Als Personaldienstleister bestimmen Bewerberprofile Ihren Alltag: Die Profilerstellung nimmt einen Großteil Ihrer Arbeitszeit ein – und ist gar nicht so simpel, denn es gibt weitaus mehr Dinge zu beachten, als viele glauben.
Wir helfen Ihnen mit diesem Beitrag mit einer Checkliste auf die Sprünge. Lesen Sie, welchen Aspekten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken sollten. Unter Beachtung unserer Tipps können Sie Bewerberprofile erstellen, die nicht zu übertrumpfen sind.
Über die Basics hinaus: Bewerberprofile richtig handhaben
Die klassische Frage zur Erstellung von Bewerberprofilen ist wohl: Welche Informationen gehören in ein gutes Profil hinein?
Zwar ist der tatsächliche Inhalt der Bewerbungen die halbe Miete, doch die Thematik erweist sich bei genauerem Hinsehen als weitaus komplexer:
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es, wie sollten Profile gestaltet und in Szene gesetzt werden?
Mit welchen Methoden können Sie mehr Bewerberprofile in der gleichen Zeit erstellen, wie können Sie Kunden aktiv überzeugen?
All diese Faktoren spielen eine maßgebliche Rolle in der Personalvermittlung. Deshalb liegt unser Fokus in diesem Artikel auf genau jenen Aspekten. Zu den Inhalten der Profile wird dennoch kurz ein Wort verloren.
Welche Inhalte gehören in ein gutes Bewerberprofil hinein? Ganz grob gesagt: All das, was für die Vermittlung interessant und von Bedeutung ist. Fragen Sie sich, welche Informationen über Ihre Bewerber relevant sind. Im Fokus sollten selbstverständlich …
- Qualifikationen und Ausbildungen
- Erfahrungen
- Fähigkeiten
stehen, denn sie sind die ausschlaggebenden Kriterien für die Eignung Ihrer Kandidaten. Diese Informationen dürfen in Kandidatenprofilen nicht fehlen. Ergänzen Sie die drei Punkte durch Details, die Ihre Kandidaten aus der Masse herausstechen lassen. Besondere Stärken, Kompetenzen, Preise oder Zertifikate können hier der Schlüssel sein.
Der Inhalt der Profile steht – was nun? Zunächst befassen wir uns mit dem rechtlichen Rahmen.
1) DSGVO: Rechtlich konforme Profile
Als Personaldienstleister gehen Sie täglich mit einer wahren Flut an Bewerberdaten um. All diese persönlichen Daten sollen mit der Datenschutz-Grundverordnung geschützt werden – für Sie bedeutet das größte Vorsicht, denn bei der Anzahl Ihrer Datensätze ist es kaum möglich, fehlerfrei und konform zu arbeiten.
Achtung! Verwenden Sie die Daten Ihrer Bewerber nur unter folgenden Voraussetzungen:
1. Sie haben sich eine aktive Einwilligung der Kandidaten eingeholt.
2. Sie haben die Kandidaten darüber informiert, was genau mit ihren persönlichen Informationen geschieht und wer darauf Zugriff erhält.
3. Sie ermöglichen den Bewerbern auch während des Vermittlungsprozesses einhundertprozentige Transparenz.
4. Sie löschen jegliche Inhalte unmittelbar nach der Datenverarbeitung und stellen sicher, dass alle Beteiligten – vor allem Ihre Kunden – dies auch tun.
Die Alternativlösung: Anonymer Profilversand
Können Sie personenbezogene Date nicht verwenden, müssen Sie Bewerberprofile anonymisieren. Alle Daten, die Rückschlüsse auf die Person geben, fallen in dem Fall weg. Anonymisierte Bewerbungen sorgen einerseits dafür, dass Kandidaten weniger greifbar werden und die Persönlichkeit in den Hintergrund rückt. Andererseits tritt dafür die objektive Eignung in den Vordergrund – Sympathiepunkte sammeln ist hier nicht möglich. Kunden entscheiden dann allein auf Basis der Fähigkeiten und Berufserfahrung Ihrer Kandidaten.
Doch egal, welche Inhalte Sie Ihren Kunden preisgeben – dem folgenden Punkt kommt genauso viel Bedeutung zu.
2) Kern und Hülle: Auch das Design muss stimmen
Eines steht fest: In der Gestaltung müssen Bewerberprofile genauso überzeugen wie im Inhalt. Wer liest sich schon gerne unübersichtliche, unansprechende Dokumente durch? Wer schaut sich gern vollkommen überladene, chaotische Bewerbungen an? Damit würden Sie Ihre Kandidaten automatisch aus dem Rennen werfen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Ihre Profile mit einem schlichten, stilvollen Design versehen.
Seien Sie sich bewusst: Das Design hat auch unterbewusst einen großen Einfluss auf die Entscheidung des potenziellen Arbeitgebers. Wählen Sie also ein angebrachtes Design für jeden Auftrag und zeigen Sie, dass Sie Profile mit Professionalität und Präzision erstellen.
Corporate Designs – Setzen Sie Ihr Unternehmen in Szene
Mit einer Corporate Identity können Sie sich einen Wiedererkennungswert verleihen: Markante Farben, Logos oder Sprüche machen Ihr Unternehmen aus. Aus einer Corporate Identity können Sie ganz einfach einheitliche Designs für Ihre Kandidatenprofile erstellen. Nutzen Sie zeitsparende Corporate Design Vorlagen, in die Sie Profile schnell einpflegen können.
Nutzen Sie ein Corporate Design, wenn Sie sich als Unternehmen präsentieren möchten. Diese Methode zahlt sich aus, wenn Ihr Unternehmen recht bekannt ist. Wenn Sie markante Farben, Werte und Mottos transportieren, werden sich Kunden an Sie und Ihre Marke erinnern – und Sie in der Zukunft vielleicht öfter für Aufträge kontaktieren. Corporate Design Vorlagen eignen sich durch ihre Einheitlichkeit für eine größere Anzahl an Profilen und vor allem bei unbekannteren, kleineren Kunden.
Individualität durch kundenspezifische Designs
Sind Sie selbst ein recht unbekannter Personaldienstleister und Ihre Kunden eher bekannt, bieten sich kundenspezifische Designs an: Passen Sie Bewerberprofile individuell an die Präferenzen Ihrer Kunden an und überzeugen Sie mit der persönlichen Note.
Zwar ist die kundenspezifische Profilerstellung zeitaufwendiger als die Nutzung von Corporate Designs, doch oft zahlt sich die Mühe aus: Sie erwecken den Eindruck, dass Ihnen als Personaler die Kandidatenvermittlung besonders wichtig ist. Damit erhöhen Sie die Chance, dass es Ihre Bewerber in die engere Auswahl der Kunden schaffen.
3) Vollständigkeit: Alles beisammen?
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Bewerbung gründlich aufbereitet und sich intensiv mit den Präferenzen des potenziellen Arbeitgebers beschäftigt. Das kundenspezifische Design steht und im Grunde scheint auch der Inhalt zu passen. Nun möchten Sie das Profil versenden und merken im letzten Moment: Es fehlen Angaben!
Tatsächlich sind im Profil keine Angaben zu der Projekterfahrung aufgeführt. Sie haken also noch einmal bei dem Kandidaten nach und warten, bis er Ihnen die relevanten Informationen zusendet. Ärgerlich, wenn die Ergänzung noch einmal viel Zeit in Anspruch nimmt.
Damit so etwas nicht passiert, sollten Sie die Vollständigkeit aller Angaben direkt vor der Aufbereitung des Profils überprüfen. Wichtig ist hierbei auch, dass Sie alle Angaben bestimmten Kategorien zuordnen können. Schließlich soll keine Information in einer falschen Zeile des Profils stehen.
Wie können Sie sichergehen, dass alle Informationen vorhanden sind?
Dazu verfügen viele Software-Lösungen über eine Funktion, die wie ein „System Check“ funktioniert. Hier werden Bewerberdaten direkt beim Eingang der Bewerbungsunterlagen erfasst. Das jeweilige System macht Sie dann auf die fehlenden Inhalte aufmerksam und Sie können diese, falls möglich, rechtzeitig beschaffen.
Sind die Angaben nun vollständig, sind Ihre Profile doch perfekt, oder? Nicht ganz.
4) Kurzprofil: Der erste Eindruck zählt
Die wohl am stärksten unterschätzte Seite ist das Kurzprofil, auch Empfehlung genannt. Denn genau hier kann sich schon entscheiden, ob Ihre Bewerber eine realistische Chance auf die offene Stelle haben.
Wieso? Ganz einfach: Die Seite dient als Exposé und enthält kurz und knapp die allerwichtigsten Infos. So können sich potenzielle Arbeitgeber ein erstes Bild von den Kandidaten machen. Wenn der erste Blick überzeugt, schauen Sie sich die Profile genauer an. Ist der erste Eindruck hingegen nur mäßig, hat der jeweilige Kandidat kaum noch eine Chance auf den Job.
Diese Angaben sind die Essenz von Kurzprofilen!
Im Kurzprofil steht die fachliche Eignung der Kandidaten im Zentrum. Dazu zählen Angaben wie:
- Berufsbezeichnung
- Relevante Berufliche Erfahrungen
- Kernkompetenzen
- Hard- und Softskills
- Stärken und ggf. Engagement
Wichtig ist hierbei vor allem, dass Sie die Empfehlung wirklich auf das Wesentliche beschränken. Kein Kunde möchte sich bereits im Kurzprofil eine detailreiche Bandbreite an Angaben durchlesen müssen. Setzen Sie deshalb auf das allbekannte Sprichwort „In der Kürze liegt die Würze“ – eine Empfehlung sollte im Idealfall etwa 100 Wörter umfassen.
5) Bewerberprofil als Verkaufsobjekt gestalten – So geht’s!
Ihre Bewerberprofile sind nicht einfach nur irgendwelche Dokumente, die Sie versenden. Es geht für Personaler zunehmend darum, Kandidatenprofile auf Verkaufsstärke auszurichten. Vor allem, wenn Sie Ihren Konkurrenten einen Schritt voraus sein möchten.
Wie werden Profile verkaufsstark?
1. Verwenden Sie gute Designs. Wie bereits angesprochen sind ansprechende Designs für gute Profile unverzichtbar. Der Schlüssel ist hierbei eine schlichte, aber trotzdem einladende Gestaltung. Die Seiten sollten weder zu beladen noch zu kahl aussehen, die Farben lieber stellenweise gezielt eingesetzt als in Massen verwendet werden. Ein übersichtliches Profil wird gern gelesen – Ihr Bewerber wird es Ihnen danken.
2. Priorisieren Sie die Inhalte im Lebenslauf. Es ergibt Sinn, die wichtigsten Aspekte im Lebenslauf zuerst aufzuführen und die zusätzlichen Details an das Ende zu setzen. Es gilt: Vom großen Ganzen bis ins kleinste Detail. So lesen Kunden zunächst die Punkte, die sie fachlich überzeugen und werden dann weiter durch positive Eigenschaften und Talente der Bewerber überrascht.
Überflüssige Inhalte wie beispielsweise der Name der Grundschule oder die Tätigkeiten der Eltern sollten nicht in Bewerbungen auftauchen. Über diese irrelevanten Dinge möchte kein potenzieller Arbeitgeber etwas erfahren: Priorität haben stattdessen die relevanten Kompetenzen, die für die Entscheidung der Kunden von Bedeutung sind.
3. Fügen Sie gegebenenfalls ein Bild hinzu. Kandidaten sind nicht nur ihre Fähigkeiten und Abschlüsse, sondern vielschichtige Menschen. Falls Ihnen die Bewerber einwilligen, können Sie also ein Bild von ihnen hinzufügen. Dies schafft mehr Nähe zu den Kunden: Diese können sich wortwörtlich ein Bild von den Kandidaten machen und die Personen hinter den Kompetenzen werden greifbarer.
4. Ein Call-To-Action in der Bewerbung? Viele Bewerber beenden ihr Bewerbungsanschreiben mit einem Schlusssatz, der das jeweilige Unternehmen endgültig überzeugen soll. Tatsächlich ist solch ein Satz meist sinnvoll, doch er sollte keinesfalls überheblich, arrogant oder zu standardmäßig wirken. Setzen Sie stattdessen auf freundlich formulierte Schlussätze, in denen sich der Bewerber über eine Rückmeldung des Unternehmens und eine Einladung zum Bewerbungsgespräch freut.
6) Alles per Hand? Lieber nicht!
Alle vorangegangenen Tipps gleichzeitig zu beachten, scheint schier unmöglich zu sein. Dazu fehlt Ihnen schlichtweg die Zeit, oder? Allein die Überführung der Daten aus den Lebensläufen Ihrere Kandidaten in Profile frisst manuell enorm viel Zeit – Wie lassen sich also all die angesprochenen Punkte einfach und schnell umsetzen, ohne dass Sie einen großen Aufwand betreiben müssen?
Die Antwort ist überraschend simpel:
Lassen Sie sich Bewerberprofile automatisch generieren. Heutzutage steht Personaldienstleistern die Möglichkeit zur Verfügung, die Profilerstellung weitestgehend von einer geeigneten Software-Lösung übernehmen zu lassen. Dazu dienen CV-Parser, die Bewerberdaten automatisiert in Profile übertragen. Diese Technologie spart Ihnen immens viel Zeit ein.
Viele Software-Lösungen enthalten außerdem Möglichkeiten, Kandidatenprofile zu gestalten und anderweitig zu bearbeiten: Vorgefertigte Designvorlagen können Ihre Profile optisch perfektionieren und diese damit einladender wirken lassen.
Gute Software-Lösungen verfügen insgesamt über zahlreiche Funktionen, die Arbeitsabläufe automatisieren und Ihnen damit die Arbeit erleichtern. So können Sie Ihre Profile mit Präzision bearbeiten, ohne alle Arbeitsschritte mühselig per Hand durchzuführen.
Haben Sie alle Punkte beachtet? Hier noch einmal unsere Checkliste in komprimierter Form:
Ihre Checkliste für unschlagbare Bewerberprofile
□ Die Profile an die Richtlinien der DSGVO anpassen
□ Das passende Design wählen
□ Profile auf Vollständigkeit überprüfen
□ Kurzprofil erstellen
□ Profile auf Verkaufsstärke optimieren
□ Abläufe mit einem geeigneten System beschleunigen
Den letzten Punkt der Checkliste können Sie noch nicht abhaken? Dann empfehlen wir Ihnen, unsere Software-Lösung Vitapio zur Profilbearbeitung zu nutzen.
Mit Vitapio unschlagbare Bewerberprofile erstellen
Die Software-Lösung Vitapio vereint alle Funktionen, die Sie als Personaldienstleister für Ihre Vermittlungsprozesse benötigen.
Einfache Profilerstellung
Der CV-Parser von Vitapio ist mit einer Treffgenauigkeit von über 83% ein sehr genauer Parser, der Ihre Kandidatenprofile in Sekundenschnelle erstellt. An dieser Stelle können Sie viel Zeit sparen.
Individuelle Profilbearbeitung
Unsere Designvorlagen sind darauf ausgerichtet, mit Stil und Übersichtlichkeit zu überzeugen. Nutzen Sie die vorgefertigten Vorlagen und sparen Sie sich auch hier Zeit und Aufwand. Möchten Sie mit Ihrer persönlichen Note punkten, können Sie diese mit Vitapio nach Belieben hinzufügen: Fügen Sie Kopf- und Fußzeilen, Logos und andere Details einfach hinzu.
Übersichtliche Bewerberdatenbank
Dank einer Datenbank mit über 7000 hinterlegten Skills können Sie Ihre Bewerber jederzeit schnell finden und miteinander vergleichen. Chaotische Suchen nach den passenden Bewerbern haben damit ein Ende.
DSGVO und Transparenz
Vitapio gewährleistet Ihnen in all Ihren Arbeitsschritte 100% Datenschutzkonformität. Maßnahmen wie automatische Einwilligungsmails, ein separater Kandidatenzugang zum Portal oder der Profilversand per Link machen Ihnen die Einhaltung der Richtlinien so einfach wie nie zuvor.
Mit diesen und noch weiteren Funktionen erweist sich Vitapio als wahrer Allrounder, der Ihre Profilbearbeitung erheblich vereinfacht. Durch die enorme Zeitersparnis können Sie effizienter arbeiten, Ihre Produktivität ankurbeln und letztendlich Ihren Umsatz steigern!
Sie sind interessiert?
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Meta-Despriction:
Gute Bewerberprofile zu erstellen ist essentiell für Ihre Personalvermittlung. Lesen Sie hier das Wichtigste zur Erstellung von Kandidatenprofilen!
Nützliche Ressourcen zur Erstellung von Bewerberprofilen
Die Erstellung eines überzeugenden Bewerberprofils ist ein entscheidender Schritt im Bewerbungsprozess. Es kann den Unterschied zwischen einer Einladung zum Vorstellungsgespräch und einer verpassten Gelegenheit ausmachen. Um Bewerbern zu helfen, ihre Chancen zu maximieren und ihre besten Fähigkeiten effektiv zu präsentieren, haben wir eine Liste von hilfreichen Websites zusammengestellt, die von der Erstellung des Bewerbungsschreibens bis hin zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch reicht:
- Bewerbungsentwurf: Perfektionieren Sie den Aufbau und Inhalt Ihrer Bewerbungsunterlagen.
- Bewerbungsanschreiben Info: Tipps und Tricks für ein überzeugendes Anschreiben.
- Vorstellungsgespräch.org: Bereiten Sie sich optimal auf Ihr nächstes Interview vor.
- Praktikum Bewerbungen: Spezialisierte Hinweise für Bewerbungen auf Praktikumsstellen.
- Prüfungsratgeber: Unterstützung für bevorstehende Prüfungen und Tests im Bewerbungsprozess.
- Ausbildungsplatz finden: Ihr Leitfaden, um den perfekten Ausbildungsplatz zu ergattern.
- Bewerbungsplan: Strukturieren Sie Ihren Bewerbungsprozess und maximieren Sie Ihre Erfolgschancen.
Nutzen Sie diese Ressourcen, um sich bestmöglich zu präsentieren und Ihre Bewerbung zum Erfolg zu führen.