HR Tools: So sparen Sie Zeit und Geld

Mit HR Tools können Sie viele Bereiche des Personalwesens massiv verbessern. Doch welche und wie? Bild von ©nd3000 – de.fotolia.com

Die Arbeit im Personalwesen setzt sich aus vielen ineinander verflochtenen Prozessen zusammen. Diese komplexen Arbeitsschritte nehmen viel Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch. Dabei ist die Gewinnung von Effizienz einfacher als Sie denken – mit einer geeigneten HR Software könnten Sie Ihre Produktivität und damit Ihren Umsatz steigern. Lesen Sie in diesem Beitrag, was HR Tools sind und wie Sie mit dem richtigen System enorm Zeit und Geld sparen können.

HR Tools – Was können diese digitalen Helfer?

Die Abkürzung HR steht für Human Resources. Zu deutsch sind das die Ressourcen beziehungsweise sämtliche Leistungen, die ein Arbeitnehmer einem Unternehmen zur Verfügung stellt.

Der übergeordnete Bereich der Human Resources setzt sich aus zahlreichen Unterbereichen des Personalwesens zusammen: Von der Personalbeschaffung über das Bewerbermanagement bis hin zur Personalentwicklung umfasst der Bereich HR die unterschiedlichsten Aufgaben. Diese gilt es mit geeigneten Software-Lösungen zu optimieren.

HR Softwares unterstützen Sie je nach Schwerpunkt bei dem Management Ihrer Human Resources. Im Zentrum steht dabei, Ihre HR-Prozesse so schnell und mühelos wie möglich zu gestalten. Sie und Ihre Mitarbeiter sollen auf diese Weise entlastet werden: Der Mehrwert einer jeden HR Software ist eine große Zeitersparnis – und damit verbunden auch eine Umsatzsteigerung.

Denn wenn Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen mit einer passenden Software automatisieren, verwenden Sie weniger Zeit darauf, manuell zu arbeiten. Stattdessen können Sie Ihre Zeit sinnvoller nutzen und damit produktiver arbeiten.

Das bedeutet für Sie: Höhere Produktivität entspricht höherem Umsatz.

Schauen wir uns einmal einige bestehende Tools aus dem HR-Bereich von unterschiedlichen Anbietern an.

Drei HR Softwares im Vergleich

HR4You bietet eine Produktreihe verschiedener HR Softwares. Darunter fallen zum Beispiel ein Bewerbermanagement System für das E-Recruiting von Personaldienstleistern sowie eine Software-Lösung zum Personalmanagement. HR4You vereinfacht die Mitarbeiterverwaltung und bietet Funktionen in den Bereichen Personalentwicklung und im Bewerbungsprozess. Speziell für Personaldienstleister erweist sich eines jedoch als Nachteil: Essenzielle Funktionen wie beispielsweise ein CV-Parsing sind nur gegen Aufpreis erhältlich.

PreScreen unterstützt Nutzer in erster Linie bei dem Bewerbungsprozess: Die Software ermöglicht das Schalten von Stellenanzeigen und Jobbörsen und vereinfacht die Bewerberverwaltung. Die Lösung hilft also dabei, Bewerber zu akquirieren und stets einen Überblick über sie zu behalten.

Vitapio ist eine cloudbasierte Software-Lösung, die sich vorrangig an Personaldienstleister richtet: Sie können schnell und einfach Kandidatenprofile erstellen, auf verschiedenste Weise bearbeiten und darüber hinaus Ihre Bewerber in einer Datenbank verwalten. Die Bewerbervermittlung wird mit zahlreichen Funktionen erheblich vereinfacht.

Dies sind nur einige wenige der Lösungen, die aktuell auf dem Markt sind: HR Software-Lösungen gibt es in Hülle und Fülle. Doch wie sollen Sie sich bei der großen Auswahl für eine Lösung entscheiden? Dazu gibt es einige Kriterien, auf die Sie bei der Suche achten sollten.

Zunächst einmal sollten Sie sich darüber im Klaren sein, zu welchem Zweck Sie als Personaldienstleister eine HR Software verwenden möchten.

Ein Absatz zum Einsatz: Wie werden HR Tools eingesetzt?

Die allermeisten Unternehmen nutzen HR Softwares, um ihr Personalmanagement zu optimieren. Also: Interne Mitarbeiter verwalten, Informationen und Kompetenzen des Personals strukturieren. Unternehmen der verschiedensten Branchen können Softwares nutzen, sei es eine Lösung zur Personalentwicklung oder eine Talent Management Software. Handelt es sich um ein großes Unternehmen, bei dem viele Bewerbungen eingehen, lohnt sich für die Mitarbeiter der Personalabteilung eine Bewerbermanagement Software. Mit dieser können Bewerber auf einen Blick verwaltet und somit gut verglichen werden.

Personaldienstleister wie Sie haben jedoch andere Bedürfnisse: Es geht vorrangig darum, Ihre Kandidaten erfolgreich an Unternehmen zu vermitteln. Sie brauchen eine Software, die Ihnen die Arbeitsstrukturen im Vermittlungsprozess so effizient und einfach wie möglich gestaltet. Ihre Anforderungen sollten dementsprechend genau darauf ausgerichtet sein. Welche konkreten Anforderungen Sie an eine gute Software stellen sollten, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

Cloud Lösung – Ja bitte!

An erster Stelle stehen für Sie natürlich die Funktionen des jeweiligen Systems. Doch geht es auch um die kleineren Features, die ihre Vorteile mit sich bringen. So ist beispielsweise die Nutzung einer Cloud-Lösung empfehlenswert.

Das hat den einfachen Grund, dass cloudbasierte Softwares weitaus flexibler sind als solche, die zunächst auf Ihren Rechnern installiert werden müssen. Sie haben Zugriff auf Ihre Daten, ohne an einen Standort gebunden zu sein. Außerdem verfügen Cloud-Lösungen immer direkt über die aktuellen Updates für neue Features, sodass Sie stets auf dem neuesten Stand sind.

Die jeweilige Lösung ist ebenso direkt kompatibel mit Änderungen der Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung. Sie bleiben konform und wettbewerbsfähig. Ebenfalls ein wichtiger Punkt: In einer Cloud sind Ihre Daten um ein Vielfaches sicherer. Lokale Dateien hingegen könnten leicht verloren gehen, da sie nur auf Endgeräten gespeichert und damit Gefahren wie Virenbefällen oder versehentlicher Löschung ausgesetzt sind.

Eine Cloud-Lösung ist für Personaldienstleister also ein absolutes Muss. Es sollte ein System sein, das über bestimmte Funktionen verfügt und zudem cloudbasiert ist. Zum Vergleich zeigen wir Ihnen ein Negativbeispiel:

Excel als sinnvolle Stütze?

Das herkömmliche Programm Excel eignet sich weniger für die Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe. Wieso?

Excel-Tabellen sind sehr unübersichtlich und damit alles andere als zeitsparend. Außerdem passiert es häufig, dass Daten überschrieben werden und Sie so vollkommen den Überblick über die Informationen verlieren. Bei den Daten, die Sie auf Excel verwenden, handelt es sich oftmals um lokale Daten, die nicht in einer Cloud gesichert sind.

Excel ist außerdem nicht auf Personaldienstleister ausgelegt. Das Programm ist sehr allgemein und kann Ihnen deshalb nicht die Hilfestellung leisten, die ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes System leisten könnte.

Überlegen Sie deshalb: Was sind Ihre persönlichen Bedürfnisse? Welche Funktionen würden gerade Ihnen zugutekommen?

HR Tools speziell für Personalvermittler

Als Personalvermittler haben Sie selbstverständlich andere Bedürfnisse und Kernaufgaben als andere Unternehmen. Eine passende Software sollte Ihnen bei genau diesen Aufgaben unter die Arme greifen.

So ist es also wichtig, dass das jeweilige System über Funktionen verfügt, die besonders die Profilbearbeitung beschleunigen. Ein treffsicheres CV-Parsing sowie ein vielfältiger Profildesigner sind hier das Minimum. Wichtig ist auch eine zentrale Datenbank, in der Sie all Ihre Bewerber auf einen Blick sehen und verwalten können.

Wie steht es um den Kostenfaktor?

Die Kosten können monatlich von günstigen 29 € bis zu stolzen 500 € variieren.

Die Bewertung dieses Preises sollte in erster Linie auf Basis des RoI – dem Return of Investment – geschehen: Dafür wird zuerst unabhängig vom Preis die wahrscheinliche Dividende einer solchen Investition betrachtet. Also: Wie viel Geld sparen Sie oder verdienen Sie zusätzlich? Dies setzen Sie nun in Relation zu dem Preis, also Ihrem Investment. Eine teure Lösung, die viel bietet, kann sich demnach lohnen. Eine günstigere Lösung, die die gleichen Funktionen bietet, hat jedoch einen deutlich höheren RoI, lohnt sich also bereits früher.

Lassen Sie sich also nicht von dem Preis in die Irre leiten, sondern achten Sie in erster Linie auf die Funktionen des jeweiligen Systems. Auch preiswerte Softwares können mit vielseitigen Funktionen punkten – und vielleicht gerade für Ihre Bedürfnisse am passendsten sein. Wie sieht es nun aus, wenn Sie sich für eine Software entscheiden und diese in Ihren täglichen Gebrauch integrieren möchten?

Implementierung – Eine zeitfressende Mühe?

Wie lange die Einführung einer HR Software in Ihrem Unternehmen dauert, variiert von System zu System. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Software darauf, dass sie simpel und deshalb leicht verständlich ist. Eine geeignete HR Software bedarf keiner umständlichen Implementierung: Was eine gute Software auszeichnet, ist intuitive Bedienung.

Lesen Sie beispielsweise Online Erfahrungsberichte und überlegen Sie sich genau, ob diese Software für Sie geeignet ist.

Sie sind also auf der Suche nach einem günstigen HR Tool für die Personalvermittlung?
Dann können wir Ihnen unsere HR Software-Lösung Vitapio empfehlen.

Vitapio für Effizienz und Produktivität

Die cloudbasierte Multiplattform-Lösung Vitapio bietet Personaldienstleistern wie Ihnen genau das, was Sie brauchen. Der Kern der Lösung besteht darin, die Kandidatenvermittlung so schnell und einfach wie nur möglich zu gestalten.

Kandidatenprofile sind dank modernem CV-Parsing in Sekundenschnelle erstellt. Statt mühselig erstellten Lebensläufen verfügen Sie beinahe automatisch über präzise strukturierte Kandidatenprofile. Passen Sie Ihre Bewerberprofile individuell an, sortieren Sie die Inhalte und verleihen Sie Profilen eine persönliche Note.

Für Übersichtlickeit ist gesorgt: Sie und Ihre Mitarbeiter können Bewerber in einer zentralen Datenbank verwalten und mit feinen Filtern rasch finden. Mit Vitapio versenden Sie Bewerbungen einfach und datenschutzkonform. Auf diese Weise vermitteln Sie ganz unkompliziert und gezielt die passenden Bewerber an Ihre Kunden.

Vitapio ist ein System, das Sie dank seiner intuitiven Bedienung sehr einfach in Ihr Unternehmen einführen können. Die preiswerte Software-Lösung können Sie kostenfrei testen.

Sie haben Interesse an Vitapio? Überzeugen Sie sich selbst!