Personal Software: Diese Möglichkeiten können Sie heute nutzen

Der größte Wert eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Mit der richtigen Personal Software maximieren Sie diesen Wert. Bild von ©Prostock-studio – de.fotolia.com

Die Aufgaben eines Personaldisponenten sind komplex und vielschichtig: Sie stehen mit Bewerbern und Kunden in Kontakt, müssen die passenden Kandidaten für ausgeschriebene Stellen finden und die Profile Ihrer Bewerber angemessen aufbereiten. All diese aufwendigen Tätigkeiten kosten Sie manuell viel Zeit: Wie schön wäre es, wenn Ihnen ein geeignetes System unter die Arme greifen und Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen würde? Genau das kann eine passende Personal Software leisten. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie die richtige Software Abhilfe schaffen kann und Ihnen obendrein viel Zeit einspart.

Personal Softwares für Personaldienstleister?

Für die allermeisten Unternehmen ist eine Personal Software im Grunde ein System, das dabei hilft, das Personal eines Unternehmens zu verwalten. Relevante Informationen über die Mitarbeiter sind direkt auf einen Blick ersichtlich. Die typische Verwendung solch einer Software ist die Personalabrechnung. Doch es geht weit darüber hinaus: HR-Softwares im Personalmanagement umfassen häufig auch die Bereiche Recruiting, Controlling und Bewerbermanagement.

Doch Achtung: Was genau eine Personal Software leistet, hängt stark von ihrem Schwerpunkt ab.

Als Personaldienstleister liegt Ihr Fokus vielmehr auf der erfolgreichen Vermittlung Ihrer Bewerber. Sie benötigen bei einer HR-Software demnach eher Funktionen, die den Vermittlungsprozess als solchen vereinfachen. Sie suchen also: Ein System, das Sie bei Ihren Arbeiten unterstützt. Ein System, das Ihre Prozesse beschleunigt. Eines, das Sie von wiederkehrenden Aufgaben befreit und Ihnen Zeit spart.

Personal Software – Für wen ist sie geeignet?

Im Allgemeinen richten sich Personal Softwares an Unternehmen jeder Art. Besonders sinnig ist der Einsatz bei Unternehmen mit viel Personal, denn: Viel Personal bedarf viel Personalverwaltung.

Handelt es sich allerdings um Personaldienstleister, rentiert sich eine geeignete Software-Lösung schon bei kleineren, unbekannteren Unternehmen. Denn hier geht es weniger um das Personalmanagement, als um die Vermittlung Ihrer Kandidaten an sich. Mit einer Software-Lösung, die Ihre Vermittlungsprozesse strukturiert und beschleunigt, sparen Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens Zeit und Aufwand.

Diese Ziele sollten Sie verfolgen

Wenn Sie als Personaldienstleister eine Personal Software verwenden möchten, sollten Sie sich zunächst über Ihre persönlichen Ziele bewusst werden. Fragen Sie sich: Was möchten Sie mit einer Software erreichen? Sie möchten…

… Abläufe automatisieren und weniger Aufwand in Ihre Kandidatenvermittlung stecken.
… Ihre Arbeit bestmöglich strukturieren und stets über eine Übersicht verfügen.
… Prozesse beschleunigen und damit Zeit sparen.

Zeit zu sparen bedeutet für Sie, dass Sie diese an anderer Stelle sinnvoller nutzen können. Dies wiederum steigert Ihre Produktivität und damit auch Ihren Umsatz. Das klingt alles sehr vielversprechend, doch wie finden Sie nun die richtige Software? Die Auswahl an Lösungen ist groß – jetzt gilt es, richtig zu selektieren.

Diese üblichen Varianten gibt es

Viele Personaldienstleister erledigen ihre Aufgaben noch mit Programmen wie Excel, Outlook und Word, allerdings erweisen sich diese Varianten als eher ungeeignet. Denn solche Programme sind…

• unpräzise.
  Was Sie brauchen, ist eine Lösung, die Ihre Bedürfnisse abdeckt. Excel und Outlook sind nicht darauf ausgelegt, Personaldienstleister bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.
• unübersichtlich.
  Bei all den E-Mails, Tabellen und Dateien geht schnell der Überblick verloren. Zeitsparend ist das nicht.
• unsicher.
  Oftmals werden Dateien lokal auf lokalen Rechnern gespeichert. Diese Informationen können schneller verloren gehen, als Sie denken! Lokale Dateien sind weitaus mehr Gefahren ausgesetzt, als jene Informationen, die über eine flexible Cloud abgesichert sind.

Wenn Sie tatsächlich unterstützt werden wollen, kommen Sie um eine kostenpflichtige Premium-Variante nicht herum.

Premiumvarianten bieten mehr

Kostenpflichtige Personal Softwares stellen sich den Anforderungen der Nutzer: Je nach Schwerpunkt gibt es auf dem Markt passende Systeme, die Arbeitsabläufe automatisieren und Inhalte strukturieren. Für Sie als Personaldienstleister ist es von entscheidender Bedeutung, dass die jeweilige Software die einzelnen Schritte Ihrer Kandidatenvermittlung unterstützt und beschleunigt. Voraussetzungen für ein gutes System sind:

Ein treffsicheres CV-Parsing.
Der Kern einer geeigneten Lösung sollte die schnelle Erstellung von Kandidatenprofilen sein. Denn eine manuelle Erstellung nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Mit einem genauen CV-Parsing können Sie automatisiert Daten aus Bewerbungen in optimierte Profile überführen und damit viel Zeit sparen.

Ein vielseitiger Profildesigner.
Die Profile anzupassen und zu gestalten, kostet Sie im Normalfall ebenfalls viel Zeit. Mit Designvorlagen und weiteren Möglichkeiten zur Optimierung des Designs sind die Profile Ihrer Bewerber schnell versandbereit.

Eine feine Profilsuche.
Als überaus vorteilhaft erweist sich eine zentrale Datenbank, in der sämtliche Profile übersichtlich hinterlegt sind. Eine gute Software ermöglicht es Ihnen, Profile nach Kriterien zu filtern und so schnell die passenden Bewerber zu finden.

Diese sehr zeitsparenden Features sind das A und O einer Software für Personaldienstleister.

EXKURS: Warum Sie unbedingt ein Backup Ihrer Daten brauchen

Ihre Daten sind wertvoll – deshalb ist es für Sie unabdingbar, sie zu sichern. Falls Ihre Informationen verloren gehen sollten, können ungesicherte Informationen nur in den allerwenigsten Fällen rekonstruiert werden. Besonders Personaler wie Sie, die tagtäglich mit unzähligen Daten umgehen, sollten Daten per Backup sichern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten bei Verlust wiederherstellbar sind.

Anstatt Informationen lokal auf Ihren Endgeräten zu speichern und manuell ein Backup zu erstellen, bietet sich ein Cloud Backup an – ein übergeordneter Ort, an dem Ihre Daten sicher hinterlegt und jederzeit abrufbar sind. Im Falle eines Datenverlustes, zum Beispiel von wichtigen Bewerberdaten, können Sie die Informationen mühelos wiederherstellen.

Viele Premium Lösungen bieten Ihnen genau diese zentrale Datensicherung. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Personal Software also darauf, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, die Informationen als Backup in der Cloud absichert.

Welche Anforderungen eine gute Software Lösung für Personaldienstleister mindestens erfüllen sollte, ist nun geklärt – doch welche ist die passendste für Sie? Dieser Frage widmen wir uns im nächsten Abschnitt.

Die beste Variante ist also…?

Setzen Sie auf eine funktionsreiche, günstige Software, die exakt auf die Bedürfnisse von Personaldienstleistern ausgerichtet ist. Wir können Ihnen unsere Software-Lösung Vitapio empfehlen. Die cloudbasierte Multiplattformlösung kann Sie speziell bei Ihren Tätigkeiten als Personaler unterstützen: Von Profilerstellung bis -versand beschleunigt und vereinfacht die HR-Software Ihre Arbeitsprozesse und schafft Ihnen (wieder) eine Struktur im Unternehmen.

Das kann Vitapio!

Das System enthält die Grundfunktionen

• CV-Parsing
• Profildesigner
• Profilsuche

und bereichert Sie außerdem mit vielen weiteren Features:

• Datenbank mit Tausenden hinterlegten Skills
• spezialisierte Filter- und Sortierfunktion
• passgenaue Matching Scores
• CRM-System mit Aktivitätenmanagement
• zahlreiche Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO
  • automatisierte Einwilligungs-Mails
  • Profilversand per Link als Alternative zu E-Mails
  • Anonymisierung per Mausklick

Mit den vielfältigen Möglichkeiten greift Ihnen die HR-Software bei allen anfallenden Arbeiten unter die Arme. Das Ergebnis: Sie sparen Zeit und Aufwand, steigern Ihre Produktivität und damit auch Ihren Umsatz.

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