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Personalbedarfsermittlung Rechnung: So planen Sie richtig!

Personalbedarfsermittlung Rechnung

Vielen Personalern bereitet die Personalbedarfsermittlung Kopfzerbrechen. Bild von ©DDRockstar – de.fotolia.com

Ein Unternehmen mit zu wenigen Mitarbeitern? Ein Überschuss an Arbeitern, die Ihre Personalkosten in die Höhe treiben? Um den Personalbestand Ihres Unternehmens abschätzen und anpassen zu können, sollten Geschäftsführer Personalbedarfsermittlungen durchführen. Mit dem richtigen Personal bleibt Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und Tätigkeiten können optimal ausgeführt werden. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie eine Personalbedarfsermittlung Rechnung durchführen und daraus entscheidend Nutzen ziehen!

 

Personalbedarfsermittlung Rechnung: Von Planung profitieren

Die Personalbedarfsermittlung ist ein Teil der strategischen Personalplanung. Mit einer Personalbedarfsermittlung können Sie im Voraus bestimmen, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Mit der richtigen Deckung Ihres Bedarfs nutzen Sie Ihr Potenzial optimal aus: Denn weil die zu erledigenden Tätigkeiten von genau dem passenden Personal ausgeführt werden, steigert die genaue Deckung die Produktivität Ihres Unternehmens.

 

Wann ist eine Bedarfsermittlung sinnvoll?

Ergreifen sollten Sie die Maßnahme der Personalbedarfsermittlung, sobald Sie eine neue Abteilung öffnen oder neue Projekte starten möchten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Personalmangel oder -überschuss feststellen oder wenn sich Ihr aktueller Personalbestand stark verändert, ist eine Bedarfsermittlung ebenso eine zentrale Maßnahme. Hohe Fehlzeiten von Mitarbeitern oder ein Strukturwandel Ihrer Organisation im Unternehmen können auch Ausgangspunkte für eine Bedarfsermittlung sein.

Änderungen des Arbeitsmarktes, Gesetzesänderungen oder technische Neuerungen können Einfluss auf Ihren Personalbedarf haben. Halten Sie sich also stets auf dem Laufenden, um rechtzeitig mitziehen zu können!

Regelmäßige Personalplanung lohnt sich! – Auch dann, wenn keine der genannten Situationen in Ihrem Unternehmen vorliegt. Richtige Bedarfsplanung sichert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Denn nur, wenn jederzeit das passende Personal vorhanden ist, können Arbeitsabläufe effizient vonstattengehen.

Haben Sie im Blick, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt und Strukturen sich verändern: Eine Personalbedarfsermittlung ergibt nur dann Sinn, wenn Sie vorausschauend planen. Wie sollen Geschäftsprozesse in Zukunft aussehen? An welchen Stellen können Sie Strukturen weiter optimieren? Auf Basis dieser Überlegungen können Sie nun eine Bedarfsermittlung durchführen.

Doch wie lässt sich der Bedarf konkret berechnen? Schauen wir uns dazu zunächst die verschiedenen Kategorien des Personalbedarfs an.

 

Nicht nur die Anzahl entscheidet

Unterschieden wird zwischen dem quantitativen und qualitativen Personalbedarf. Der rein quantitative Personalbedarf gibt an, welche Anzahl an Mitarbeitern für ein Unternehmen erforderlich ist. Mit dem qualitativen Personalbedarf legen Sie darüber hinaus fest, über welche Fähigkeiten und Skills das Personal verfügen soll. Seien Sie sich im Voraus grob darüber im Klaren, welche Anforderungen Sie an das zukünftige Personal haben.

 

So können Sie den quantitativen Bedarf errechnen

Mithilfe einiger kleiner Faustformeln können Sie Ihren Personalbedarf bestimmen. Behalten Sie dabei jedoch im Blick, dass die tatsächliche Anzahl nie genau bestimmt werden kann – Fälle wie Krankheit oder andere unerwartete Änderungen können Sie nicht vorhersehen. Dennoch: Es lässt sich als Nettopersonalbedarf eine Art Richtwert ermitteln, der Ihrer Personalplanung auf die Sprünge helfen kann. Wir klären im Folgenden die Begriffe, die Sie dazu kennen sollten.

Wichtig für Ihre Personalbedarfsermittlungs-Rechnung sind folgende Werte:

  • Einsatzbedarf
  • Verteilzeitfaktor
  • Reservebedarf
  • Bruttopersonalbedarf
  • Nettopersonalbedarf

Worum genau handelt es sich jeweils und wie lassen sich die Faktoren berechnen?

 

1. Der Einsatzbedarf – Der Ausgangspunkt für Ihre Personalbedarfsermittlungs-Rechnung

Der Einsatzbedarf umfasst genau das Personal, das Sie in Ihrem Unternehmen benötigen, um alle anfallenden Aufgaben auszuführen. Es handelt sich also um das Personal, das mindestens eingesetzt werden muss, damit es im Unternehmen aktiv vorangeht. Dieser Bedarf errechnet sich folgendermaßen:

(Menge an Personal x Zeit) / Regelarbeitszeit

2. Der Verteilzeitfaktor – Weil nicht immer alles glattläuft

Dieser Faktor umfasst alle „Hindernisse“, die die reibungslose Arbeit erschweren. Jeder Verzeilzeitfaktor bezieht sich auf einen einzelnen Mitarbeiter. Krankheits- und Urlaubstage sowie Feiertage sind dabei wichtig zu berücksichtigen. Auch interne Betriebsbesprechungen und Ähnliches fallen in diese Kategorie.

Fehlzeiten / reale Arbeitstage

Die realen Arbeitstage ergeben sich aus Tagen im Jahr abzüglich Wochenenden und Fehlzeiten. Teilen Sie die Fehlzeiten durch die realen Arbeitstage, ergibt sich eine prozentuale Angabe: Der Verteilzeitfaktor.

3. Der Reservebedarf – Nicht zu unterschätzen!

Der Reservebedarf umfasst zusätzliches Personal zur Sicherstellung von Arbeitsprozessen, beispielsweise bedingt durch Urlaub oder Krankheit von bestehenden Mitarbeitern. Schließlich sollen Ihre Arbeitsstrukturen nicht ins Schwanken geraten, wenn Mitarbeiter ihre Tätigkeit wegen Krankheit nicht ausführen können. Den Reservebedarf sollten Sie also auch in Ihre Berechnung miteinbeziehen: Richten Sie sich hierbei nach den bisherigen Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter.

Einsatzbedarf – Verteilzeitfaktor

4. Der Bruttopersonalbedarf – Die Rundumdeckung

Mit dem Bruttopersonalbedarf bezeichnen Sie jeglichen Personalbedarf, den Ihr Unternehmen hat. Neben dem regulären Einsatzbedarf ist hier auch zusätzliche Reserve gemeint.

Einsatzbedarf + Reservebedarf 

Wir halten fest: Mit dem Verteilzeitfaktor können Sie den Reservebedarf bestimmen und mit diesem wiederum den Bruttopersonalbedarf. Haben Sie den gesamten Bedarf berechnet, können Sie daraus die tatsächliche Anzahl an benötigten Mitarbeitern bestimmen: Den Nettopersonalbedarf.

Nettopersonalbedarf: Welchen Bedarf haben Sie tatsächlich?

Diese Zahl ist die entscheidende Differenz zwischen dem jetzigen Ist-Stand und dem gesamten Bruttopersonalbedarf. Der eigentliche Personalbedarf ist also derjenige, der sich aus folgender Rechnung ergibt:

Bruttopersonalbedarf – aktuelle Anzahl der Mitarbeiter

Daraus ergibt sich die Anzahl der Stellen, die Sie besetzen müssen – oder, wenn der Bruttobedarf kleiner ist als der aktuelle Bestand, die Stellen, die überschüssig sind.

Nehmen wir an, Sie führen eine Rechnung durch und stellen fest: Ihnen fehlen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen! Was tun Sie nun?

 

Essenziell für Ihr Unternehmen: Der qualitative Personalbedarf

Bevor Sie sich auf die Suche nach neuem Personal begeben, müssen Sie sich darüber bewusst sein, welche Fähigkeiten die gesuchten Mitarbeiter benötigen: Hier kommt der qualitative Personalbedarf ins Spiel. Um den qualitativen Bedarf festzulegen, sollten Sie zunächst die Anforderungen an Ihre künftigen Mitarbeiter festlegen. Schauen Sie sich dazu das bestehende Personal an: Welche Leistungen stehen im Zentrum? Welche Kompetenzen würden Ihr bereits bestehendes Team ergänzen und bereichern?

Versuchen Sie dabei unbedingt, zukünftige Veränderungen abzuschätzen und Ihre Anforderungen anzupassen. Haben Sie konkrete Pläne, was sich im Betrieb verändern soll? Welche Qualitäten sollen Mitarbeiter in Zukunft in Ihrem Unternehmen haben?

Bringen Sie diese Punkte in ein Anforderungsprofil und sehen Sie sich an, welche Qualifikationen für die Erfüllung notwendig sind. Wenn Sie diese Grundlage geschaffen haben, können Sie damit beginnen, passende Kandidaten für die zu besetzenden Stellen zu suchen.

Jetzt stehen Sie vor einer Herausforderung: Wie lassen sich die passenden Kandidaten auf möglichst einfachem und schnellem Wege finden?

 

Kandidatensuche leicht gemacht

Wäre es nicht bequem, wenn Sie alle Kandidaten auf einen Blick sehen und vergleichen könnten? Wenn Sie nach den gewünschten Fähigkeiten aus Ihrem Anforderungsprofil filtern könnten, um potenzielle Mitarbeiter schnell zu entdecken? Diese und viele weitere Möglichkeiten bietet die Software-Lösung Vitapio.

Mit Vitapio das ideale Personal beschaffen

Mit dem Programm können Sie Kandidaten in einer zentralen Bewerberdatenbank übersichtlich verwalten: Vitapio bündelt sämtliche Daten auf einer einzigen Plattform. Durch genaues Filtern nach vielen verschiedenen Faktoren können Sie genau die Bewerber ausfindig machen, die die gewünschten Anforderungen mitbringen. Anhand von Skill Levels werden Fähigkeiten noch anschaulicher dargestellt und sogenannte Matching Scores zeigen auf einen Blick an, inwiefern ein Kandidat in Ihr Unternehmen passt: Mit diesen kleinen Helfern sind die passenden Kandidaten schnell gefunden.

Sie sehen: Vitapio vereinfacht Ihre Kandidatensuche erheblich – Die Software-Lösung trägt damit zur optimalen Deckung Ihres Personalbedarfs bei.

Zusammengefasst:

  • Errechnen Sie den quantitativen Personalbedarf
  • Legen Sie qualitative Anforderungen in einem Anforderungsprofil fest
  • Finden Sie mit Vitapio die passenden Bewerber

So steht einer idealen Personaldeckung nichts mehr im Weg. Testen Sie Vitapio jetzt und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen!