Diese Tools können die Produktivität von Personaldienstleistern boosten.
Berge an Aufgaben, die Sie bewältigen müssen, stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch. Sie als Personaldienstleister kommen kaum noch hinterher: Viel zu viele umständliche Verwaltungsaufgaben sind zu erledigen, ein Ende scheint nicht in Sicht.
Kennen Sie das auch? Dann kommen Ihnen Tools sehr gelegen! Wir stellen Ihnen verschiedene Hilfestellungen vor und zeigen, welche Bandbreite an Tools die Produktivität in Ihrem Unternehmen enorm steigern können.
Das können Tools!
Tools, zu deutsch Werkzeuge, sind digitale Helfer, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Je nach Tool werden Arbeitsgänge vereinfacht, Prozesse beschleunigt und schlanker gemacht oder die Kommunikation übersichtlich geregelt. Zusammengefasst: Tools sind dazu da, Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben zu befreien.
Der Hauptvorteil eines Tools besteht für Sie darin, dass Sie Zeit sparen und dauerhaft den Überblick behalten. Beispielsweise können Sie mit einem Kommunikationstool sicher sein, dass Absprachen zwischen Ihren Mitarbeitern nicht in ein Chaos geraten. Stattdessen sind sie stets geregelt, sodass Abläufe in Ihrem Unternehmen nicht beeinträchtigt werden.
Für Sie als Personaldienstleister sind Tools besonders wichtig, da Sie als Vermittler zwischen Unternehmen und Bewerbern in viele verschiedene Prozesse involviert sind. Im Folgenden werden wir Ihnen die hilfreichsten Tools präsentieren, mit denen Sie sich Zeit und Aufwand sparen und Ihre Produktivität steigern können.
Arbeits- und Produktmanagement mit Tools verbessern
Cloud-Systeme können auch bei der Bewerberverwaltung Ihr Unternehmen vernetzen und Ihnen Zeit sparen. Bild von ©alphaspirit – de.fotolia.com
Mit Wrike Arbeitsvorgänge planen
Der Arbeitsmanager Wrike unterstützt Unternehmen dabei, Projekte und Aufgaben zu verwalten. Das Tool ermöglicht es Ihnen, in Ihrem Unternehmen Transparenz über alle Arbeitsvorgänge zu erzielen: Sie können neue Projekte und Aufgaben planen und somit Struktur in Ihr Unternehmen bringen. Mitarbeiter können sich untereinander Aufgaben zuteilen. Sie müssen sich auf diese Weise nicht ständig gegenseitig an Aufgaben erinnern, sondern haben sie selbst auf dem Schirm.
Allerdings ist Wrike in der Anfangsphase recht unübersichtlich und es erfordert etwas Zeit, sich in die vielen Funktionen hineinzufinden – sobald Sie jedoch den Durchblick haben, ist das Tool ein nützlicher Helfer.
Trello – Projektplaner für Unternehmen
Eine Art ausgeweitete To-Do-Liste stellt das Tool Trello dar: Mit dem Tool können „Karten“, also Aufgaben für Sie und Ihr Team erstellt werden.
Jeder kann die Aufgabe auf der To-Do-Liste bearbeiten und kommentieren, Checklisten und Fälligkeitsdaten können hinzugefügt werden. Die Absprache untereinander kann erleichtert werden und der Arbeitsfluss wird verbessert. Vorteil an Trello: Die Basisversion ist kostenlos und das Programm ist im Ganzen sehr einfach zu verstehen.
Evernote – Notizbuch für die Arbeitsplanung
Das Tool Evernote gibt Unternehmen einen Überblick über Arbeitsabläufe und Projekte. Es arbeitet wie ein digitales Notizbuch, in das alle Mitarbeiter schreiben können. Es kann mit Texten, Dateien oder Audios gearbeitet werden. Ähnlich wie mit Trello können mit dem Dienst To-Do-Listen erstellt werden. Dazu ist es möglich, alle Inhalte zu sortieren und zu filtern.
Projekte und Ideen werden so verwaltet und Teams koordiniert. Nachteil: Noch ist die Verknüpfung von Evernote zu anderen Diensten ausbaufähig, in Zukunft soll sich dies aber ändern.
Insgesamt ist Evernote als Sammelstelle von Informationen sehr nützlich. Durch die Filterfunktion können Sie Inhalte schnell finden, wenn Sie sie suchen. Wie Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen noch einmal immens vereinfachen und Ihre Produktivität steigern können, zeigen wir Ihnen mit den nächsten Tools.
Kommunikationstools für Unternehmen
Die folgenden Programme sollen Unternehmen dabei helfen, ihre teaminterne Kommunikation zu optimieren. Mit den Tools können Mitarbeiter während der Arbeit einfach digital miteinander kommunizieren, ohne den Arbeitsfluss zu behindern.
Außerdem ist es für Unternehmen von Vorteil, wenn die gesamte Kommunikation an einem Ort gebündelt ist – Mitarbeiter müssen nicht mehr nach diversen Dokumenten im ewig langen E-Mail-Postfach suchen.
Slack – Der internationale Spitzenreiter
Slack hilft nicht nur dabei, kürzere Absprachewege zu haben, sondern fördert auch die allgemeine Zusammenarbeit aller Mitarbeiter: Die Kollegen sind auf diesem Wege miteinander vernetzt, können sich in Gruppen über relevante Themen austauschen und sich so auf dem Laufenden halten.
Ein großer Vorteil ist zudem, dass Slack mit bekannten Tools wie CRMs verknüpfbar ist, sodass selbst das CRM-Tool Nachrichten über Slack verschicken kann. Das Tool ist günstig, übersichtlich und sicher. In der kostenpflichtigen Version des Dienstes können Kunden in die Unterhaltungen integriert werden: Für Sie als Personalvermittler kann diese Funktion besonders hilfreich sein, da Sie viel mit externen Kunden kommunizieren.
Kommunikation mit Yammer
Microsoft Yammer, ein seit 2008 bestehendes Programm, arbeitet ähnlich wie andere Kommunikatonstools: Nachrichten und Dateien können schnell untereinander ausgetauscht werden, die Transparenz über aktuelle Arbeitsabläufe erhöht sich.
Das kostenpflichtige Online-Programm ist in seiner Einführung recht aufwendig und komplex, doch das Programm bietet änlich wie Slack den Vorteil, dass neben internen Mitarbeiter auch Kunden in die Konversation eingebunden werden können. Das Tool kann als Teil der Office365-Produktreihe selbstverständlich mit anderen Microsoft-Programmen verknüpft werden.
Crugo – Organisation und Kommunikation
Als Chatraum und Planer erfüllt Crugo gleich mehrere Funktionen. Neben der Funktion, sich Nachrichten und Dateien zu senden, können mit dem kostenpflichtigen Dienst auch To-Do-Listen erstellt und Termine organisiert werden. Ihre Daten werden in jedem Fall sicher gespeichert.
Intern kann Ihre Zusammenarbeit durch verschiedene Hilfsprogramme vorangebracht werden – doch auch außerhalb der Unternehmensplanung gibt es zahlreiche Aufgaben und dementsprechend auch Tools, die diese vereinfachen.
Website mit WordPress erstellen
Als Personaldienstleister werden Sie Erfolg haben, wenn Sie sich medial präsentieren. Dazu sollten Sie sich Ihre eigene Homepage einrichten. WordPress ist ein Tool, das es Ihnen wie ein Website-Baukasten ermöglicht, mit unterschiedlichsten Funktionen Ihre Website zu erstellen und sie zum Beispiel mit Designvorlagen zu gestalten. Je nach Nutzung fallen dem User unterschiedlich hohe Kosten an: Hosting, Funktionen und Design der Website sorgen für verschiedene Preise.
Dokumente und Verträge einfach handhaben
Die nächsten Tools können in Ihrem Unternehmen den Dokumentenablauf optimieren und zeitsparender gestalten.
Pandadoc: Verträge einfach abschließen
Pandadoc vereinfacht es, Verträge aufzusetzen. Dazu ein kurzes Beispiel: Sie sind dabei, einen Neukunden zu akquirieren. Erfahrungsgemäß war es für Sie immer sehr mühselig, jedes Mal einen neuen, individuellen Vertrag zu schreiben. Sie bereiten mit Pandadoc ganz einfach ein Standarddokument vor, schicken es Ihrem Kunden direkt per Mail und lassen ihn online unterschreiben.
Zwar können mehrere Personen nicht zeitgleich an einem Dokument arbeiten und auch ist das Tool für kleinere Unternehmen recht teuer, doch es erfüllt seinen Zweck.
Dokumente gemeinsam nutzen mit Amagno
Der Dokumentenmanager Amagno ermöglicht es, Dokumente schnell zu finden, interaktiv zu gestalten und anzupassen. Mit dem Tool vermeiden Sie Chaos und behalten so einen Überblick über alle zu verwaltenden Dateien. Inhalte sind sehr einfach zu suchen und ebenso einfach zu finden.
Amagno bemüht sich, viele unterschiedliche Anwendungsbereiche abzudecken: Unter anderem punktet der Dienst mit Schutz-, Such- und Layoutfunktionen. Der Funktionsumfang ist groß, das Kostenmodell flexibel – statt für Privatanwender lohnt sich das Tool für mittelständische Unternehmen.
Online-Festplatte: Mit Zugriff für jeden
Die Tools Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams bieten allesamt die Möglichkeit, Dateien und Dokumente in einem Portal zu verwalten. Teammitglieder können online auf die Dateien zugreifen. Der Vorteil: Es ist nur ein Internetzugang nötig. Damit sind diese Helfer sehr flexibel und fast überall aufrufbar.
Spezielle Tools für das Austauschen und zentrale Speichern von Dateien sorgen dafür, dass Sie nicht mehr ewig lang nach den richtigen Dateien suchen müssen.
SharePoint als sicherer Ablage- und Austausch-Ort
Im Tool SharePoint können Daten sicher online gespeichert, strukturiert und freigegeben werden. Genau wie für die zuvor genannten Tools benötigen User nur einen Zugang zum Internet: SharePoint ist damit nicht nur flexibel, sondern auch multifunktionell. Das Programm unterstützt Sie zum Beispiel auch bei der Website-Erstellung.
Doch der eigentliche Kern Ihrer Arbeit ist die Vermittlung Ihrer Kandidaten. Wie kann Ihre Produktivität durch ein Programm immens verbessert und Ihr Zeitaufwand werden?
Kandidatenvermittlung so einfach wie noch nie
Die Software-Lösung Vitapio ist ein wahrer Held: Sie erleichtert Ihnen die gesamte Kandidatenvermittlung.
- Profilerstellung
- Aufbereitung und Suche
- CRM
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Die Software analysiert im CV-Parsing die Bewerberdaten aus dem Lebenslauf, wertet diese aus und überführt sie dann automatisiert in ein Kandidatenprofil.
Ist ein Profil einmal erstellt, befindet sich der Kandidat in Ihrer Datenbank. Sie können die passendsten Kandidaten aus der gesamten Datenbank finden, indem Sie sie nach den jeweils gewünschten Kriterien filtern.
Mit Vitapio Abläufe strukturieren
Ein weiterer Bestandteil der Software-Lösung Vitapio ist das CRM-System. Der Kundenbeziehungsmanager hilft Ihnen dabei, kontinuierlich den Überblick zu behalten und speziell Kundenbeziehungen zu verwalten. Sie wollen mehr über dieses System von Vitapio wissen? Erfahren Sie jetzt, auf welche Weise ein CRM Sie bei Ihren Kundenbeziehungen unterstützen kann!
Über diese Funktionen hinaus bietet Vitapio Ihnen eine große Bandbreite an Möglichkeiten, Ihre Profile an den Kunden anzupassen und auf diese Weise größere Vermittlungserfolge zu erzielen. Sie können die Fähigkeiten Ihrer Kandidaten in den Profilen sortieren, die Daten filtern und die Stärken in das Zentrum rücken. Die Profile können mit Design-Vorlagen und anderen Features angepasst werden.
Sie sehen: Vitapio unterstützt Personaldienstleister dabei, den eigentlichen Vermittlungsprozess zu optimieren und Mitarbeiter so von wiederkehrenden Aufgaben zu befreien. Überzeugen Sie sich selbst, testen Sie Vitapio!
Gemeinsam stärker: Kombinieren Sie!
Die präsentierten Tools sind grundsätzlich diejenigen, die jeder Personaldisponent in seinem Unternehmen nutzen sollte, um seine Produktivität enorm zu steigern. Verwenden Sie mehrere Tools zeitgleich, werden sämtliche Abläufe in Ihrem Unternehmen zunehmend
- optimiert
- vernetzt
- strukturiert.
Von den zeitsparenden Arbeitsprozessen können Sie profitieren und Ihren Erfolg wachsen sehen!