Kurzprofil erstellen: So machen es die Experten!

Darin liegt das Geheimnis beim Erstellen von Kurzprofilen

Ein Kurzprofil eines Bewerbers ist für Sie als Personaldienstleister von entscheidender Bedeutung: Es ist DAS Aushängeschild, wenn es darum geht, einen Kandidaten erfolgreich an ein Unternehmen zu vermitteln.

Was genau man unter einem Kurzprofil als Teil eines Kandidatenprofils versteht, welche Informationen auf keinen Fall darin fehlen dürfen und was es zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Kurzprofil: In der Kürze liegt die Würze

Genau genommen ist ein Kurzprofil eine kurze Zusammenfassung der gesamten Bewerbung eines Kandidaten, also eine kompakte und gefilterte Mischung aus Lebenslauf und Bewerbungsschreiben. Es enthält eine Übersicht über die geforderten Qualifikationen – ist also für die Entscheidung Ihres Kunden von großer Bedeutung. Denn so vermittelt es einen ersten Eindruck. Ist der erste Eindruck kein guter, wird auch Ihr Kandidat wahrscheinlich eine geringere Chance auf die ausgeschriebene Stelle haben.

Personaldienstleister wie Sie empfehlen ihre Kandidaten über diese kurzen Exposés an Unternehmen. Das Kurzprofil wird deshalb auch Empfehlung genannt.

Oft entscheidet sich schon, ob der Kandidat es in die engere Auswahl schafft, bevor das gesamte Profil durchgeschaut wird – ausschlaggebend kann bereits das Kurzprofil sein. Bild von ©Andrey Popov – de.fotolia.com

Im Ganzen ist die Empfehlung also ein mächtiges Tool – es liegt nun an Ihnen, ob Sie diese Macht erkennen und sinnvoll nutzen!

Solch ein Kurzprofil erleichtert Ihren Kunden also die Auswahl anhand der dort angegebenen Daten. Unternehmen können eine Vorauswahl an Bewerbern treffen, ohne endlos Zeit aufzuwenden, die sie bräuchten, um alle Bewerbungsunterlagen samt Lebensläufe durchzublättern. Für Sie als Personaldisponent ist dies extrem wichtig, denn das bedeutet:

Wenn Sie Kurzprofile richtig anlegen, kann der Kunde einfacher und effizienter mehr Profile sichten und Sie können erfolgreicher Kandidaten vermitteln, also auch Ihren Umsatz drastisch steigern!

Was muss wie in das Kurzprofil hinein?

Nehmen wir einmal an, Sie haben glücklicherweise die Daten eines Kandidaten, der praktisch wie die Faust auf das Auge zu einer Stelle passt. Das ist Ihre Chance! Sie erstellen ein Profil, doch sind sich nicht darüber im Klaren, wie genau Sie es anzulegen haben. Auf gut Glück basteln Sie dann eines zusammen und senden dem Unternehmen die gesamte Bewerbung zu. Bei Ihrem Kunden zählt aber nun einmal der erste Eindruck. So kommt es, dass der Bewerber trotz seiner eigentlich perfekten Eignung abgelehnt wird.

In diesem Fall hat also weder Ihr Kunde einen neuen, passenden Mitarbeiter noch haben Sie einen Kandidaten vermittelt. Damit Sie solche Ärgernisse vermeiden, sind gut strukturierte und übersichtliche Kurzprofile unerlässlich.

Wie sollte man eine Empfehlung schreiben?

Im Fokus steht die Eignung des Bewerbers für die ausgeschriebene Stelle. Daher sollten sich also die fachbezogenen Kompetenzen wiederfinden.

Bei einem Sportler zählen einzig die harten Fakten: Zeiten, Strecken, Siege. Genau diese Fakten, nur auf Ihren Kandidaten bezogen, kommen in das Kurzprofil. Bild von ©Maridav – de.fotolia.com

Es geht Ihnen als Personaldisponent vor allem darum, Ihren Kunden von den fachlichen und persönlichen Fähigkeiten Ihres Kandidaten zu überzeugen. Die Gesamtheit der Informationen wird gefiltert:

• Berufsbezeichnung
• Bisherige Erfahrungen
• Kernkompetenzen
• Hard- und Softskills
• Stärken und ggf. Engagement

Diese relevanten Informationen über die Kompetenzen Ihres Kandidaten müssen in übersichtlicher Form auftauchen.

Übersichtlichkeit wird dadurch erzielt, dass…

• Sie Bullet Points nutzen, statt einen ellenlangen Fließtext schreiben. Bullet Points vereinfachen es, das Kurzprofil zu lesen und bieten dazu automatisch eine sinnvolle Gliederung. Etwa fünf bis sieben Kompetenzen sollten aufgelistet werden.
• Sie ein einladendes Layout nutzen: Schöne und einheitliche Profile werden gerne gelesen und hinterlassen einen guten Eindruck bei Ihrem Kunden. Passen Sie das Layout auch dem restlichen Profil an.
• Sie sich kurz halten! Ist eine Empfehlung mehr als eine DIN-A4-Seite lang, kann es nicht mehr als kurz gelten! Vermeiden Sie es, weniger wichtige Inhalte aus dem Profil noch einmal im Exposé aufzulisten. Das endet in unnötigen Wiederholungen und bedeutet für Sie mehr Aufwand.
• Sie verständliche Formulierungen und Ausdrücke verwenden. Überschwängliche Redensarten sind an dieser Stelle unangebracht und hindern nur den Lesefluss.

Neben den Kompetenzen können andere, für die Stelle wichtigen Informationen über den Bewerber erwähnt werden, solange sie für den Kunden interessant sind und ihn bei seiner Entscheidung positiv beeinflussen. Besondere Sprachkenntnisse, bestimmte Projekte und Aktivitäten in Verbänden können im Kurzprofil bei einigen ausgeschriebenen Stellen von Vorteil sein. Sind derartige Informationen weniger zentral, gehören sie nicht in die Empfehlung!

Machen Sie sich bewusst, welche Informationen für den ersten Eindruck bei dem entsprechenden Kunden wirklich wichtig sind. Das Kurzprofil basiert hauptsächlich auf den gefragten Kompetenzen aus der Stellenausschreibung!

Eine Empfehlung sollte möglichst am Anfang eines Profils auftauchen. Sie wirkt sozusagen als kurze Vorstellung der Person. Und was nützt es, wenn sich jemand bei Ihnen vorstellt, nachdem man sich schon eine halbe Stunde mit ihm unterhalten hat?

Sie profitieren von diesen Vorteilen, wenn Sie Ihre Kurzprofile richtig erstellen:

• Höhere Chancen der Vermittlung
• Mehr Erfolge 
• Größerer Umsatz

Worauf ist sonst noch zu achten?

Zu einer wahren Gefahr kann die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden: Die Verordnung verbietet seit Mai 2018 unter anderem, persönliche Daten ohne Weiteres weiterzugeben. Im Profil dürfen sie also nicht auf die Person zurückzuführen sein. Das heißt: Sie als Personaldisponent sind verpflichtet, das gesamte Profil des Kandidaten zu anonymisieren.

Als Personaldienstleister arbeiten Sie mit vielen personenbezogenen Daten. Achten Sie deshalb zum Beispiel beim Kurzprofil auf die Einhaltung der DSGVO. Bild von ©putilov_denis – de.fotolia.com

Diese Pflicht bietet Ihnen aber zugleich den Vorteil, dass Ihre Kunden nicht die Möglichkeit haben, statt mit Ihnen direkt mit den Bewerbern in den Kontakt zu treten. Wenn Sie sich an die Verordnung halten, läuft der Prozess weiterhin über Sie, Sie können Verluste vermeiden und von der Vermittlung profitieren.

Der Aufbau eines professionellen Kurzprofils sieht also wie folgt aus:

• Persönliche Kontaktdaten weglassen!
• Berufszeichnung bzw. Position
• Schlüsselkompetenz

Hard Skills

• Qualifikationen
• Kernkompetenzen
• Schwerpunkte im Beruf
• Erfahrungen

Soft Skills

• Bisherige Erfolge
• Besondere Interessen und Stärken (falls relevant!)

Weitere relevante, persönliche Angaben könnten ergänzt werden – dies hängt von der Stellenausschreibung und dem Unternehmen ab.

Die großen, erfolgreichen Unternehmen wie Google oder Apple rekrutieren ihre Arbeiter ohne Kompromisse. Unzählige Bewerbungen gehen bei den Giganten ein. Hinter jeder von ihnen verbirgt sich eine Person, die mit ihrer Bewerbung einen mehr als guten Eindruck hinterlassen möchte.

Das Kurzprofil ist das wahrscheinlich folgenreichste Dokument: Bewerber punkten bei Unternehmen mit einem kurzen, übersichtlichen, nach Relevanz gefilterten Kurzprofil. Weitere Angaben können dann im Lebenslauf, Motivations- und Bewerbungsschreiben und in beigelegten Zertifikaten auftauchen.

Gibt es eine Möglichkeit, ohne allzu großen Aufwand in kurzer Zeit hochwertige Kurzprofile zu erstellen?

Ja! Die Software Vitapio hilft Ihnen dabei, einfach und effektiv Kurzprofile zu erstellen. Vitapio bietet Ihnen – nach dem CV-Parsing, also der Analyse des Lebenslaufes – eine Auswahl an Inhalten, die auftauchen sollten, als Vorschläge vor. Sie können sich an diesen Punkten orientieren, sie ergänzen, reduzieren oder neu ordnen. Je nach Bedürfnis der Kunden können Sie Ihr Vorgehen unterschiedlich handhaben.

Darüber hinaus können Sie mit Vitapio das Kandidatenprofil mit einem Mausklick anonymisieren.

Vitapio erleichtert Ihnen nicht nur die Erstellung, sondern sorgt dafür, dass die gesamte Profilaufbereitung Ihrer Kandidaten erstaunlich schnell und einfach funktioniert! Wieso Sie als Personaldienstleister Kandidatenprofile aufbereiten sollten, erfahren Sie hier.

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