Vitapio vs. andere HR-Software-Lösungen: Dieser Vergleich wird Ihnen helfen

Wenn Sie HR-Software vergleichen wollen, müssen Sie die harten Fakten, Funktionen und Vorteile gegenüberstellen. Bild von ©master1305 – de.fotolia.com

Human-Resources (HR) Software-Lösungen gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Sie alle versprechen, den Personalbereich Ihres Unternehmens oder die Vermittlung bei Personaldienstleistern drastisch zu verbessern. „Mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen“, „bessere Ergebnisse“, „einfache Handhabung“… Da den Überblick zu behalten und eine richtige Auswahl zu treffen, ist ohne zusätzliche Informationen schier unmöglich.

Deshalb erhalten Sie in diesem Artikel genau das Wissen, welches Sie für eine fundierte Entscheidung beim Kauf von HR-Software benötigen. Sie erfahren, was eine gute HR-Software leisten sollte und was Sie unbedingt beachten müssen. Zudem erhalten Sie mit unserem Vergleich eine genaue Übersicht von sieben der wichtigsten HR-Software-Lösungen in verschiedenen Bereichen des Personalwesens. Am Ende sollten Sie in der Lage sein, die richtige Lösung für Ihre Ansprüche und Anforderungen zu finden und auszuwählen.

Die Basics vorweg: Was ist HR-Software überhaupt?

HR-Software beschäftigt sich immer mit dem gewaltigen Themengebiet Human Resources, zu deutsch Personal. Das erklärte Ziel: Arbeitsprozesse vereinfachen, wo es nur geht. Hierfür werden manuelle, häufig zeitaufwendige Prozesse digital abgebildet, strukturiert und optimiert.

Das größte Potenzial zur Zeiteinsparung findet Software in der Automatisierung. Dementsprechend stehen häufig repetitive, also sich ständig wiederholende Prozesse, im Hauptfokus. Eine Zeitarbeitsfirma beispielsweise muss immer und immer wieder die Lohnabrechnung der Angestellten durchexerzieren. Bei einer passenden Software-Lösung müssen hingegen nur einmal die nötigen Daten der Angestellten in die dafür vorgesehene Maske eingepflegt werden. Fortan läuft die Lohnabrechnung vollautomatisch, Monat für Monat.

Dieses Beispiel zeigt das grundsätzliche Prinzip: Arbeitsschritten wird ein digitaler Rahmen gegeben, der die Prozesse vereinheitlicht und mit klarer Struktur effizienter macht. Der Personaler bewegt sich innerhalb dieses Rahmens und nutzt die Möglichkeiten sowie das eingeflossene Expertenwissen, um seine Arbeit besser denn je zu machen. Derweil läuft im Hintergrund der Software all das ab, was das Programm dem Personaler abnehmen kann. Das optimale Ergebnis: Eine effiziente Synergie aus menschlichen Fähigkeiten und der unermüdlichen Arbeitskraft des Programms.

Diese Spezialitäten haben HR-Software-Lösungen

Eben weil das Gebiet „Personalwesen“ so weitläufig ist, spezialisieren sich HR-Lösungen meistens auf eine einzige der etlichen Unterkategorien oder aber auf eine kleine Auswahl davon. So gibt es Lösungen für Zeitarbeit, für Lohnabrechnung oder E-Recruiting, für Bewerbermanagement, Zeiterfassung oder Einsatzplanung – und vieles mehr.

Diese Herangehensweise birgt den Vorteil, dass die Anbieter Experten in einem bestimmten Bereich sind. Von deren Wissen können dann wiederum Sie als Anwender profitieren. Zudem finden Sie auf diese Weise immer Lösungen für genau Ihre Probleme.

Ärgerlich ist jedoch, dass es keine Software gibt, die sämtliche Bereiche abdeckt. Wenn Ihre Anforderungen in mehreren Personalbereichen liegen, heißt es deshalb: Lösungen kombinieren bis alles abgedeckt ist.

Erster Schritt: Ihre Anforderungen im Bereich HR nach Priorität ordnen. Welche Bereiche verdienen die meiste Aufmerksamkeit und haben die größte Dringlichkeit?

Zweiter Schritt: HR-Software-Lösungen vergleichen und herausfinden, welche Kombination am meisten Sinn ergibt.

Doch nach welchen Kriterien wählen Sie aus? Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der wichtigsten Eigenschaften.

Die 9 wichtigsten Eigenschaften, die jede HR-Software-Lösung erfüllen muss

Wenn Sie sich an diesen simplen Kriterien orientieren, werden Sie garantiert die perfekte HR-Lösung für Ihre Zwecke finden. Die Software:

• Ist günstig
• Ist schnell implementierbar
• Spart Zeit bei repetitiven Aufgaben, erleichtert komplizierte Aufgaben
• Steigert die Qualität im Kerngeschäft
• Ist rechtlich sicher und immer auf dem neuesten Stand (vor allem beim Datenschutz!)
• Ist für Mitarbeiter leicht verständlich
• Automatisiert, was automatisierbar ist
• Ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS)
• Macht Anwender, Kunden und Bewerber glücklich

Das mit Abstand wichtigste Kriterium bei der Auswahl ist jedoch, dass die Software Ihre Anforderungsbereiche vollständig abdeckt. In unserem Vergleich geben wir deshalb immer die HR-Unterkategorien an, für welche die Software jeweils zuständig ist. Da das Themengebiet HR zu groß für einen einzigen Vergleich ist, haben wir uns sieben Kategorien ausgesucht, in denen wir vergleichen.

Sieben Kern- und Nebenbereiche im Softwarefeld der Human Resources

Es soll HR-Software in diesen Bereichen verglichen werden:

• E-Recruiting und Bewerbermanagement
• Sourcing
• Multiposting
• Onboarding
• Zeitarbeit
• Mitarbeitergespräch & Zielvereinbarung
• Skill- und Kompetenzmanagement

Sieben HR-Software-Lösungen im Vergleich

1. Vitapio: DIE Bewerbermanagement-Software

Bereiche: Skill- und Kompetenzmanagement, (E-Recruiting und) Bewerbermanagement, Zeitarbeit, (Sourcing)

Funktionen:

1. CV-Parsing: Der Parser von Vitapio zählt zu den genauesten der deutschen Sprache. Diese ausgereifte Technologie liest Lebensläufe im Word- oder PDF-Format aus und speist die enthaltenen Informationen mit einer Treffergenauigkeit von über 83 Prozent an der richtigen Stelle in die Software-Maske ein. Damit ist keine manuelle Eingabe von Bewerberdaten mehr nötig.

2. Profil-Designer: Mit dem Profil-Designer von Vitapio werden die Daten automatisch in das gewünschte Lebenslauf-Design übertragen, sodass lästige Aufbereitung nicht mehr notwendig ist. Außerdem existiert eine Vorauswahl für verkaufsstarke Designs, falls Sie Ihr Design verbessern möchten. Bei jedem Schritt der Profilaufbereitung wird dem Benutzer geholfen.

3. Profil-Suche: Hier können Sie diverse Filter einstellen, um den richtigen Kandidaten für bestimmte Aufträge zu finden. Speziell die Kombination aus verschiedenen Filtern mit einem entsprechenden Matching Score zeigt Ihnen, welcher Kandidat mit welchen (versteckten) Kompetenzen die richtige Person für die offene Stelle ist.

Vorteile:

• Multiplattform-Lösung
• Cloudbasierte SaaS-Lösung
• Rechtssicher (absolut DSGVO-konform)
• Extrem kostengünstig, ab monatlich 29 Euro/Nutzer

Nachteile:

• Derzeit nur als Cloud-Version nutzbar -> Internetzugang erforderlich
• Der interne Bewerber-Pool von Vitapio, von dem die Unternehmen profitieren können, wird erst nach und nach aufgebaut
• Schnelle Entwicklungszyklen, viele Updates in kurzer Zeit

2. SAP SuccessFactors Recruiting: Rekrutierungs-Lösung für Big Player

Bereiche: E-Recruiting und Bewerbermanagement, Sourcing, Multiposting, (Onboarding)

Funktionen: 1. Recruiting Management: Teilfunktionen für Kandidatensuche und -vergleich; Bewerbungsprozess strukturieren; Entscheidungsfindung; Bewerbungsgespräche managen; Ergebnisse von Recruiting-Kampagnen auswerten

2. Recruiting Marketing: Passiv Bewerber anlocken und binden; Recruiting-Kampagnen erstellen und steuern; suchmaschinenoptimierte Karriereseiten erstellen und verwalten

3. Recruiting Posting: Stellenanzeigen in mehr als 3000 Jobbörsen und sozialen Netzwerken schalten

Vorteile:

• Recruiting-Prozess End-to-End abgebildet
• Immense Effizienzsteigerung möglich

Nachteile:

• Keine Transparenz im Pricing
• Sehr komplex
• Kein CV-Parsing

Fazit: Die Lösung deckt den Bereich E-Recruiting am holistischsten ab, ist jedoch vor allem für Big Player geeignet, die das Recruiting vollständig in die eigene Hand nehmen wollen.

3. d.vinci: Starke SAP-Alternative?

Bereiche: E-Recruiting & Bewerbermanagement, Multiposting

Funktionen:

• Karriereseite mit Bewerbungsformularen gestalten und verwalten
• One-Click Bewerbung per XING- oder LinkedIn-Profil
• CV-Parsing
• Multiposting von Stellenanzeigen
• Tracking und Analyse der Rekrutierungskampagne
• Ab 200 Euro/Monat

Vorteile:

• Ebenfalls End-to-End im Recruiting-Prozess
• sehr bewerberfreundliches System

Nachteile: Nicht so holistisch wie SAP (z.B. Onboarding fehlt)

Fazit: Die Lösung ist weniger umfangreich als SAP, dafür aber ausgeklügelter in den vorhandenen Funktionen.

4. Talentwunder: Die Talentsuchmaschine für Recruiter

Bereiche: E-Recruiting, Sourcing

Funktionen:

• Kandidaten-/ Talentsuchmaschine
• Durchsucht über 75 Soziale Netzwerke und Fachcommunities für Kontaktaufnahme
• Vielzahl von Angaben, unter anderem Expertise Score und Wechselbereitschaft

Vorteile:

• Active Sourcing gegebenenfalls effektiver und schneller als Passive Sourcing (z.B. Stellenanzeigen)
• Zielgerichtete Suche

Nachteile:

• Kein Bewerbermanagement
• Reines Active Sourcing für Unternehmen strategisch fragwürdig
• Nicht alle Branchen abgedeckt
• Ab 3900 Euro Jahr/User

Fazit: Unternehmen sollten sich die Frage stellen, ob Talentwunder als einziges Steckenpferd Sinn ergibt. Das könnte dann der Fall sein, wenn die Firma zu einer der breit abgedeckten Branchen – beispielsweise IT – gehört. Für Personaldienstleister könnte sich das Tool als ergänzendes Hilfsmittel lohnen, um zielgerichtet besonders wertvolle Kandidaten an Land zu ziehen.

5. RecruitingBot: Social Recruiting der nächsten Generation

Bereiche: E-Recruiting, Sourcing

Funktionen:

• Stellenanzeigen zielgerichtet schalten
• Betreuung durch Recruiting-Experten
• Automatische Interaktion mit Interessenten

Vorteile:

• Große Auswahl an Parametern zur genauen Bestimmung der Zielgruppe, zum Beispiel das Interesse von Personen am Unternehmen oder der Branche
• Anzeigen schnell online (in der Regel unter 24 Stunden)
• Geringe Zahl an Bewerbungsabbrüchen, da Bewerbung in wenigen Klicks und durch persönliche Ansprache erfolgt

Nachteile:

• Nur Facebook und Instagram
• Nur Weiterleitung auf eigene Karriereseite möglich, keine Direkt-Bewerbung
• Kontrolle wird aus der Hand gegeben (dafür in die Hände von Experten)

Fazit: Sehr gutes Tool, das beispielhaft für die Zukunftsperspektiven Social Recruiting und personalisierte Anzeigen steht. Für einzelne, dringliche Vakanzen ist es gut geeignet, da in der Regel sehr schnell die ersten Bewerbungen reinkommen – zumindest dann, wenn die Stellenanzeige optimal gestaltet ist. Die Preise sind ebenfalls akzeptabel und vergleichbar mit den meisten Jobbörsen (995 Euro pro professioneller Anzeige).

6. SAP SuccessFactors Performance & Goals

Bereiche: Talent Management, Skill- und Kompetenzmanagement, Mitarbeitergespräch und Zielvereinbarung

Funktionen: 1. Goal Management: Ziele entwickeln (mithilfe einer Zieldatenbank mit über 500 konkreten Zielen); Ziele auf alle Mitarbeiter des Unternehmens ableiten; Zielstatus und Ergebnisse im Dashboard; Einschätzung darüber, wie realistisch das Erreichen der Ziele ist

2. Performance Management: Feedback-Integration von allen Seiten; Fähigkeiten, Kompetenzlücken, Motivationsfaktoren und andere Trends der Performance herausfinden

3. Performance Beurteilung: Leistungen objektiv einschätzen (lassen); Selbstreflektion; Leistungsbewertung mithilfe von Schreibassistent

Vorteile:

• Übersichtliche, offene Zielgebung
• Transparente Bewertung der Mitarbeiter-Performance

Nachteile:

• Keine Preistransparenz
• Sinnhaftigkeit für kleine Unternehmen fraglich
• Skill-Beurteilung könnte einfacher und automatischer sein, zum Beispiel anhand von Skill-Levels

Fazit: Dies ist eine der besten HR-Software-Lösungen im Bereich Zielsetzung und Performance-Beurteilung. SAP-typisch ist die Lösung vor allem für Big Player geeignet.

7. AÜOffice® von prosoft: Für absolute Rechtssicherheit bei der Zeitarbeit

Bereich: Zeitarbeit

Funktionen:

• Verwaltung von Aufträgen und Auftragskalkulationen
• Automatisierte Personalabrechnung
• Funktionen zu EqualPay und Höchstüberlassungsdauer
• Arbeitszeiterfassung

Vorteile:

• Wie der Name in Anlehnung an das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) bereits andeutet: Vollkommen rechtssicher in der Zeitarbeit
• Sorgt für übersichtliche Verwaltung alltäglicher Prozesse der Zeitarbeit
• Gute Automatisierungsansätze

Nachteile:

• Keine Preisübersicht
• Unzureichende Funktionen im Bereich CRM

Fazit: Für bestehende Zeitarbeits-Aufträge ist AÜOffice® ein leistungsstarkes Tool, welches Ihnen viel Arbeit und Kopfzerbrechen bezüglich der Gesetze abnimmt. Die Administration alltäglicher Aufgaben in diesem Bereich läuft schneller und einfacher. Leider fehlt es an einem ausreichenden Customer-Relationship-Management-System, weshalb die Kandidatenvermittlung mit dieser Software von prosoft schlecht möglich ist.

Unter’m Strich: Welche der Software-Lösungen ergibt für SIE Sinn?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche und Anforderungen. Deshalb sollten Sie über verschiedene Möglichkeiten zur Kombination von HR-Software nachdenken. Für Firmen im Bereich Zeitarbeit und Personaldienstleistung empfiehlt sich die Synergie aus Vitapio, für das Bewerbermanagement und die Kandidatenvermittlung, und AÜOffice® zur Verwaltung und Abrechnung der Aufträge. Als Zusätze bieten sich Talentwunder und/oder RecruitingBot an, um effektiv mehr Kandidaten an Bord holen zu können.

Andere Unternehmen sollten auf das leistungsstarke Bewerbermanagement von Vitapio setzen. Dazu können Sie RecruitingBot und/oder Talentwunder verwenden, um die Rekrutierungsmaschinerie so richtig ins Rollen zu bringen. Ergänzend oder als Alternative bietet sich die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern an, falls Sie nicht selbst teuer rekrutieren möchten.

Damit Sie das enorme Potenzial dieser Lösungen effektiv ausnutzen können, brauchen Sie natürlich genug Bewerber und Kandidaten. Für eine klassische Herangehensweise können Sie erst einmal damit beginnen, Ihre Stellenanzeigen zu optimieren, um damit mehr Bewerber anzulocken – oder aber Sie probieren einige unserer Ideen für innovative Rekrutierungsstrategien aus.

Immer noch nicht genug von der Macht digitaler Tools?

Nicht nur im Bereich HR gibt es eine Vielzahl hilfreicher Tools. Jedes Unternehmen sollte überlegen, wie es seine Effizienz mit Produktivitätstools erhöhen kann. Dadurch können enorm starke Synergien erzeugt werden.

Wenn Sie sich genauer über HR-Software-Lösungen informieren möchten, ist diese Übersicht hilfreich. In jedem dieser Artikel liefern wir Ihnen weiteres, fundiertes Wissen zu HR-Tools in bestimmten Unterkategorien:

• Personal Software
• Mit HR Tools Zeit und Geld sparen
• CRM für Personaldienstleister
• Personalvermittlungs-Software
• Lohnt sich Software für Personaldienstleister?
• Bewerbermanagement Software (Allgemein)
• Bewerbermanagement Software (Gründe für einen Wechsel)
• Bewerbermanagement Systeme (Datenschutz)

Als letzter Tipp bleibt nur noch zu sagen: Probieren Sie aus. Die besten HR-Software-Lösungen können Sie in einer kostenlosen Testphase ausprobieren. Entdecken Sie selbst, wie beispielsweise Vitapio Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann. Starten Sie noch heute mit Ihrem Testaccount!