Kennzahlen sind in der Personalentwicklung essenziell, damit der Personaler personalwirtschaftliche Aktivitäten des Unternehmens planen, steuern und kontrollieren kann. Anhand der Kennzahlen wird im Zuge dieses sogenannten Personalcontrollings, die personalrelevanten Daten ausgewertet. Sie wollen sich bezüglich des Personalmanagements Ihres Unternehmens mit Sicherheit nicht verkalkulieren. Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, werden Sie Ihre Personalplanung anhand der Daten ideal planen und durchführen können. Daher sollten Sie unbedingt sicher im Umgang mit Kennziffern im Personalcontrolling sein, um nicht Opfer typischer Fallen und Tücken zu werden. Erfahren Sie in diesem Artikel daher nun,
- warum Kennzahlen für die Personalplanung wichtig sind
- welche Funktionen das Personalcontrolling ausmachen
- welche Instrumente Sie im Controlling einsetzen können
- worauf Sie besonders Wert legen sollten
- mit welchen Kennziffern in der Personalverwaltung gearbeitet wird
Kennzahlen Personalentwicklung: Darum sind sie wichtig für das Controlling
Mithilfe von Personalkennzahlen werden meist Ertragssituationen veranschaulicht, da diese gut bewertbar und vergleichbar sind. Zum Personalcontrolling gehört zum einen die Personalarbeit, also Auseinandersetzung mit Personalprozessen, -verfahren und -projekten. Zum anderen ist das Personal an sich Gegenstandsbereich der Personalplanung. Darunter fallen beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter nach Funktion und Einsatzort, die Anzahl der Auszubildenden oder auch die sozialdemografische Zusammensetzung des Personals.
Grundsätzlich kann es unterschiedliche Ambitionen geben, die Unternehmen dazu verleiten, auch im Personalbereich Daten zu erstellen. Zum einen kann dies durch gesetzliche Verpflichtungen bedingt sein, die es festlegen, bestimmte Kennzahlen zu erheben. Eine andere Möglichkeit ist das in Angriff nehmen einer neuen Expansionsstrategie. Eine verschlechterte wirtschaftliche Lage des Unternehmens, welche die Interessen der Arbeitnehmer möglicherweise gefährdet, stellt unter anderem auch ein Grund für die Beschäftigung mit den Zahlen da.
Man unterscheidet zwischen drei Arten von Kennzahlen:
- Absolute Kennziffern, beispielsweise die Anzahl von Beschäftigten.
- Relative Kennzahlen, also Verhältniszahlen wie in etwa die Angestelltenquote.
- Indexzahlen, zum Beispiel über die Mitarbeiterentwicklung.
Probleme dabei können sein:
- wenn die falsche Kennziffer gewählt ist.
- wenn die Kennziffern falsch interpretiert wurden.
- wenn die Kennzahl zu weit ausgelegt wurde.
Seien Sie also behutsam und sorgfältig bei dem Umgang mit Personalkennzahlen.
Diese Vokabeln sollten Ihnen ein Begriff sein
- Qualitative Kennzahlen
… sind schwer messbare Größen wie beispielsweise die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. - Quantitative Kennzahlen
… haben als Grundlage messbare Werte, wie zum Beispiel Umsatz oder Mitarbeiterzahl. - Quantitatives Personalcontrolling
… beschreibt das direkte Erheben und Weiterverwenden von Daten, wie beispielsweise den Personalkosten. - Qualitatives Personalcontrolling
… meint das Ansammeln von jenen Daten, die eigentlich nicht direkt messbar sind. Diese Werte werden meist über Indikatoren erhoben, beispielsweise über die Mitarbeiterzufriedenheit. - Strategisches Personalcontrolling
… zielt ab auf eine langfristige Ausrichtung. Es behandelt die strategischen Ziele Ihres Unternehmens und beschäftigt sich insbesondere mit der Frage „was Sie erreichen wollen“. - Operatives Personalcontrolling
… ist kurz- bis mittelfristig angelegt. Im Fokus steht bei dieser Begrifflichkeit der Nutzen, Kosten und Erfolg einer Maßnahme. Wichtig ist vor allem „wie Sie etwas erreichen wollen“.
Welche Rolle kommt dem Personalcontrolling zu?
Das Personalcontrolling besteht aus fünf Funktionen, welche essenziell für die Personalentwicklung sind.
- Informieren
Strategische Entscheidungen werden in Anbetracht der Kennziffern vorbereitet. Weiterhin werden Kosten der Personalabteilung sichtbar gemacht und Personalprozesse beschrieben. - Koordinieren und Integrieren
Personalwesen und Betriebsarbeit können durch Kennzahlen auf einander abgestimmt und strukturiert werden. Darüber hinaus wird das Ermitteln und Analysieren von Daten ermöglicht. - Planen
Leistungsmaßstäbe werden festgelegt, ebenso wie Zielgrößen und weitere Vorgaben. Prognosen werden entwickelt. Dazu zählt auch das frühzeitige Einschätzen von Auswirkungen derzeitiger Entwicklungen mithilfe eines Planungssystems. - Kontrollieren
Anhand der Daten lassen sich Entwicklungen umfassend überwachen. Dabei können diverse Kontrollarten angewendet werden. - Steuern
Controlling stellt eine wichtige Komponente zur Steuerung des Unternehmens da. Außerdem zeigt das Personalwesen so den Erfolg des Unternehmens auf.
Instrumente des Personalcontrollings
Wer Kennzahlen im Personalmanagement einsetzt, sollte sich auch mit den wichtigsten Tools zur Personalplanung auseinandersetzen. Im Folgenden werden Ihnen zehn Instrumente vorgestellt, mit denen zu arbeiten fester Bestandteil im Bereich des Kompetenzmanagements ist.
- Kennzahlensysteme
Mithilfe von Kennzahlensystemen werden die einzelnen Kennziffern in einen Wirkungs-Ursache-Zusammenhang gestellt. Welches System das Richtige ist, hängt natürlich von Ihrem Bedarf ab. Ein Kennzahlensystem, das beispielsweise speziell auf Personalmanagement ausgerichtet ist, ist das Human Ressource Scorecard (HRS), mit dem erfolgskritische Ziele für den Personalbereich definiert werden. - Prozesskostenrechnung
Durch diese Kostenrechnung verteilen Sie die Gemeinkosten nicht mehr über Zuschlagschlüssel auf die Kalkulationsobjekte, sondern richten die Verteilung danach, wie viel jeder jeweilige Gemeinkostenfaktor geleistet hat. - HR Audits
Das Human Ressouce Due Diligence (HRDD) dient der sorgfältigen Analyse der Humanressourcen bezüglich einer bevorstehenden geschäftlichen Transaktion. Dadurch können Chancen und Risiken ausgehend von der Ressource „Personal“ frühzeitig erkannt werden. - Mitarbeiterbefragungen
Durch das Befragen Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie wichtige qualitative Informationen über die Stärken und Schwächen des Unternehmens aus Sicht Ihrer Angestellten. - Kosten-Nutzen-Analysen
Wenn Sie Kosten-Nutzen-Analysen durchführen, erfassen Sie mit dieser speziellen Form der Investitions- oder Wirtschaftlichkeitsrechnung, mögliche positive oder negative Auswirkungen geplanter Vorhaben und können diese bewerten. - SWOT-Analysen
Mit diesem Instrument der strategischen Planung können Sie Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken bezüglich der Personalentwicklung einschätzen. - Personalportfolios
Ein Personalportfolio, mit dem das Entwicklungspotenzial und die Performance von Mitarbeitern dargestellt wird, ist beispielsweise das Mitarbeiter-Portfolio. - Benchmarks
Benchmarking ist ein Instrument zur Beurteilung und Optimierung der Leistungsfähigkeit und Leistungspotenziale vom Personal und der Personalabteilung. Es kann eine wichtige Rolle bei der Steigerung des Erfolgspotenzials und Erhöhung der Wirtschaftlichkeit spielen. Mit dem Benchmarking geht der Vergleich mit Benchmarking-Partnern einher, um sich selbst zu positionieren. Man unterscheidet zwischen den folgenden fünf Komparationen:
Ist-Ist-Vergleiche (Zeitvergleichskontrolle), Soll-Ist-Vergleiche (Planabweichungskontrolle), Soll-Wird-Vergleiche (Planungsfortschrittskontrolle), Ist-Wird-Vergleiche (Prämissenkontrolle) und Wird-Ist-Vergleiche (Prognosenkontrolle).
Darauf sollten Sie besonders achten
Beim Umgang mit Personalkennziffern ist es wichtig, die wesentlichen Aspekte nicht aus den Augen zu verlieren, um keine Fehler zu machen. Behalten Sie also immer den Aufwand der Kennzahlenerfassung im Blick, um rechtzeitig Maßnahmen in der Personalentwicklung einleiten zu können. Generieren Sie die Zahlen per Knopfdruck aus einem IT-System, das der Personalabteilung zur Verfügung steht. Überlegen Sie dann, ob und wie die benötigten Daten erhoben werden können. Ihre erhobenen Daten müssen stetig den aktuellen Stand wiedergeben und dafür immer wieder aktualisiert werden.
Achten Sie außerdem auf eine gewisse Verbindlichkeit. Für jede Zahl sollten ein Betrachtungszeitraum, Erfassungspunkte und genaue Zielwerte festgelegt sein. Erfassen Sie darüber hinaus nur so viele Kennziffern wie nötig, und nicht wie möglich sind, und halten Sie Ihre Personalplanung so überschaubar. Ihre Kennziffern sollten außerdem in einem Zusammenhang zueinanderstehen und aufeinander aufbauen.
Legen Sie im Umgang mit den Kennziffern stets Wert auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die Daten müssen verständlich und zielgruppengerecht formuliert, kommuniziert und visualisiert werden. Zu guter Letzt setzen Sie die Personalkennzahlen immer in Bezug zu einer Vergleichsgröße, um optimal mit Ihnen arbeiten zu können.
Werden Sie kein Opfer der folgenden Tücken
Auch wenn sie die oben genannten Aspekte berücksichtigen, können Schwierigkeiten beim Umgang mit Personalkennzahlen auftreten. Lernen Sie also nun, welche Probleme möglicherweise auf sie zu kommen können, um diese künftig zu vermeiden. Kein seltener Fehler ist das Erzeugen einer Kennzahleninflation. Damit ist nichts anderes gemeint, als dass zu viele Kennziffern mit geringem Aufwand-Nutzen-Verhältnis vorhanden sind. Zusammenhänge werden teils also doppelt abgedeckt aufgrund von zu vielen Kennziffern. Auch kann eine Inflation dann auftreten, wenn immer wieder neue Kennziffern erzeugt werden, anstatt auf bereits vorhandene Daten zurück zugreifen.
Durch eine ungenaue Abgrenzung der Basisdaten können sich schnell Fehler bei der Kennzahlenaufstellung einschleichen. Aufgrund der ungenauen Spezifikation ist daraufhin keine Vergleichbarkeit gewährleistet. Fehler können auch durch Unterschiede in den Kennzahlendefinitionen auftreten. Setzen Sie nur jene Kennziffern in Beziehung, die auch wirklich einen Zusammenhang aufweisen.
Probleme können auch bei der Kennzahlenkontrolle auftreten. Wichtig ist, dass Sie daher immer zwischen direkt und indirekt steuerbaren Kennziffern unterscheiden. Direkt steuerbare Kennziffern können durch Personalentwicklungsmaßnahmen beeinflusst werden.
Das Lexikon der Kennziffern
Anzahl der Mitarbeiter
Die Anzahl ihrer Angestellten richtet sich nach diversen Kriterien wie zum Beispiel Filialen (durchschnittliche Mitarbeiterzahl), Geschäftszweigen (Anzahl Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich oder gesamt) und Region (Mitarbeiterzahl im Bereich Süd). Die Mitarbeiteranzahl ist außerdem Bestandteil des Jahresabschlusses.
Mehrarbeitsquote
Überstunden Ihrer Mitarbeiter werden mithilfe der Mehrarbeitsquote dargestellt. Durch diese Messgröße können Sie zusätzlichen Personalbedarf feststellen. Allerdings sollten sie die Mehrarbeitsquote nicht zu hoch werden lassen, um negative Auswirkungen wie beispielsweise eine erhöhte Krankheitsrate, aufgrund der steigenden Erschöpfung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden.
Kennzahl, welche die Beschäftigungsstruktur beschreibt
Diese Verhältniszahl ist elementar für Strukturanalysen im Personalbereich. Sie kann unterschiedliche Situationen wiedergeben, in etwa die Mitarbeiter im Vertrieb zur Anzahl der Mitarbeiter oder aber auch die Anzahl der Frauen im Vertrieb im Verhältnis zu allen Fachkräften im Vertrieb.
Kennzahl, die die Krankheitsleistungen wiedergibt
Im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls eines Mitarbeiters zeigt Ihnen diese Messgröße, wie viel für diesen aufgebracht werden musste. Auch hier gibt es unterschiedliche Darstellungsweisen, wie etwa die Krankheitsleistungen im Verhältnis zu erkrankten Mitarbeitern oder auch die Krankheitsleistungen im Verhältnis zu den Krankheitstagen.
Fluktuationsquote
Die Fluktuationsquote ist eine Verhältniszahl, welche sich aus der Anzahl der Kündigungen und der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl zusammensetzt. Anhand dieser Information lässt sich unter anderem die Zufriedenheit der Mitarbeiter ablesen. Unterschiedliche Aspekte lassen sich anhand dieser Quote bestimmen, wie beispielsweise:
die Anzahl der Kündigungen in Relation zur Gesamtzahl der Mitarbeiter oder auch Kündigungen ab einem bestimmtem Alter im Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeiter.
Krankenquote
Ähnlich wie die Mehrarbeitsquote sollte sich auch die Krankenquote immer im Rahmen halten. Je nach Branche fällt der Anteil krankheitsbedingter Ausfälle gemessen anhand der Gesamtmitarbeiterzahl unterschiedlich aus. Ursache für eine hohe Krankenquote können gewisse Risiken am Arbeitsplatz sein. Darüber hinaus kann diese Kennzahl als Indikator für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter gesehen werden, da in der Regel zufriedene Mitarbeiter seltener krank sind.
Kennziffer, welche die Kosten für Fortbildungen darstellt
Anhand dieser Kennziffer können Sie überprüfen, wie sehr sich das Unternehmen für Weiterbildungen engagiert. Auch diesen Wert können Sie als Indikator für Mitarbeiterzufriedenheit betrachten, da im Allgemeinen gut geschulte Mitarbeiter zufriedener sind.
Kennziffer, die den Umsatz je Mitarbeiter anzeigt
Diese Verhältniszahl beschreibt die betriebliche Leistung je Mitarbeiter, beispielsweise anhand des Personalaufwands oder dem Gewinn pro Kopf. An ihr lässt sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter ablesen.
Fehlzeitenquote
Die Fehlzeitenquote könnten Sie beispielsweise ermitteln, indem Sie die Fehlstunden eines Mitarbeiters im Verhältnis zur Sollarbeitszeit setzen. Basis für die Erhebung dieses Wertes ist die vollständige Arbeitszeit.
Kennzahl, die durchschnittliche Gehälter je Mitarbeiter beschreibt
Vor allem für die weitere Planung ist dies eine wichtige Messgröße. Sie beschreibt die Entwicklung von Gehältern und kann aber auch zum Vergleich des Gehalts bei der Konkurrenz herangezogen werden.
Wie wappnen Sie sich also am besten für Veränderungen in der Personalentwicklung?
Achten Sie stets auf eine gewisse Übersichtlichkeit und Aktualität der verwendeten Kennziffer. Gerade für Letzteres sollten Sie am besten eine Software verwenden, um die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter festzuhalten. Besonders gut eignet sich dafür die Software-Lösung Vitapio, mit der Sie gleich mehrere Profilversionen je nach Qualifikationen für bestimmte Stellen für Ihre Angestellten erstellen können. Mit geeigneten Filtern vereinfacht Ihnen Vitapio die Suche nach Mitarbeitern für offene Stellen, da Sie so in Sekundenschnelle Ihre erstellte Datenbank durchsuchen können.
Neben der stetigen Dokumentation über die Entwicklungen Ihrer Angestellten ist es allerdings wichtig, zur Bewertung und zum Vergleich einzelner personalwirtschaftlicher Aktivitäten Kennziffern im Bereich des Personalmanagements zu erheben. Je nachdem, worüber man Informationen erhalten, Vorgänge planen, kontrollieren oder steuern will, können die jeweiligen Kennziffern mit bestimmten Methoden entnommen werden.
Wenn Sie sinnvoll und überschaubar Kennzahlen in Ihrer Personalentwicklung einsetzen, werden Sie frühzeitig Probleme erkennen und langfristig Ihren Erfolg sichern können.