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Bewerberauswahl: Auf diese Faktoren kommt es wirklich an

Bewerberauswahl

Nach welchen Faktoren sollten Sie Ihre Bewerber auswählen? Viel hängt von dieser Entscheidung ab. Bild von ©metamorworks – de.fotolia.com

Sie wollen eine freie Stelle in Ihrem Unternehmen besetzen und haben bereits erfolgreich Recruitingmaßnahmen eingeleitet – nun gilt es für Sie bei der Bewerberauswahl den richtigen Kandidaten auszuwählen. In diesem Artikel lernen Sie, welche Faktoren ausschlaggebend dafür sind, den idealen Kandidaten zu finden. Erfahren Sie auch, mit welchen Kriterien Sie in Ihrem Auswahlprozess erfolgreich einen geeigneten Mitarbeiter herausfiltern werden!

Lernen Sie in nur wenigen Minuten Lesezeit…

… worauf Sie schon vorab ein Auge haben sollten.
… mit welchen digitalen Tools Sie die gesamte Bewerberauswahl vereinfachen.
… was Sie bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen nicht missachten dürfen.
… worauf Sie beim Vorstellungsgespräch Wert legen sollten.

Und natürlich
… welche Faktoren bei Ihrer Bewerberauswahl ausschlaggebend sein sollten!

 

Bewerberauswahl: Vorbereitung ist das A und O

Schon vorab sollten Sie für die zu besetzende Position realistische Anforderungen formulieren. Verfassen Sie keine Ausschreibung für die berühmte eierlegende Wollmilchsau, weil Sie damit womöglich potenzielle Bewerber verschrecken. Unterscheiden Sie also zwischen sogenannten Muss- und Kann-Anforderungen. Muss-Anforderungen sind jene Kriterien, ohne die eine Besetzung wirklich unmöglich wird. Das können beispielsweise sein:

  • Allgemeine Hochschulreife
  • Fachliche Fähigkeiten (zum Beispiel sicherer Umgang mit Photoshop)
  • Abgeschlossene Ausbildung zum Mediengestalter

Zu sogenannten Kann-Anforderungen zählen beispielsweise die Dauer der praktischen Erfahrung oder auch diverse Soft Skills. Formulieren Sie also bereits im Anschreiben klar und verständlich, welche Erwartungen Sie an die Bewerber haben, um Missverständnisse zu vermeiden.

 

Planen Sie außerdem genug Zeit ein!

Bevor Sie sich zwischen Tür und Angel für einen Anwärter entscheiden, sollten Sie sich genug Zeit nehmen, um alle Fakten und Informationen, die Sie über einen Bewerber gesammelt haben, zusammenzutragen. Stellen Sie außerdem Ihr erstes Bauchgefühl infrage:

  • Welches Risiko könnte Ihre erste Wahl mit sich bringen?
  • Welche Qualitäten erwarten Sie von neuen Mitarbeitern? Ist das Verhältnis von Kosten und Nutzen mit der Auswahl im Gleichgewicht?

Überdies sollten Sie die finale Entscheidung, ob Sie einen Bewerber nun einstellen oder nicht, nicht unbedingt allein treffen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter, insbesondere die künftig eng mit dem Kandidaten zusammenarbeitenden Kollegen, in die Entscheidung mit ein. Auf jeden Fall sollte die Mehrheit Ihres Teams hinter der Auswahl stehen.

Aber aufgepasst!

Zögern Sie den Auswahlprozess nicht zu lange hinaus. Genauso wie ein übereilter Entschluss nicht Ihr klügster Schachzug wäre, können auch lange Wartezeiten negative Konsequenzen zur Folge haben. Denn bedenken Sie: Den rundum perfekten Kandidaten gibt es nicht, sehr wohl aber den geeigneten!

 

So gehen Sie effizient vor: Bewerberauswahl mit digitalen Tools

Ihre Bewerberauswahl sollte mit Bedacht vollzogen werden, dennoch sollten Sie nicht unnötig Zeit verschwenden. Um effizient Ihr Personal auszuwählen, sollten Sie daher unbedingt auf eine Recruiting-Software zurückgreifen.
Anders als beispielsweise bei einer Bearbeitung per Word, …

  • können Sie leicht Änderungen rückgängig machen.
  • ist Ihnen schnelles Filtern möglich.
  • kostet Sie das Anlegen von Profilen kaum Zeit.
  • lassen sich Lebensläufe leicht miteinander vergleichen.

Ein digitales Tool, das all diese Aspekte miteinander vereint und darüber hinaus noch eine Reihe besonderer Extras bietet, ist die Software-Lösung Vitapio. Wenn Sie Vitapio verwenden, bietet sich Ihnen sogar die Option, mehrere Profilversionen für einen Kandidaten anzulegen. Je nach diversen freien Stellen in der Firma können Sie neben dem Design auch die Struktur anpassen. Abschnitte wie Fähigkeiten, Projekte oder Berufserfahrung können ausgeblendet oder hervorgehoben werden.

Außerdem: Einmal erstellt landet das Profil automatisch in der Datenbank, sodass Sie bei späteren Engpässen immer wieder darauf zugreifen können.  Ihre Datenbank können Sie daher mit den passenden Filtern schnell und optimiert nach geeigneten Kandidaten durchsuchen.

Durch CV-Parsing werden obendrein alle vorhandenen Informationen aus den Lebensläufen erfasst, analysiert und kategorisiert. Die Funktion des sogenannten Matching-Scores bei der Software Vitapio zeigt Ihnen schließlich an, wie gut ein Kandidat zum Unternehmen passt.

 

Sichtung der Bewerbungsunterlagen: Darauf sollten Sie achten

Noch bevor es zur eigentlichen Bewerberauswahl kommt, können Sie sechs Maßnahmen ergreifen, um Ihrem Top-Kandidaten einen Schritt näherzukommen.

1. Bereits bei der ersten Sichtung der eingereichten Bewerbungsunterlagen sollten Sie unordentliche Bewerbungsmappen aussortieren. Formalitäten müssen hundertprozentig eingehalten werden, unvollständige oder fehlerlastige Bewerbungsunterlagen sollten für Sie ein absolutes No-Go darstellen.

2. Prüfen Sie weiterhin die Unterlagen auf die Muss-Kriterien, welche die zu besetzende Position mit sich bringt. Dazu können beispielsweise bestimmte IT-Kenntnisse oder gewisse Fremdsprachen zählen.

3. Auch beim Überfliegen der Bewerbungsanschreiben bietet sich Ihnen bereits die Möglichkeit, einen besonders engagierten Kandidaten von einem 08/15 Bewerber zu unterscheiden. Handelt es sich um den klassischen längst überholten Einstieg beim Anschreiben, wie etwa:

„Sehr geehrte Damen und Herren, 
hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als…“

Oder haben Sie vor sich einen originellen Aufhänger, wie etwa:

„Sehr geehrte Frau XYZ, schon als Kind habe ich mich für Ihre Produkte begeistert, daher möchte ich nach Beendung meines Studiums die Chance nutzen, Ihr Team zu unterstützen und …“

4. Ebenfalls werden Sie auf einen Blick erkennen, ob angeführte Qualifikationen im Anschreiben auch glaubhaft mit Beispielen, sowie berufliche Erfolge mit Referenzen belegt sind.

5. Außerdem: Geht der Bewerber im Anschreiben auf die in der Stellenausschreibung angeführten Anforderungen ein? Weist er diese vor?

6. Darüber hinaus prüfen Sie das Anschreiben darauf, ob ein roter Faden erkennbar ist. Was ist die grundsätzliche Motivation? Finden sich die fachlichen Schwerpunkte in bisherigen Praktika sowie Anstellungen wieder?

 

So vereinfachen Sie sich Ihren Auswahlprozess!

Grundsätzlich eignet sich zur Analyse und Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen die sogenannte „ABC-Methode“. Nach dieser Methodik ordnen Sie die Bewerber in eine der jeweils drei zur Verfügung stehenden Kategorien ein. Diese Analyse kann später im Vorstellungsgespräch als Grundlage genommen werden. Die Kategorisierung erfolgt folgendermaßen:

  • Kategorie A: Die vorliegenden Unterlagen des Bewerbers sind ideal, sie erfüllen jegliche Anforderungen.
  • Kategorie B: Die Bewerbungsunterlagen sind nicht ganz perfekt, jedoch eignet sich der Bewerber eventuell als Nachrücker oder für eine andere Position.
  • Kategorie C: Unterlagen, welche in diese Kategorie fallen, kommen fast gar nicht infrage. Die Bewerber haben nur eine geringe Chance, als Reserve in Betracht gezogen zu werden.

 

Bewerberauswahl im Interview: Vorbereitung ist das A und O

Sie haben bis hierher bereits eine Vorauswahl getroffen – nun gilt es, den Kreis durch Bewerbungsgespräche noch weiter einzugrenzen.  Ideal ist es, wenn Sie circa fünf bis acht Einladungen an potenzielle Arbeitnehmer verschicken. Allerdings sollten Sie noch einige als Reserve in der Hinterhand behalten.

Auch hier ist eine sorgfältige Vorbereitung die halbe Miete. Neben dem Charakter und der Persönlichkeit können Sie den Jobanwärter genauer auf seine fachlichen Qualifikationen und seine Soft Skills prüfen.

Stimmen die Angaben in den Bewerbungsunterlagen auch wirklich mit seiner Person überein?

Anhand eines vorbereiteten Leitfadens können Sie durch bestimmte Fragen den „Cultural Fit“ des Kandidaten prüfen.

Passt der Bewerber charakterlich zum Unternehmen und in sein künftiges Team?

Um Genaueres über die Soft Skills der Jobanwärter in Erfahrung zu bringen, sollten Sie Fragen im folgenden Stil stellen:

  • Was ist Ihnen bei der Zusammenarbeit mit anderen am wichtigsten?
  • Welchen Platz nehmen Sie üblicherweise in Teams ein?
  • Wer ist Ihr Vorbild und warum?
  • Was war für Sie die bisher am schwersten zu bewältigende Aufgabe?

Überlegen Sie sich des Weiteren vorab Fragen, die auf bestimmte Eigenschaften abzielen. Dies könnte in etwa so aussehen:

Beispiel Nr. 1: Leistungsverhalten
„Welche Tätigkeiten sagen Ihnen bei Ihrem Traumberuf besonders zu?“

Beispiel Nr. 2: Konfliktfähigkeit
„Wenn jemand Sie aufgrund Ihrer Meinung beziehungsweise Ihres Verhaltens verbal angreift, wie würden Sie reagieren?“

Beispiel Nr. 3: Teamfähigkeit
„Welche Fähigkeiten schätzen Sie an Ihren Freunden; und welche schätzen Ihre Freunde wiederum an Ihnen?“

Auf den ersten Blick

Häufig ist der erste Eindruck, den Sie dann von dem Jobanwärter erhalten, ausschlaggebend bei Ihrer Entscheidung – allerdings sollten Sie sich nicht daran festklammern. War Ihr erster Eindruck des Kandidaten eher negativ, so sollten Sie versuchen, im weiteren Verlauf des Gesprächs Argumente zu sammeln, die für den Bewerber sprechen.

Sind Sie total geblendet von einem Kandidaten, überlegen Sie sich auch Aspekte, die gegen ihn sprechen. Erst am Ende sollten Sie Ihre Bilanz ziehen.

 

Bewerberauswahl: Zusatz-Maßnahmen

Neben dem Leitfaden gibt es für Sie als Personalleiter jedoch noch andere Möglichkeiten, um sich auf die Interviews vorzubereiten. Mithilfe von Personalfragebögen oder Testaufgaben können Sie Persönlichkeitsmerkmale messen oder beispielsweise durch Assessment-Center das Verhalten in Arbeitssituationen begutachten. Hilfreich kann es darüber hinaus sein, die Bewerber aus der engeren Auswahl für einen Probetag einzuladen.

Das Setting

Vergessen Sie darüber natürlich nicht die äußeren Umstände bei Ihrer Bewerberauswahl. Achten Sie bei den Bewerbern auf eine angemessene äußere Erscheinung und höfliches Auftreten.

  • Drückt der Kandidat sich klar und verständlich aus?
  • Sind seine Antworten positiv und überzeugend formuliert, sowie seine Begründungen nachvollziehbar?
  • Bleibt der Anwärter während des Gesprächs sachlich und übernimmt einen aktiven Gesprächspart?
  • Ist der Bewerber begeisterungsfähig und kann er im Gegenzug auch andere für eine Sache begeistern?
  • Sucht der Jobinteressierte einen Arbeitsplatz, an dem er gefordert wird oder an dem er entspannen kann?
  • Kommt der Kandidat im Interview authentisch und natürlich rüber?

Machen Sie sich für Ihre endgültige Entscheidung unbedingt auch zu diesen Punkten einige Notizen während des Gesprächs – schließlich sollte am Ende das Gesamtpaket stimmig sein.

 

Nach diesen Kriterien sollten Sie künftige Mitarbeiter auswählen

Im Großen und Ganzen sind also diese Faktoren künftig von besonderem Wert bei Ihrer Bewerberauswahl:

Vorbereitung
Setzen Sie realistische Anforderungen und planen Sie genug Zeit ein, um alle Informationen und Eindrücke über einen Kandidaten zusammenzutragen.

Digitale Tools
Nutzen Sie Software-Lösungen wie beispielsweise Vitapio, um effizient eine erste Auswahl zu treffen.

Bewerbungsunterlagen
Prüfen Sie die Ihnen vorliegenden Bewerbungsunterlagen auf Ihre Muss-Anforderungen sowie auf ein originelles Anschreiben.

ABC-Methode
Mithilfe der ABC-Methode können Sie Ihren Auswahlprozess vereinfachen.

Vorstellungsgespräch
Bereiten Sie das Interview in Form eines Leitfadens vor, um sich neben den fachlichen Qualifikationen auch von den Soft Skills des Bewerbers ein Bild zu machen. Wählen Sie dafür Fragen aus, die auf bestimmte Eigenschaften des Kandidaten abzielen.

Zusatz-Maßnahmen
Obendrein können Sie Ihre Bewerber spezielle Tests durchführen lassen oder auch Kandidaten aus der engeren Auswahl zu einem Probearbeitstag bitten.

Äußere Umstände
Legen Sie ebenfalls Wert auf das Auftreten des Bewerbers.

Treffen Sie abschließend die finale Entscheidung gemeinsam mit den künftigen Kollegen des Bewerbers. Mit den hier vorgestellten Kriterien sollte die Bewerberauswahl fortan ein Leichtes für Ihr Unternehmen sein!