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Maßnahmen der Personalentwicklung: Was Sie heute tun müssen

Maßnahmen der Personalentwicklung

Das Potenzial von Personalentwicklung ist gewaltig. Doch wie können Sie es effektiv nutzen? Bild von ©Viacheslav Iakobchuk – de.fotolia.com

Es ist schwer zu sagen, wo ein Unternehmen in den nächsten fünf, zehn oder zwanzig Jahren steht. Viele Faktoren spielen hier mit rein, wie technologische oder gesellschaftliche Veränderungen, Entwicklungen auf dem Markt oder der stetig steigende Fachkräftemangel. Somit kennen Sie als Personalleiter im Unternehmen sicher die Problematik, dass eine korrekte Einschätzung der künftigen Lage nur bedingt möglich ist. Wie können Sie also geschickt vorausschauend planen, wenn so viele externe Komponenten eine Rolle spielen? Ganz einfach: Sie wirken mit internen Strategien dagegen. Nach nur kurzer Lesezeit erfahren Sie deshalb in diesem Artikel, mit welchen Maßnahmen Sie die Personalentwicklung Ihres Unternehmens so planen können, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.

Das Ergreifen zielführender Maßnahmen im Bereich der Personalentwicklung birgt aber noch weitere Vorteile, welche Sie davon überzeugen werden, auch zukünftig Zeit in Ihre Personalentwicklung zu investieren. So sichern Sie sich kontinuierliches Know-how bei Ihren Mitarbeitern und eine gesteigerte Motivation durch individuelle Förderung.

Lernen Sie aus diesem Artikel, …

… welche Ziele Sie mit einer strategischen Personalentwicklung erreichen.

… mit welchen Herausforderungen Sie derzeit rechnen sollten. 

… worauf Sie vorab besonders Wert legen sollten.

… mit welchen Maßnahmen der Personalentwicklung Sie den Erfolg des Unternehmens sichern. 

 

Strategische Personalentwicklung: Diesen Zielen kommen Sie ein Stück näher

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es unverzichtbar, sich darüber Gedanken zu machen, wie viele Mitarbeiter Sie in den kommenden Jahren benötigen und über welche Kompetenzen diese verfügen sollten. Nur wenn ein Unternehmen klar definierte Ziele hat, können daraus Maßnahmen und Aufgaben abgeleitet werden, um möglichen Engpässen entgegenzuwirken. Ziele, denen Ihr Unternehmen durch eine sinnvoll geplante Personalentwicklung näher kommt, sind:

Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Durch Aufstiegschancen im Unternehmen wird automatisch die Leistungsmotivation Ihrer Arbeitnehmer angeregt. Darauf aufbauend können Sie Strategien für ein Personalentwicklungskonzept entwerfen.

Bindung der Mitarbeiter

Aus der Mitarbeiterzufriedenheit resultiert eine stärkere Bindung zum Arbeitgeber. Insbesondere Berufseinsteiger fühlen sich so ihrem ersten Arbeitsplatz verbunden.

Sicherung des Bestands an Fach- und Führungskräften

Mit den richtigen Maßnahmen ist ein externes Rekrutieren von Kandidaten für zu besetzende Führungspositionen nicht mehr notwendig. Werden die Kompetenzen Ihrer Angestellten fortwährend erweitert, können ausgewählte Fachkräfte weiter aufsteigen, wenn sie sich als ausreichend qualifiziert erweisen. Der Nachwuchs kann also aus den eigenen Reihen gewonnen werden.

Anpassung von Qualifikationen an Veränderungen

Abhängig von den Entwicklungen auf dem Markt, aber auch von äußeren Umständen wie dem demografischen Wandel, muss ein Unternehmen seine Mitarbeiter dahingehend schulen, dass sie die erforderlichen Kapazitäten aufweisen.

Vermittlung von Zusatzqualifikationen

Wenn die Option für Sie umsetzbar ist, ist es immer von Nutzen, den Mitarbeitern nicht nur das nötige Know-how zu vermitteln, sondern auch Kompetenzen, die darüber hinaus gehen. Durch die Vermittlung von Zusatzqualifikationen erlangen Ihre Angestellten eine bessere Anpassungsfähigkeit und sind flexibler, wenn es um neue Aufgabenbereiche oder den Einsatz in anderen Abteilungen geht.

Unabhängigkeit des Unternehmens

Mit der richtigen Personalentwicklung steigern Sie ganz nebenbei auch die Unabhängigkeit Ihrer Firma auf dem Markt. Anders als die Konkurrenz kann Ihr Unternehmen sich bei Engpässen von selbst regenerieren.

Geringe Personalbeschaffungskosten

Wer auf aufwendige Rekrutierungsmaßnahmen über Werbeplakate, Social Media oder Recruitingfilme verzichten kann, der spart offensichtlich Geld und Zeit für andere Dinge. Erweisen sich darüber hinaus die derzeitigen Angestellten als zufrieden mit ihrem Arbeitsplatz, gibt es nur eine geringe Fluktuation, wodurch weniger Personalbeschaffungsmaßnahmen notwendig wären.

 

Personalentwicklung macht’s möglich: Diese Herausforderungen müssen Sie nicht mehr scheuen

Wer heutzutage in einem Unternehmen für Personalangelegenheiten zuständig ist, der hat es nicht leicht. Durch den stetigen digitalen Wandel und die Alterung der Bevölkerung sind qualifizierte Fachkräfte rar gesät. Daher sollte es für Sie umso wichtiger sein, Ihr derzeit verfügbares Personal kontinuierlich weiterzubilden und nicht auf der Stelle stehen zu lassen. Sobald Ihre Mitarbeiter einrosten, haben viele Personalleiter mit den Tücken der Marktsituation zu kämpfen. Mit den richtigen Personalbeschaffungsmaßnahmen können Sie diesen Herausforderungen jedoch künftig erhobenen Hauptes entgegentreten:

Komplexität der Weiterbildung
Die Maßnahmen zur Personalentwicklung in einem Unternehmen müssen einen gewissen Rahmen schaffen, in dem sowohl formales als auch selbstgesteuertes Lernen ermöglicht wird.

Passende Rahmenbedingungen 
Die gesetzten Rahmenbedingungen, in denen Personalentwicklung vollzogen werden kann, sollten natürlich grundsätzlich stimmig sein mit einzuleitenden Maßnahmen. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter herausfordernde Aufgaben bekommen und ein regelmäßiges Feedback von Kollegen und Führungskräften erhalten. Ein wichtiger Punkt im Rahmen der Personalentwicklung ist außerdem eine grundsätzlich offene Feedbackkultur.

Individuelle Förderung
Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht alle gleich behandeln. Klingt im ersten Moment falsch, ist aber goldrichtig. Sicher klingt es auch in Ihren Ohren logisch, dass ein Berufseinsteiger einen anderen Bedarf an Weiterbildungs- und Lernangeboten hat als ein erfahrener Mitarbeiter.

Umgang mit schnellen Veränderungen 
Wird dafür gesorgt, dass Mitarbeiter kontinuierlich gefördert und mit unterschiedlichen Aufgaben betraut werden, können sich diese auch bei größeren Veränderungen zügig anpassen.

Fachkräftemangel
Werden künftig Stellen in Ihrem Unternehmen frei, kann dies beim derzeitigen Fachkräftemangel ein Problem darstellen. Wenn also die Möglichkeit besteht, offene Stellen mit bereits vorhandenem Personal zu besetzen, weil dieses hinreichend weitergebildet ist, sparen Sie sich den mühsamen War for Talents.

Demografischer Wandel
Haben Sie im Blick, wie der Stand Ihres Personals in einigen Jahren sein wird? Gerade bei älteren Belegschaften ist es essenziell, dass diese nicht an veralteten Arbeitsweisen festhalten, sondern imstande sind, das zu leisten, was auch ein Young Professional mitbringt.

Optimierung von Effektivität 
Mit der Weiterentwicklung eines Unternehmens muss auch das Personal mitwachsen. Daher sollten stetig Kompetenzen erweitert, optimiert und angepasst werden, um weiterhin einen nützlichen Beitrag leisten zu können. Darüber hinaus wird dadurch Zeit eingespart, die womöglich mit der Überarbeitung von Aufgaben und Projekten verbracht worden wäre.

 

Effektive Maßnahmenplanung: Schritt für Schritt

Die Instrumente zur Personalentwicklung sollten nicht einfach aus einer Laune heraus gewählt werden. Eine sinnvolle Vorgehensweise ist in etwa:

Bedarfsanalyse

Bei der Begutachtung des Bedarfs sollten Sie drei Ebenen mit einschließen – zuerst natürlich die Unternehmensebene. Was sind Ziele und dazugehörige Strategien des Unternehmens? Auch die Struktur der Firma ist relevant, um geeignete Maßnahmen zu ermitteln. Kultur, Normen und Werte, die im Unternehmen eine Rolle spielen, sollten bei der Bedarfsanalyse auf Unternehmensebene ebenfalls einbezogen werden.  Ein weiterer Aspekt ist der der Arbeitsplatzebene, auf der Sie die jeweiligen Anforderungen an die zu besetzende Position bestimmen müssen. Auf der Mitarbeiterebene müssen Sie bereits vorhandene Qualifikationen sowie vorhandene und noch benötigte Weiterbildungsmöglichkeiten prüfen.

Planung von Zielen

Sie haben bereits gelesen, bei welchen Zielen eine sinnvolle Personalentwicklung ein Push-Faktor sein kann. Nachdem Sie eine eingehende Bedarfsanalyse durchgeführt haben, sollten Sie sich überlegen, welche Ziele Sie exakt erreichen wollen. Nur wer seine Ziele wirklich kennt, kann mit den richtigen Maßnahmen sein Unternehmen voranbringen.

Maßnahmenplanung

Sie haben Ihre Ziele ausführlich formuliert und festgelegt? Dann geht es für Sie schnurstracks zur Planung der Maßnahmen. Hierbei müssen Sie mehrere Aspekte beachten, wie zum Beispiel die Zeitplanung. Zu welchem Zeitpunkt wäre es am sinnvollsten, die Maßnahmen zur Personalentwicklung durchzuführen? Wie lange soll beispielsweise die Schulung andauern? Wo soll sie stattfinden? Bedenken Sie bei der Bestimmung des Ortes vor allem die Anzahl der Teilnehmer und kümmern Sie sich rechtzeitig um Referenten. Werden nur einzelne Fachkräfte geschult, eine einzelne Abteilung oder das gesamte Personal? Planen Sie dementsprechend die Kosten und weitere Ressourcen ein. Darüber hinaus kümmern Sie sich auch um inhaltliche Vorbereitungen, wie etwa Präsentationen und dafür notwendige Utensilien.

Durchführung der Maßnahmen

Nachdem die gesamte Vorbereitung abgeschlossen ist, können Sie die gewählten Maßnahmen nun endlich ergreifen.

Kontrolle des Erfolgs

Mit einer langfristigen Durchführung der Maßnahmen ist es jedoch nicht getan. Für einen bestehenden Erfolg müssen Sie regelmäßig die Effizienz Ihrer gewählten Maßnahmen prüfen und diese gegebenenfalls an Veränderungen anpassen.

 

Mit Individualität zum Erfolg: 5 Maßnahmen der Personalentwicklung

Zunächst einmal: Es gibt nicht die perfekte Maßnahme, wenn es um Personalentwicklung geht. Sie lernen nun fünf Strategien kennen, welche jeweils auf unterschiedliche Umstände abzielen. Wie Sie bereits erfahren haben, passt nicht für jeden Mitarbeiter die gleiche Strategie. Eine erfolgreiche Personalentwicklung wird durch eine individuelle Förderung erlangt. Die bestehenden Möglichkeiten, um einen langfristigen Erfolg durch eine gut geplante Personalentwicklung Ihres Unternehmens zu sichern, lauten wie folgt:

 

Betriebsvorbereitende Maßnahmen

Diese Strategien sind insbesondere auf Berufseinsteiger zugeschnitten. Eine Maßnahme in der Hinsicht kann beispielsweise eine unternehmensinterne Ausbildung sein. Dies ist nicht nur für den potenziellen Nachwuchs Ihrer Firma eine Chance, sondern birgt auch viele Vorteile für Ihr Unternehmen.

  • So besitzen Berufsanfänger noch keine festen indoktrinierten Verhaltensmuster durch vorherige Unternehmen und eignen sich viel leichter interne Verhaltensmuster an als beispielsweise Quereinsteiger.
  • Sie haben die Möglichkeit, junge Talente zu entdecken und nach Ihren Maßstäben zu formen und zu fördern.
  • Auszubildende sind außerdem kostengünstige Mitarbeiter. Unterschätzen Sie dabei allerdings nicht die Zeit, die Sie in diese Arbeitskräfte investieren müssen.
  • Dadurch dass es sich um die erste richtige Berufserfahrung handelt, bietet sich Ihnen die Chance, langfristige Bindungen von qualifizierten, jungen Mitarbeitern herbeizuführen.

Eine weitere Maßnahme, welche Sie bereits vorab einleiten können, ist die eines berufsbegleitenden beziehungsweise eines dualen Studiums. In Studenten finden Sie frühzeitig Ihre leistungsmotivierten, hoch qualifizierten Nachwuchskräfte von morgen. Bieten Sie auch Praktika oder Werkstudentenstellen an. Dadurch entfallen nach dem Studium lange Einarbeitungszeiten und damit verbundene Kosten und Sie schaffen einen nahtlosen Übergang vom Praktikum zur Festanstellung. Das Know-how der Absolventen ist so bereits auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten und sie bringen zusätzlich eine enge Verbundenheit zum Unternehmen mit.

Ähnlich der unternehmensinternen Ausbildung sind Traineeprogramme, die Sie für Universitätsabsolventen anbieten können. Gerade durch Trainees steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität und sichern sich einen Wettbewerbsvorteil.

 

Maßnahmen am Arbeitsplatz

Planen Sie bei diesem Vorgehen genügend Zeit für das Onboarding, also die Einführung (neuer) Mitarbeiter in Ihren Arbeitsbereich, ein. Eine Methode, die Sie vor Ort einleiten können, ist die Einführung von Mentoringprogrammen. Achten Sie bei der Auswahl auf Ihren derzeitigen Bedarf. Sie können zwischen vier verschiedenen Mentoringprogrammen entscheiden.

  1. Mentoringprogramme für Young Professionals
  2. Externe Mentoringprogramme, also beispielsweise Seminare, die von anderen Institutionen angeboten werden.
  3. Peer-to-Peer-Mentoring, also die Weiterbildung unter gleichgestellten Mitarbeitern. Diese Form eignet sich unter anderem auch für Mitarbeiter, die von einer Karriereauszeit zurückkehren.
  4. Individuelles Mentoring für Frauen in Führungspositionen

Diese speziellen Programme bergen insbesondere auch das Potenzial zur Mitarbeiterbindung. Es bieten sich Ihnen aber noch drei weitere Möglichkeiten der Förderung der Personalentwicklung am Arbeitsplatz. Beim sogenannten Job Enrichment erweitern Sie den Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum. Diese Maßnahme zeichnet sich dadurch aus, dass durch das Erreichen einer höheren Hierarchiestufe neue Aufgaben auf den Mitarbeiter zukommen. Dadurch wächst seine Entscheidungsmacht, aber vor allem auch die Höhe der Verantwortung. Vorteile, die sich Ihnen dadurch bieten, sind:

  • eine gesteigerte Motivation des Mitarbeiters durch seine neue Verantwortung.
  • Förderung der Arbeitnehmer durch anspruchsvollere Aufgaben.
  • die ganzheitliche Betreuung verschiedener Aufgaben durch einen Mitarbeiter.

Ergreifen Sie hingegen die Maßnahme des Job Enlargements, vergrößern Sie das Arbeitsumfeld Ihrer Fachkräfte. Sie betrauen Ihre Mitarbeiter also mit zusätzlichen Aufgaben, die jedoch weiterhin dem bisherigen Anforderungsprofil entsprechen. Durch die neuen Aufgaben motivieren Sie Ihr Personal fortlaufend.

Weiterhin steht ein Arbeitsplatz- und Tätigkeitswechsel unter Mitarbeitern zur Auswahl – die sogenannte Job Rotation. So wechseln sich die Mitarbeiter einer Abteilung mit den Aufgaben rotierend untereinander ab. Beispielsweise in einer Marketingabteilung wird sich erst um E-Mail-Marketing, dann um Social-Media-Marketing und abschließend um die Printwerbung gekümmert. Dieser systematische Tausch der Arbeitsfelder bringt folgende Vorteile mit sich:

  • die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter werden abwechslungsreicher und interessanter,
  • durch die regelmäßigen Herausforderungen sind die Mitarbeiter stärker motiviert,
  • Fachwissen wird untereinander weitergegeben,
  • Mitarbeiter können das angeeignete Fachwissen für spätere Führungsaufgaben nutzen,
  • neue Mitarbeiter bringen frische Impulse in das Unternehmen.

 

Maßnahmen mit Entfernung zum Beruf

Bei diesen berufsbegleitenden Maßnahmen handelt es sich inhaltlich weitestgehend um die Vermittlung neuer Qualifikationen. Dies kann unter anderem durch den Einsatz sogenannter Junior Executive Boards erfolgen. Dabei handelt es sich um besondere Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung von High Potentials.  Weiterhin können Sie mit Ihren Angestellten eine zusätzliche Karriereplanung oder Potenzialanalysen durchführen.

 

Maßnahmen mit Nähe zum Beruf

Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die zwar während der Arbeitszeit, jedoch meist nicht direkt vor Ort durchgeführt werden. Es kann sich dabei um Projektarbeiten oder Lernstätten handeln, deren tieferer Sinn darin besteht, sich zum einen fachlich weiterzubilden und zum anderen ein gewisses Qualitätsbewusstsein zu schulen. Darüber hinaus gibt es auch sogenannte Qualitätszirkel, in denen die Angestellten in kleinen Arbeitsgruppen Verbesserungsvorschläge für mögliche Schwachstellen erarbeiten.

 

Zusätzliche Weiterbildungen

Weiterbildungen, die meist abseits vom Arbeitsplatz stattfinden, sind beispielsweise Seminare, Workshops oder Fortbildungen. Jene externen Möglichkeiten der Weiterbildung beinhalten meist Themengebiete wie Teamentwicklung – zur Stärkung des “Wir-Gefühls” – oder Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation.  Diese Umsetzung der Personalentwicklung ist etwas kosten- und zeitintensiver als andere Methoden und setzt zudem ein gewisses Engagement seitens der Mitarbeiter voraus. Auch wenn alle fünf Methoden wertvoll für die Personalentwicklung sind, kann diese letzte Maßnahme als besonders effektiv angesehen werden.

 

Mit diesem Hilfsmittel haben Sie jederzeit einen Überblick!

Um Ihre Personalentwicklung stets im Überblick zu haben, sollten Sie unbedingt Profile Ihrer Angestellten anlegen und diese kontinuierlich auf dem neuesten Stand halten. So werden alle Kenntnisse und neu erworbenen Qualifikationen individuell festgehalten und können bei Bedarf abgeglichen werden. Sollte nun eine Stelle oder auch eine Führungsposition frei werden, können Sie zuallererst in den eigenen Reihen nach einer geeigneten Arbeitskraft Ausschau halten. Der Vorteil daran? Sie kennen Ihre eigenen Mitarbeiter wie Ihre Westentasche: ihre Arbeitsmoral, ihre Leistungsfähigkeit und ihre Zuverlässigkeit sind Ihnen bereits bekannt – anders als bei neuen Arbeitskräften. Hinzu kommt, dass die Einarbeitungszeit entfällt, welche meist zeit- und kostenintensiv ist, und dass die Angestellten bereits eine gewisse Bindung und Pflichtgefühl gegenüber Ihrem Unternehmen haben.

Wie legen Sie also am besten solche Profile an? Mitarbeiterprofile mit Word oder Excel zu erstellen, ist, wie viele Personaler es kennen, eine langatmige, zeitintensive Arbeit. Dennoch sollten Sie aufgrund der oben genannten Aspekte nicht darauf verzichten. Die Lösung ist daher die Verwendung einer Software. Es stehen Ihnen diverse Softwares zur Auswahl, jedoch sollten Sie bei Ihrer Entscheidung darauf achten, dass sie Folgendes bietet:

Optimierte Suche nach Mitarbeitern

Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre angelegte Datenbank mit geeigneten Filtern schnell durchsuchen zu können und optimierte Kandidatenprofile zu erstellen. Die Profile sollten Sie so aufbereiten können, dass wichtige Skills hervorgehoben werden und weniger Relevantes nach hinten rückt.

Mehrere Profilversionen

Da Ihre Mitarbeiter auch in unterschiedlichen Aufgabenbereichen oder möglicherweise sogar mehreren Abteilungen rotieren, ist es essenziell, dass Sie mit Ihrer Software mehrere Profilversionen für einen Mitarbeiter erstellen können. Bereiten Sie die Profile spezifisch für die jeweiligen Positionen auf und kategorisieren Sie Kompetenzen, Projekte und Berufserfahrung. Wichtig ist dabei vor allem die Verknüpfung der Profilversionen. Dies hat zur Folge, dass Änderungen, die an einer Version vorgenommen werden, automatisch auch in den anderen vorgenommen werden.

CV-Parsing

Mit der CV-Parsing-Funktion wird Ihnen das automatische Auslesen von Informationen aus bereits vorhandenen Lebensläufen ermöglicht. Alle Daten aus bestehenden Dateien werden erfasst und kategorisiert, wodurch sich ein Datensatz ergibt, der mit allen relevanten Informationen ausgestattet ist.

Matching Score

Effizient ist für Sie außerdem die Funktion eines Matching Scores. Dabei zeigt eine Prozentzahl an, wie passend ein Angestellter für eine zu besetzende Position ist, und bietet Ihnen so eine gute Einschätzung darüber, wer am geeignetsten ist.

Ein Programm, das all diese Aspekte vereint, ist die Software-Lösung Vitapio. Mit Vitapio können Sie schnell nach den gewünschten Kriterien filtern, Änderungen ganz einfach rückgängig machen, mit geringem Aufwand Profile anlegen und Lebensläufe leicht miteinander vergleichen. Erleichtern Sie sich also die Umsetzung der Personalentwicklung mit Vitapio und ergreifen Sie Maßnahmen, die zu Ihrem Personal passen, um Ihre Ziele unter Garantie zu erreichen.