr Kandidaten vermitteln. Also auch mehr Kunden überzeugen und mehr Kandidaten eine erfolgreiche Zukunft ermöglichen. Im Ganzen können Sie also an vielen Ecken sparen und das Maximum an Erfolg aus Ihrer Arbeit herausholen. Denn: Ihnen bleibt mehr Zeit für Ihr profitables Kerngeschäft, mit dem Sie Ihren Umsatz steigern!

Tipp: Mit der Software-Lösung Vitapio beispielsweise lassen sich viele HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen. Mit einem ausgereiften CV-Parsing, dem vielseitigen Profildesigner, der einfachen Profilsuche und einer übersichtlichen Datenbank können Sie Ihre Kandidatenvermittlung optimieren, Kunden überzeugen und obendrein bares Geld sparen! Vitapio ist schon ab 29 € monatlich erhältlich – Sie arbeiten mit der Software-Lösung also im Ganzen tatsächlich sehr günstig!

 

Diese Features erleichtern Ihre Arbeit!

  • einfaches Profilmanagement mit CV-Parsing, individuellen Profildesigns und -strukturen
  • Datenbank mit Tausenden hinterlegten Skills
  • spezialisierte Filter- und Sortierfunktion
  • passgenaue Matching Scores
  • schnelle Profilsuche
  • Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO
  • CRM-System mit Aktivitätenmanagement
  • cloud-basierte Multiplattformlösung

Mit Vitapio könnte Ihre Kandidatenvermittlung folgendermaßen aussehen:

Sie lassen die Daten aus den Lebensläufen Ihrer Kandidaten automatisiert in strukturierte Kandidatenprofile übertragen und bearbeiten diese dann nach Belieben. Sie setzen Akzente und Schwerpunkte, sortieren Inhalte nach Relevanz und passen das gewünschte Design an. Die Fähigkeiten der Bewerber setzen Sie mit Skill Levels in Szene. Per Link versenden Sie Ihre optimierten Kandidatenprofile datenschutzkonform an Ihre Kunden.

Bewerber, Kunden und Sie befinden sich gebündelt auf der cloudbasierten Multiplattformlösung, sodass alle Prozesse und Absprachen zwischen einander zentral ablaufen können. In der übersichtlichen Datenbank filtern Sie Bewerber ganz einfach und finden so den passenden Kandidaten für ausgeschriebene Stellen. All diese Möglichkeiten sorgen für ein optimales Zeitersparnis und besonders hohe Effizienz.

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