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Bewerberdatenbank Software: So verwalten Sie Ihre Bewerber geschickt

Bewerberdatenbank Software

Mit der richtigen Bewerberdatenbank-Software verlieren Sie nie den Überblick über die Bewerbungen und treffen immer die richtige Auswahl. Hier erfahren Sie, was dafür wichtig ist. Bild von ©Elnur – de.fotolia.com

Viele Personaldienstleister kennen es: Sie erhalten eine Vielzahl an Bewerbungen und könnten theoretisch viele Bewerber an Unternehmen vermitteln. Doch eines steht dem Erfolg im Weg: Sie müssen mühselig nach den Bewerbern suchen, da Sie sie nicht in einem zentralen System verwalten. Für Sie wäre es sicherlich weitaus einfacher, Ihre Bewerber in einer geeigneten Bewerberdatenbank Software zu verwalten und die besten Bewerber schneller zu finden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr Bewerbermanagement mit einer Datenbank optimieren und welches System Sie dabei unterstützen kann.

 

Struktur schaffen mit Bewerberdatenbank Softwares

Eine Bewerberdatenbank ist ein zentraler Ort, an dem Sie als Personaldienstleister die Daten sämtlicher Bewerber hinterlegen können. Sie haben mit solch einem System also einen Überblick über alle aktuellen Bewerbungen Ihrer Kandidaten. Diese Zentralisierung macht das Bewerbermanagement Ihres Unternehmens erstaunlich einfach.

Mit einer geeigneten Bewerberdatenbank könnte Ihr Bewerbermanagement etwa so aussehen: Sie öffnen die Datenbank und sehen auf dem Bildschirm direkt alle Bewerber in einer Übersicht. Hier filtern Sie Bewerber nach bestimmten Kriterien und finden auf diese Weise die richtigen Bewerber für ausgeschriebene Stellen. Sie öffnen ausgewählte Profile, bearbeiten diese und versenden sie an Ihre Kunden.

Besonders für Personaldienstleister ist solch eine Datenbank von Bedeutung: Sie gehen Tag für Tag mit unzähligen Bewerberdaten um, die es zu verwalten gilt. Apropos Bewerberdaten…

 

Achtung beim Umgang mit personenbezogenen Daten!

Die aktuelle Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Bewerber im gesamten Vermittlungsprozess schützen. Das gilt selbstverständlich auch, wenn Sie eine Bewerberdatenbank verwenden. Die Masse an Daten muss datenschutzkonform verarbeitet werden. Passen Sie an dieser Stelle auf, denn ein falscher Umgang mit Bewerberdaten führt zu ernsthaften rechtlichen Problemen.

Fragen Sie nach einer Einwilligung

Bevor Sie und Ihre Mitarbeiter die Bewerbungen Ihrer Kandidaten verarbeiten, müssen Sie sich eine aktive Einwilligung einholen: Hier ist tatsächlich eine Unterschrift gefordert. Ein einfaches “Okay” reicht seit der Verschärfung der Verordnung im Mai 2018 nicht mehr aus.

Gewährleisten Sie Transparenz

Ihre Bewerber haben das Recht, jegliche Informationen zu dem Vermittlungsprozess zu erfahren. Sie sind dazu verpflichtet, einhundertprozentige Transparenz zu gewährleisten: Lassen Sie Ihre Bewerber wissen, welchen Unternehmen Sie zu welchem Zweck Zugriff auf Daten gewähren. Geben Sie an, was mit den Daten geschieht und für welchen Zeitraum Sie sie speichern.

Löschen Sie Bewerberdaten nach der Verwendung

Laut DSGVO sind Sie dazu verpflichtet, die Datensätze nach der Verarbeitung direkt und vollständig zu löschen. Ihnen können bei dem Vorgang zahlreiche Fehler unterlaufen! Seien Sie deshalb präzise und entfernen Sie die Daten sorgfältig aus Ihrer Datenbank. Eine manuelle Arbeitsweise würde an dieser Stelle weitaus mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine einfache, gezielte Suche in der Datenbank nach genau den Inhalten, die es zu löschen gilt.

Sie sehen: Der Umgang mit Bewerberdaten ist ein sensibles Thema, das insbesondere bei großen Mengen an Daten Ihre Aufmerksamkeit erfordert. In Ihrer Bewerberverwaltung sollten Sie also genau darauf achten, die Rechte Ihrer Kandidaten zu berücksichtigen. Achtung: Auch Kunden, die Zugriff auf Profile erhalten, müssen die Informationen umgehend aus ihren Programmen entfernen. Stellen Sie auch dies sicher. Eine geeignete Bewerbermanagement Software kann Ihnen dabei mit schützenden Maßnahmen helfen.

Doch kommen wir einmal zurück auf den Kern dieses Beitrages: Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen Bewerberdatenbanken bieten und auf welche Weise Sie Ihr Bewerbermanagement mit einer Software optimieren können.

 

Diese Vorteile bieten Ihnen Bewerberdatenbanken!

Übersichtlichkeit und Struktur

Der wohl wichtigste Aspekt einer Bewerberdatenbank ist die Übersichtlichkeit. Eine manuelle, unstrukturierte Arbeitsweise im Unternehmen raubt Ihnen sowohl Ihre Nerven als auch wertvolle Zeit. Ein übersichtliches System hingegen erweist sich als Essenz für erfolgreicheres Bewerbermanagement. Gerade Ihnen als Personaldienstleister kommt dies zugute, schließlich geht bei Ihnen eine große Masse an Bewerbungen ein, die es zu strukturieren gilt.

Schnelle Bewerbersuche

Eine fehlende Struktur wirkt sich auch negativ auf die gesamte Produktivität des Unternehmens aus: Sie verwenden bei manueller Arbeit viel zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Kandidaten. Setzen Sie deshalb auf eine strukturierte Datenbank, in der Sie mit passenden Filtern Bewerber schnell finden können. Dank Filterfunktionen nach einer Vielzahl von Skills können Sie also schneller die geeigneten Kandidaten an Unternehmen vermitteln und somit Ihre Produktivität und Ihren Umsatz steigern.

Ein Ort für alles

Mit der richtigen Datenbank wird Ihr Bewerbermanagement erheblich vereinfacht – Schon allein aus dem Grund, dass Sie sämtliche Daten an einem einzigen Ort abspeichern und verarbeiten können. Die lange Suche nach Dokumenten auf Ihren Rechnern hat auf diese Weise ein Ende.

Idealerweise ist dieser zentrale Ort eine übergeordnete Cloud, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter unabhängig von Ihrem Standort zugreifen können. Denn besonders flexibel und effizient wird Ihr Bewerbermanagement erst dann, wenn Sie Dateien nicht mehr lokal auf Endgeräten abspeichern müssen.

Solch eine Bewerberdatenbank scheint die perfekte Lösung für Sie zu sein – doch ist das wirklich so? Es muss doch auch eine Kehrseite der Medaille geben, oder? Widmen wir uns also einmal dieser Frage:

 

Kann solch ein System auch Nachteile haben?

Was den meisten Menschen zu dieser Frage einfallen würde, ist der Kostenfaktor. Viele fragen sich, ob sich die Investition in eine Software für sie lohnt. Dazu gibt es Folgendes zu sagen:

Investieren lohnt sich – vor allem, wenn Sie der Sache Zeit geben. Bei der Einführung eines Systems für Ihr Bewerbermanagement entstehen für das Unternehmen natürlich Kosten. Doch schon nach kurzer Zeit werden Sie feststellen, dass Sie insgesamt Geld sparen, da Sie und Ihre Mitarbeiter produktiver arbeiten können.

Zwar könnten Sie auch übliche Programme wie zum Beispiel Excel verwenden, doch hier wird schnell klar: Sie brauchen ein System, das an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Eine Lösung, die Sie nach zahlreichen Kriterien filtern und so effizienter Talente vermitteln lässt.

Ein gutes System rentiert sich also für Sie, wenn Sie eines wählen, das Sie speziell bei Ihren Arbeiten unterstützt.

Sie arbeiten bereits mit einer Software, möchten aber zu einer effizienteren Bewerberdatenbank wechseln?

Bei den meisten Softwares können Sie Ihre bestehenden Inhalte ganz einfach in die Cloud importieren. Ihre Daten gehen also auch bei einem Wechsel nicht verloren oder müssen mühselig übertragen werden. Gute Bewerbermanagement Systeme bieten Ihnen außerdem ein Backup für Ihre Daten, sodass Sie Informationen auch im Falle eines Verlustes rekonstruieren können.

Es ist ganz offensichtlich: Bewerberdatenbank Softwares haben klare Vorteile für Sie. Der Einsatz einer zentralen Datenbank gibt Ihnen die Möglichkeit, mit der Einrichtung einer Struktur in Ihrem Unternehmen die Produktivität anzukurbeln.

 

Fazit: Nutzen Sie eine Bewerbermanagement Software!

Bewerbermanagement Softwares unterstützen Sie mit einer zentralen Datenbank dabei, Ihre Bewerber übersichtlich im System zu verwalten. Mit granularen Filterfunktionen können Sie Bewerber leicht vergleichen und die Richtigen finden. Da Ihr Arbeitsfeld als Personaler weitaus vielschichtiger und komplexer ist und Sie zur Optimierung Ihrer Prozesse weitere Funktionen benötigen, empfehlen wir unsere Software-Lösung Vitapio.

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Ein genauer CV-Parser überführt die Daten aus den Lebensläufen Ihrer Kandidaten automatisch in Profile, die Sie im Anschluss nach Belieben bearbeiten können. Die langwierige Nachbearbeitung von Bewerberprofilen entfällt damit. Mit dem automatisierten CV-Parsing sparen Sie enorm Zeit ein.

Selbstverständlich fungiert auch Vitapio als Bewerbermanagement-Software mit einer übersichtlichen Datenbank: Mit über 7000 hinterlegten Skills können Sie Kandidaten schnell selektieren. Filtern Sie nach Fähigkeiten, Qualifikationen oder Projekten.  Sie können Ihre Bewerber somit schnell vergleichen und die passenden Kandidaten an Ihre Kunden vermitteln.

Für die Gestaltung können Sie entweder optimierte Vorlagen verwenden oder Ihrer Kreativität freien Lauf lassen – Überzeugen Sie Ihre Kunden mit strukturierten, gehaltvollen Profilen.

Die Lösung funktioniert cloud-basiert und bringt als Multiplattform-Lösung Bewerber, Kunden und Sie an einen zentralen Ort. Kommunikationswege werden erstaunlich kurz, Prozesse und Absprachen laufen reibungsloser ab.

Es wird deutlich: Mit der Lösung können Sie effizienter arbeiten, indem Sie Ihre gewonnene Zeit sinnvoll investieren. Steigern Sie auf diese Weise die Produktivität Ihres Unternehmens und damit auch Ihren Umsatz!

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