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Personalauswahlverfahren: Diese Verfahren lieben Bewerber

Personalauswahlverfahren für gute Candidate Experience

Mit einigen Personalauswahlverfahren machen Sie sowohl die Kandidaten, als auch Ihr Unternehmen glücklich. Bild von ©NicoElNino – de.fotolia.com

Während der Personalbeschaffung stehen Sie als Recruiter früher oder später vor einer gewaltigen Herausforderung: Die Auswahl des besten Bewerbers. Diese ist schwer, denn innerhalb kurzer Zeit müssen Sie die Kandidaten kennenlernen, persönlich und fachlich einschätzen und sich dann objektiv entscheiden. Doch nicht nur das: Gleichzeitig müssen Sie dafür sorgen, dass die Berwerber die Personalauswahl angenehm finden, sodass in dieser kritischen Phase nicht die Candidate Experience leidet. Wie das gehen soll? Indem Sie die richtigen Auswahlverfahren auf die richtige Weise anwenden. In diesem Artikel erfahren Sie genau, wie das funktioniert, und sind danach bereit, für jeden Kandidaten einen positiven Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen zu schaffen. Lesen Sie jetzt, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Verfahren haben und wie Sie mit ihnen Erfolg in der Auswahl haben!

 

Personalauswahl: Die Phase der Entscheidung

Die Bewerbungen sind bei Ihnen eingegangen und jetzt müssen Sie auswählen. Doch wie gehen Sie diese Phase an? Welche Auswahlverfahren sind sowohl für Kandidaten angenehm als auch für Ihr Unternehmen effektiv? Das Ziel ist es, einen Prozess zu gestalten, bei dem Sie den besten Jobanwärter ausmachen können und ihnen gleichzeitig eine positive Candidate Experience bieten.

Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es eine Reihe an Auswahlverfahren, die Sie nutzen können. Die fünf verbreitetsten sind:

  • Automatische Vorauswahl
  • Persönliches Vorstellungsgespräch
  • Telefoninterview
  • Video-Interview
  • Assessment-Center

Doch wie schneiden diese Möglichkeiten in den beiden Kategorien Candidate Experience und Auswahlgenauigkeit ab?

 

Die richtige Vorauswahl treffen

Wenn die Recruiting-Maschinerie einmal läuft, müssen sich Recruiter durch die Früchte ihrer Arbeit wühlen. Fast 2.500 Bewerbungen erhalten HR-Professionals im Durchschnitt in einem Jahr. Das sind immerhin knapp 15 Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle.

Diese alle zu lesen und bis ins Detail zu vergleichen, dazu hat kein Recruiter der Welt die Zeit. Stattdessen bietet es sich an, durch ein System eine automatische Vorauswahl treffen zu lassen. Dieses filtert all die Bewerbungen heraus, die sowieso keine Chance auf ein Bestehen hätten. Dadurch werden Sie nicht mit diesen belästigt und können sich stattdessen auf die qualifizierten Bewerbungen konzentrieren und diese gewissenhafter prüfen.

 

Wie kann das aussehen?

Am simpelsten lässt sich solch eine Software bei einem Online-Bewerbungsformular anwenden. Dort können Sie dem System einfach befehlen, alle Einsendungen auszusortieren, bei denen einige oder bestimmte Felder nicht ausgefüllt wurden.

Eine weitere, fehleranfälligere Option besteht darin, die Bewerbungen nach bestimmten Schlüsselwörtern abzusuchen. So können Sie sich der Bewerbungen entledigen, die beispielsweise keinen “Master of Engineering” beziehungsweise “M. Eng.” enthalten, obwohl das eine der Jobvoraussetzungen in der Ausschreibung war.

 

Und was halten die Kandidaten davon?

Überraschenderweise sehen viele Bewerber eine automatische Vorauswahl positiv. Das fand die Universität Bamberg in ihren Recruiting Trends 2018 heraus.

  • Mehr als ein Drittel findet diese Methode gut
  • 44,2 Prozent glauben, dass die Rekrutierung dadurch diskriminierungsfreier wird
  • Und über die Hälfte glaubt, dadurch schneller eine Rückmeldung zu erhalten.

Beachten Sie den letzten Punkt: Mit einer automatischen Vorauswahl können Sie den aussichtsreichen Aspiranten nach kürzester Zeit vom System mitteilen lassen, dass diese die erste Auswahlrunde geschafft haben.

Doch nicht nur das: Zusätzlich lassen Sie die aussortierten Kandidaten nicht unnötig lange warten, was diese zufriedenstellt, obwohl sie den Job nicht bekommen.

Pro-Tipp: Warten Sie mit Ablehnungen. Wenn Sie ein automatisiertes System zur Vorauswahl verwenden, sollte es Ablehnungs-Antworten erst nach 24-48 Stunden versenden. Ansonsten hat der Kandidat das Gefühl, Sie hätten sich seine Bewerbung gar nicht angesehen (auch wenn es stimmt). Nach etwas Wartezeit fühlt er sich hingegen mehr wertgeschätzt.

Die automatische Vorauswahl reduziert also nicht nur erheblich den Arbeitsaufwand, sodass Sie sich mehr auf die guten Bewerbungen konzentrieren können. Zusätzlich kommt dieses Prinzip auch bei den Bewerbern gut an. Voraussetzung ist dafür allerdings ein modernes Bewerbermanagement-System.

Ab hier haben Sie also nur noch qualifizierte Bewerbungen vor sich. Wie gehen Sie weiter vor?

 

Diese Personalauswahlverfahren sorgen für die beste Candidate Experience

Hier sehen Sie die Zufriedenheit der Kandidaten mit den anderen vier Methoden zur Bewerberauswahl, ermittelt durch die Macromedia Hochschule München:

Statistik Nutzung und Beliebtheit Personalauswahlverfahren

 

Immer noch ganz vorne: Das persönliche Vorstellungsgespräch

Sowohl bei Unternehmen als auch bei Kandidaten schneidet das Vorstellungsgespräch mit Abstand am besten ab. Das liegt unter anderem daran, dass der Großteil der Bewerber während des Bewerbungsgesprächs das zukünftige Team kennenlernen möchte.

Daraus ergibt sich für Sie als Recruiter eine große Verantwortung. Wenn in dem Interview eine kühle, verkrampfte Atmosphäre herrscht, wird der Bewerber es sich zweimal überlegen, ob er wirklich bei Ihnen arbeiten möchte. Immerhin hat das Arbeitsklima für viele von ihnen eine entscheidende Bedeutung.

Versuchen Sie also, möglichst viel Anspannung aus der Luft zu nehmen, indem Sie mit lockerem Small Talk beginnen. Insgesamt sollte das Vorstellungsgespräch weniger wie ein Interview wirken (Sie fragen, der Kandidat antwortet) und mehr wie ein normales Gespräch. Erzählen Sie dafür ein wenig vom Unternehmen und von sich und sorgen Sie dafür, dass auch der Bewerber Fragen stellt beziehungsweise den Raum dafür bekommt.

Auf diese Weise ergibt sich eine Win-win-Situation: Sowohl Bewerber als auch Recruiter können das Gegenüber im persönlichen Aufeinandertreffen besser kennenlernen und einschätzen, als es bei anderen Optionen der Fall ist. Vor allem wie sehr der Kandidat zur Kultur des Unternehmens passt, lässt sich nur so herausfinden.

 

Video- und Telefon-Interview: Potente Alternative?

Die weniger gemochte Variante des Vorstellungsgesprächs, das Video-Interview, wird über die Jahre hinweg immer populärer, da keine Präsenz vor Ort erforderlich ist. Dafür fehlt Ihnen aber auch der persönliche Kontakt. Insofern bietet es sich an, wenn Ihr Team dezentral oder breit aufgefächert operiert, womöglich über Landesgrenzen hinweg.

Doch warum ist das Video-Interview so viel unbeliebter als die Telefon-Version, wo doch ein Telefonat noch unpersönlicher ist? Das liegt daran, dass Telefoninterviews in der Regel bloß eine weitere Vorauswahlrunde bilden. Bevor man die Kandidaten extra anreisen lässt, will man zumindest einmal mit ihnen geredet haben. Das begrüßen auch die Bewerber, weil es ihnen und dem Unternehmen Aufwand sparen kann und eine genauere Auswahl ermöglicht.

Das Video-Interview wird jedoch nicht als Ergänzung, sondern als Alternative zum Vorstellungsgespräch herangezogen. Und das geht häufig zulasten der Candidate Experience.

 

Assessment-Center in der Personalauswahl?

Grundsätzlich bedeutet das Assessment-Center für den Bewerber erheblichen Mehraufwand. Anders als beim klassischen Bewerbungsgespräch muss er hier häufig einen ganzen Tag einplanen und steht unter höherem Druck. Auf der anderen Seite bietet ihm das Assessment-Center die Möglichkeit, sich in dem zu beweisen, was er am besten können sollte – seiner Arbeit.

Außerdem lassen sich die Kandidaten hier am besten auf ihren Cultural Fit zum Unternehmen überprüfen. Wie gut passen die Bewerber in die Arbeitsabläufe und das Team? Im Assessment-Center finden Sie es heraus.

Insgesamt ist der Aufwand für Sie und Ihre Bewerber höher, dafür profitieren Sie jedoch von der bestmöglichen Auswahl. Nicht ohne Grund ist das Assessment-Center also in vielen, vor allem größeren Unternehmen, wichtiger Bestandteil des Recruiting-Prozesses.

Wie viele Bewerbungsrunden sind angebracht?

Bei 87 Prozent der Unternehmen gibt es zwei oder drei Auswahlrunden. So viele sind auch die meisten Kandidaten bereit zu absolvieren. Mehr Auswahlrunden sind nur in den seltensten Fällen angebracht und können der Candidate Experience massiv schaden. Zu wenig Runden sind jedoch auch nicht gut. Wenn Sie lediglich eine Auswahlrunde haben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, die falsche Wahl zu treffen – und das macht Sie sowie die Bewerber unglücklich.

 

Fazit Personalauswahl: So treffen Sie die richtige Entscheidung

1. Bereiten Sie den Kandidaten vor. Dieser Punkt ist vielleicht einer der wichtigsten für die Candidate Journey! Bewerber bewerten ihre Candidate Experience deutlich besser, wenn sie vor dem Bewerbungsgespräch eine detaillierte Agenda zum Ablauf des Gesprächs erhalten. Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, und nimmt ihnen das Gefühl, vollkommen unwissend in die Vorstellung zu gehen.

Informieren Sie den Kandidaten außerdem vor der Auswahlrunde über die Personen, die am Gespräch teilnehmen, und über deren Hintergründe. Das beseitigt einen Teil der Anspannung, mit Unbekannten zu reden. Beide Maßnahmen geben dem Jobanwärter zudem das Gefühl der Wertschätzung (welches fast im Alleingang über eine gute oder schlechte Candidate Experience entscheidet).

2. Persönlich ist immer noch am besten. Das klassische Vorstellungsgespräch kommt bei Bewerbern immer noch am besten an. Wenn ein Kandidat jedoch eine lange Anreise hat, sollten Sie auch die Möglichkeit eines Video-Interviews in Betracht ziehen. Telefoninterviews können Sie in einer vorgezogenen Auswahlrunde einsetzen, um das Feld weiter auszudünnen. Insgesamt sollten es nicht mehr als drei Auswahlrunden sein.

Eine besonders positive Candidate Experience erreichen Sie, indem Sie dem Bewerber im Zuge des Vorstellungsgespräches die Räumlichkeiten und das Gelände des Unternehmens zeigen. Stellen Sie ihn zudem seinen zukünftigen Mitarbeitern vor.

3. Seien Sie pünktlich. Versuchen Sie unbedingt, den vorher mitgeteilten Zeitrahmen einzuhalten! Ansonsten fühlt sich der Bewerber nicht wertgeschätzt und zieht nicht selten seine Bewerbung zurück.

4. Informieren Sie die Bewerber über die nächsten Schritte. Sagen Sie dem Bewerber, wie es jetzt intern und für ihn weitergeht. Geben Sie erneut eine Einschätzung, wie lange es dauern wird, bis er erneut von Ihnen hört. Teilen Sie ihm außerdem mit, auf welche Weise Sie sich melden werden, um die Entscheidung zu verkünden.

5. Bieten Sie sofort Feedback an und holen Sie welches ein. Wenn der Kandidat dies wünscht, sollten Sie ihm noch während der jeweiligen Auswahlrunde eine Rückmeldung geben. Teilen Sie ihm hier ehrlich mit, wie sehr er Ihrer Meinung nach zum Job und zum Unternehmen passt. Gleichzeitig können Sie auch nach Feedback zum bisherigen Auswahlverfahren fragen.

6. Nutzen Sie eine Bewerbermanagement-Software. Mit der richtigen Software-Lösung haben Sie es während der Personalauswahl deutlich einfacher. Eine solche Lösung ist Vitapio. Sie vereinfacht Ihnen die enorm wichtige Bewerber-Kommunikation und die Verwaltung der Kandidaten.

Das Gute: Sie haben alle Daten eines Bewerbers in einem zentralen Profil zur Verfügung. Änderungen können Sie in Echtzeit hinzufügen. Somit können Sie während des Vorstellungsgespräches Informationen ergänzen oder verändern. Sie schaffen damit ohne Mehraufwand ein rundum vollständiges Profil des Kandidaten. Alle Profile können Sie dann während der Auswahl übersichtlich vergleichen und die beste Wahl für Ihr Unternehmen treffen.

 

Wie geht es weiter?

Sie haben eine Auswahl getroffen? Dann müssen Sie Ihre Entscheidung jetzt an die Bewerber übermitteln. Gerade bei den Abgelehnten können Sie hier sehr leicht in Fettnäpfchen treten und die gesamte, sorgfältig aufgebaute Candidate Experience ruinieren. Lesen Sie gleich weiter, wie Sie die Ergebniskommunikation meistern.