Software Personalvermittlung: Worauf es wirklich ankommt

In der Personalvermittlung kann Ihnen gute Software viel wiederkehrende Arbeit abnehmen. Was muss eine solche Lösung dafür liefern?

Sind Sie als Personaldienstleister sind mit der aufwendigen Personalvermittlung Ihrer Bewerber überfordert, da Ihnen schlichtweg die Zeit fehlt? Ihr Unternehmen arbeitet nicht effizient genug? Sie wollen sich von lästigen Aufgaben befreien und die Produktivität Ihrer Arbeit im Personalwesen mit einer Software steigern?

Dann sind Sie hier an der richtigen Stelle! Welche Anforderungen Sie an eine Software für den Vermittlungsprozess haben sollten und mit welcher Lösung Sie Ihre Arbeitsweise besonders effektiv gestalten, verrät Ihnen dieser Beitrag. Doch zunächst einmal:

Was ist eine Software für die Personalvermittlung?

Eine geeignete Software-Lösung dient der Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen im Personalwesen. Diese alltäglichen Arbeiten fallen Personaldienstleistern wie Ihnen ab einem bestimmten Zeitpunkt sehr zur Last – es bietet sich also an, sich diese Last mit einer Lösung von den Schultern zu nehmen, Abläufe zu automatisieren und obendrein massiv Zeit zu sparen.

Idealerweise unterstützt Sie eine passende Lösung mit folgenden Funktionen:

• CV-Parsing
  • Die Informationen aus den Lebensläufen Ihrer Bewerber können Sie automatisch in optimal strukturierte Profile übertragen. Nach dem Parsing müssen Sie nur wenige bis keine Nachbearbeitungen vornehmen.
• Profildesigner
  • Mit dem Designer passen Sie Kandidatenprofile individuell an, sodass Sie Unternehmen mit Ihren stilvollen Profilen überzeugen können.
• Profilsuche in der Datenbank
  • Mit Filter- und Sortierfunktionen können Sie Bewerber schnell in einer übersichtlichen Datenbank finden.
• CRM
  • Mit einem integrierten CRM-System können Sie Kundenbeziehungen aufbauen und verwalten. Solch ein System ermöglicht Ihnen stets einen Überblick über Ihre Arbeit.

Diese Vorteile bieten Personalvermittlungs-Software für Personaldienstleister

1) Produktivitätssteigerung – alltägliche Aufgaben werden einfach automatisiert erledigt!

Wenn Sie als Personaldienstleister eine Software für Ihre Personalvermittlung nutzen, wird Ihre Vermittlungsrate höher sein. Wieso? Das hat gleich mehrere Gründe:

• Mit Ihrer gewonnenen Arbeitszeit können Sie sich intensiver Ihren Bewerbern widmen. Diese können Sie dementsprechend individueller vermitteln. Die Chance, dass Sie passende Kandidaten an Unternehmen vermitteln, ist somit höher.
• Es unterlaufen Ihnen insgesamt weniger Fehler im Vermittlungsprozess.

Eine gute Software-Lösung kann Ihnen fast vollständig garantieren, dass Ihre Personalvermittlung ohne Missverständnisse und andere Fehler abläuft. Fehlerfreie Prozesse ziehen mehr erfolgreiche Vermittlungen geeigneter Fachkräfte mit sich. Selbst Personalern mit langjähriger Erfahrung und nötigem Know-how unterlaufen hin und wieder Fehler – lassen Sie stattdessen ein System die Abläufe automatisieren und arbeiten Sie auf diese Weise sicher und schnell.

2) Kümmern Sie sich um die einkommensproduzierenden Aktivitäten!

Mit der Nutzung eines passenden Systems können Sie Ihre Personalvermittlung optimieren, indem Sie an den richtigen Ecken sparen. Die lästige Profilaufbereitung wird überraschend einfach und Ihre Organisation sehr übersichtlich. So gewinnen Sie Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren: Der individuelle Kontakt mit den Bewerbern und die Vermittlung an passende Positionen. Auch hier gilt wieder: Sie können sorgfältiger und individueller auf Bedürfnisse von Bewerbern eingehen, persönlicher interagieren und schlussendlich passendere Kandidaten erfolgreich vermitteln.

3) Software-Lösungen für den Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kann besonders für Personaldienstleister wie Sie sehr gefährlich werden. Das liegt daran, dass Sie Tag für Tag mit sehr vielen sensiblen Informationen und Bewerberdaten umgehen und in zahlreiche Prozesse mit Bewerbern und Kunden involviert sind.

Und wie vorab erläutert: Missgeschicke passieren jedem Menschen selbst bei großer Sorgfalt – Sie riskieren Gesetzesverstöße und damit verbundene Strafen. Allein eine gute Software bringt Sie hier auf die sichere Seite und gewährleistet stets Ihre Datenschutzkonformität. Welche Funktionen im Einzelnen hilfreich sind, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Gestalten Sie diese Bereiche effizient mit einer Software-Lösung

Eine geeignete Lösung vereinfacht die gesamte Personalvermittlung. Besonders die Bereiche

• Bewerbereingang
• Profilerstellung
• Profilversand

stehen im Fokus und werden optimiert.

Bewerbereingang – Einfacher Start

Ein Kandidat sendet Ihnen seine Bewerbungsunterlagen zu – Und bereits bevor die eigentliche Vermittlung beginnt, unterstützt Sie eine gute Lösung. Als sehr praktisch erweisen sich Einwilligungs-Mails. Bei der eingehenden Bewerbung wird der Kandidat dank des Systems automatisiert gefragt, ob Sie seine persönlichen Daten für HR-Prozesse verwenden dürfen. Sie senden also automatisch eine Mail und erhalten wenig später die Einwilligung des Bewerbers zurück. Schon hier sparen Sie sich den Aufwand, jedem Bewerber manuell eine Mail zukommen zu lassen. Jetzt weisen Sie den Kandidat einem Ihrer Mitarbeiter zu und hinterlegen dies im System – so wird keine Dopplung mehr vorkommen und jeder Personaler arbeitet mit seinen zugewiesenen Bewerber.

Profilaufbereitung beschleunigen – Designs anpassen

Wenn Sie den Kandidaten nun an ein Unternehmen vermitteln wollen, müssen Sie natürlich zunächst das Profil erstellen und anpassen. Die Aufbereitung der Kandidatenprofile ist mit Abstand einer der zeitintensivsten und mühseligsten HR-Prozesse. Profile mit Word zu erstellen und das Layout manuell zu optimieren, kann für Sie sehr nervraubend sein. Es liegt also nahe, diesen Prozess mit einer Lösung zu erleichtern:

Alle Bewerberdaten des Kandidaten werden im CV-Parsing automatisiert an die richtige Stelle des Profildesigns geschoben, sodass – abgesehen von ein paar Ergänzungen – gar keine manuelle Aufbereitung mehr notwendig ist. Der CV-Parser der Software-Lösung erkennt im Vorgang direkt, wenn relevante Informationen in der Bewerbung eines Kandidaten fehlen. Lückenhafte Profile gehören somit der Vergangenheit an, stattdessen haben Sie strukturierte, vollständige Profile.

Das inhaltliche Gerüst des Profils steht. Nun gilt es, das Design der Bewerbung anzupassen. Eine gute Software-Lösung bietet Ihnen an dieser Stelle eine Auswahl an verkaufsstarken Profildesigns an. Sie können das Design dann nach Belieben gestalten und eigene Akzente setzen. Ist das System besonders vielseitig, lassen sich auch mehrere eigene Profildesigns hinterlegen. Mit diesen können Sie schnell auf kundenspezifische Anfragen reagieren.

Eine Zusatzfunktion ist die Profilanonymisierung: Per Mausklick können Sie alle personenbezogenen Daten verschwinden lassen, wenn Sie absolut auf Nummer sicher gehen möchten.

Profile mit Software-Lösungen einfach versenden

Versenden Sie die Profile Ihrer Bewerber immer noch auf herkömmliche Weise per Mail? Das kann für Sie verheerender sein, als Sie denken.

Die Problematik besteht nämlich darin, dass Ihr Kunde die Dokumente bei sich aufrufen und ausdrucken kann. Er verfügt dann über personenbezogene Daten des Kandidaten. Wenn dieser aber fordert, dass seine Bewerberdaten gelöscht werden, müssen Sie sicherstellen, dass sowohl Sie als auch alle anderen Beteiligten die Inhalte löschen. Alle Daten zurückzuverfolgen und zu löschen, ist für Sie extrem aufwendig und praktisch unmöglich.

Eine gute Lösung kann hier Abhilfe schaffen: Ein gutes System lässt Sie die Profile einfach per Link an das Unternehmen versenden. Der Kunde erhält eine Vorauswahl an möglichen Kandidaten. Hier können Sie einstellen, dass der Kunde die Profile zwar aufrufen, aber nicht downloaden kann. Das garantiert Ihnen totale Datensicherheit.

Die zweite Option lautet: Sie lassen die Bewerber direkt per Mail zukommen, falls das den Wünschen des Kunden entspricht. Hier stellt das System aber sicher, dass die Bewerberdaten wirklich anonymisiert wurden. Mit diesen Maßnahmen können Sie also Profile datenschutzkonform versenden.

Weitere nützliche Funktionen wären…

…eine Profilsuche. Mit granularen Filterfunktionen können Sie den perfekten Mitarbeiter finden. Sie können nicht nur nach persönlichen Angaben wie zum Beispiel dem Alter filtern, sondern auch nach spezifischen Fähigkeiten, zum Beispiel Hard- oder Soft Skills. Dadurch stellen Sie sicher, dass selbst schwierig zu besetzende Positionen mit dem möglichst besten Kandidaten besetzt werden.

…ein „Matching Score“. Diese Angabe hilft dann dabei, eine prozentuale Bewertung zu geben, inwiefern der Bewerber zum Kunden und Auftrag passt. 100 % bedeutet also eine völlige Übereinstimmung.

…Skill Level. Mit Einstufungen der Fähigkeiten des Kandidaten sehen Sie und der Kunde direkt, über welche Skills der Bewerber verfügt und wo seine besonderen Stärken liegen. Mit Skill Levels lassen sich Profile leicht vergleichen.

Nun wissen Sie es: Auf die erläuterten Dinge kommt es bei einer Software für Personalvermittler an.

Doch was fangen Sie mit diesen Informationen an? Sie sind auf einer Suche nach einer Lösung, die rundum alle Teilbereiche bedient und Ihnen die Personalvermittlung enorm vereinfacht? Dann können wir Ihnen unsere Software-Lösung Vitapio empfehlen.

Vitapio deckt alle genannten Anforderungen ab und bietet darüber hinaus noch mehr Vorteile für Sie. Die Lösung ist

• cloudbasiert. Sie haben jederzeit alle Daten griffbereit, sind flexibel, müssen das Programm nicht installieren und verfügen direkt über neueste Updates.
• leicht verständlich. Die Software-Lösung lässt sich intuitiv bedienen und bedarf keiner aufwendigen Einführung.
• eine Multiplattformlösung. Die Bewerber, Kunden und Sie befinden sich zusammen auf einer Plattform und können jederzeit den Stand der Dinge verfolgen. Die Kommunikation wird so erheblich vereinfacht.

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