Bessere Candidate Experience: 5 Wege, die Sie sofort umsetzen können

Wir präsentieren Ihnen 5 schnelle und effektive Wege, mit denen Sie Ihre Candidate Journey nachhaltig verbessern! ©Robert Kneschke – de.fotolia.com

Wie die meisten Recruiter wollen wahrscheinlich auch Sie die Candidate Experience Ihrer Bewerber steigern. Doch wie die meisten Recruiter kämpfen auch Sie mit dem Problem, dass Sie nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben – sowohl Zeit als auch Geld betreffend. Die einfachste und schnellste Variante ist, eine Stellenanzeige zu schalten, wenn sich mal wieder die Vakanzen ausbreiten. Doch für eine wirklich langfristige Lösung müssen Sie Ihre Candidate Journey anpassen.

„Wie soll das mit den mir zur Verfügung stehenden Mitteln funktionieren?“, fragen Sie sich. Keine Sorge! In diesem Artikel verraten wir Ihnen die fünf wichtigsten und effektivsten Wege, um Ihre Candidate Experience zu verbessern. Die meisten von ihnen bedeuten für Sie nur kurzfristig mehr Arbeit und entlasten Sie dafür im Nachhinein dauerhaft. Los geht’s!

1. Bessere Candidate Experience durch Feedback

Feedback ist immer ein Geben und Nehmen. Am wichtigsten ist für Sie die Rückmeldung zum Bewerbungsprozess, die Sie von Kandidaten bekommen. Denn: Es gibt zwar etliche Statistiken darüber, was den Bewerbern gefällt und was nicht. Doch sind alle Bewerbungsprozesse und alle Kandidaten unterschiedlich. In Ihrer Branche sprechen Sie andere Bewerber an als Unternehmen in einer anderen Branche. Deshalb sollten Sie sich nur an allgemeine Candidate-Journey-Leitlinien halten und sich vor allem an den Wünschen Ihrer eigenen Kandidaten orientieren.

Plus-Punkt: Viele Bewerber finden es gut, wenn Sie nach ehrlichem Feedback gefragt werden. Das gibt ihnen bereits im Bewerbungsprozess das Gefühl, dem Unternehmen wichtig zu sein und Einfluss zu haben.

Nun zur Frage, wie Sie möglichst gehaltvolle Rückmeldungen bekommen, ohne die Kandidaten mit Ihren Fragen zu nerven. Wer kennt es nicht, wenn Apps einen aufdringlich dazu auffordern, sie zu bewerten?

Vor allem an diesen Stellen bietet es sich an, Feedback einzuholen:

• Als Abschluss oder nach Eingang der Bewerbung
• Während oder nach dem Auswahlverfahren
• Im Zuge der Ergebnisübermittlung

Besonders gut bietet sich eine Feedbackseite als Abschluss der Bewerbung über ein Online-Bewerbungsformular an. Auf diese Weise können Sie die Ergebnisse in einem Datensatz bündeln und leichter auswerten. Eine ähnliche Herangehensweise empfiehlt sich auch an einem der anderen Zeitpunkte. Dort fragen Sie am besten per E-Mail nach Feedback, können dabei jedoch auf ein Rückmelde-Formular verlinken. Vielfältige Möglichkeiten und eine umfangreiche Analyse der Daten bieten Dienste wie zenloop oder qualtrics. Im Grunde genügt aber jedes kostenlose Umfrage-Tool wie beispielsweise survio.

Welche Fragen sind wichtig?

Um nicht zu viel Zeit der Kandidaten in Anspruch zu nehmen, sollten Sie nur Fragen stellen, die besonders relevant für die Candidate Experience sind. Natürlich sind die Fragen abhängig vom Zeitpunkt. Hier jeweils einige Beispiele:

Nach Eingang der Bewerbung:

• Wurden Sie ausreichend über den Bewerbungsprozess informiert?
• Wie lange haben Sie gebraucht, um Ihre Bewerbung einzureichen?
  • Finden Sie das zu kurz, zu lang, oder genau richtig?
• War das Jobprofil ausführlich genug?
  • Welche Informationen hätten Sie sich noch gewünscht?
• Konnten Sie sich insgesamt ein gutes Bild unserer Unternehmenskultur machen?
  • Wenn nicht, was hat gefehlt?
• Welche Wege haben Sie genutzt, um sich über unser Unternehmen und den Job zu informieren?
• Welchen Bewerbungsweg bevorzugen Sie/hätten Sie bevorzugt?

Wie das in der Praxis aussehen kann, können Sie hier in einer von uns erstellten Beispielumfrage sehen.

Nach dem Personalauswahlverfahren:

• Wie hat Ihnen das Auswahlverfahren insgesamt gefallen?
• Welches Auswahlverfahren finden Sie am besten?
• Wurden Sie vor dem Bewerbungsgespräch ausreichend informiert?
• Verlief der gesamte Prozess schnell genug?
• Hatten Sie im Bewerbungsgespräch die Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen?
• Wurden Sie immer ausreichend über die nächsten Schritte informiert?

Auch hierfür haben wir eine Beispielumfrage erstellt. 

Im Zuge der Ergebnisübermittlung:

Unabhängig davon, ob Sie dem Bewerber seine Zu- oder Absage senden, sollten Sie hier ein wenig abschließendes Feedback sammeln.

• Fühlten Sie sich im gesamten Prozess wertgeschätzt?
• Wie lange hat der Bewerbungsprozess insgesamt gedauert?
  • Welche Länge finden Sie angemessen?
• Was hat Ihnen gefallen?
• Was könnten wir besser machen?
• Hatten Sie einen festen Ansprechpartner, der immer für Sie da war?
• Würden Sie sich erneut bewerben?
  • Wenn nicht, warum nicht?

Und natürlich haben wir auch hier eine Umfrage vorbereitet!

Werten Sie im Anschluss die gesammelten Daten aus, um Ihren zukünftigen Bewerbern die bestmögliche Candidate Experience zu bieten.

2. Zeit ist Geld – auch in der Candidate Journey

Viel hängt im Bewerbungsprozess davon ab, wie schnell Ihr Prozess ist. Das hat unterschiedliche Gründe und daraus ergeben sich auch verschiedene Verpflichtungen für Sie.

Seien Sie pünktlich

… und gehen Sie bei der Terminfindung für ein Vorstellungsgespräch auf die Kandidaten zu. Wenn Sie unpünktlich sind oder die Terminwünsche des Kandidaten ignorieren, führt das zu massenhaft Bewerbungsabbrüchen. Laut TalentBoard lassen sich auf diesen Grund fast zwei von fünf Bewerbungsabbrüchen zurückführen. Richten Sie sich also zeitlich nach den Bewerbern oder versuchen Sie zumindest, einen Kompromiss zu erreichen. Der Bewerber fühlt sich außerdem nicht wertgeschätzt, wenn Sie den ausgehandelten Zeitrahmen im Endeffekt doch nicht einhalten.

Bei Zusage keine Zeit verlieren

Haben Sie im Auswahlverfahren Ihren Wunschbewerber gefunden? Dann holen Sie ihn jetzt schnell an Bord! Denn gerade bei einem Talent kann es passieren, dass es ansonsten von einem anderen Unternehmen angeworben wird. Wie Sie das vermeiden?

1. Teilen Sie dem angenommenen Bewerber sofort mit, wie es jetzt weitergeht.
2. Haben Sie den Arbeitsvertrag bereits vorbereitet.
3. Handeln Sie den Arbeitsvertrag beispielsweise über PandaDoc schnell aus und sichern Sie sich die Unterschrift.
4. Bereiten Sie das Onboarding vor, am besten mit einer HR-Software-Lösung.

Halten Sie den Prozess kurz

Wie Sie in unseren obigen Feedback-Beispielen sehen konnten, ist die Gesamtdauer des Bewerbungsprozesses extrem wichtig für die Candidate Journey. Eine gute Candidate Experience erreichen Sie mit einer Länge von maximal vier Wochen. Dauert der Prozess länger als sechs Wochen, wird die Candidate Experience bereits stark in Mitleidenschaft gezogen. Bewerber wollen schließlich möglichst schnell wissen, ob Sie den Job bekommen oder nicht; viele von ihnen sind zu dem Zeitpunkt oder in naher Zukunft arbeitslos.

Wie können Sie diese kurze Dauer gewährleisten?

Es gibt einige Methoden, dank derer Sie die Effizienz Ihrer Recruiting-Maschinerie erheblich erhöhen und den Zeitaufwand für Sie und Ihre Bewerber senken können. Vor allem sollten Sie die Digitalisierung und Standardisierung im Bewerbungsprozess vorantreiben. Hier drei Vorschläge:

1. Nutzen Sie eine automatische Vorauswahl, um sich vor ungeeigneten Bewerbungen zu schützen.
2. Setzen Sie auf effiziente Kommunikation mit den Bewerbern.
3. Schaffen Sie einheitliche, vergleichbare Kandidaten-Profile (dazu später mehr).

3. Informieren Sie Ihre Kandidaten: 5 wichtige Schritte

Mit dieser Maßnahme können Sie die Candidate Experience in ungeahnte Höhen katapultieren. Denn im Grunde wollen Bewerber vor allem eins: Bescheid wissen. Die Ungewissheit ist es, die sie leiden lässt, wenn sie einfach keine Antwort bekommen.

Wenn Sie Ihre Bewerber jedoch stets großzügig informieren nimmt es ihnen das Gefühl der Ungewissheit und ins kalte Wasser gestoßen zu werden. Dafür gibt es ihnen das Gefühl der Wertschätzung.

Doch in welchem Ausmaß, an welchen Stellen und auf welche Weise sollten Sie Ihre Kandidaten informieren, sodass Sie keinen übermäßigen Mehraufwand haben? Das erfahren Sie jetzt.

Schritt 1: Q&As, Chatbots oder FAQs für häufig gestellte Fragen

Finden Sie heraus, nach welchen Informationen sich die Kandidaten sehnen (siehe oben: Feedback einholen). Wenn es einige Bereiche gibt, die besonders häufig genannt werden, sollten Sie diese in Form einer FAQ-Seite als Teil Ihrer Karriereseite angehen. Beantworten Sie dort beispielsweise alle Fragen, die man sich bezüglich der Bewerbungsübermittlung stellen könnte. Diese könnten sein:

• Wie kann ich Kontakt zu meinem Ansprechpartner aufnehmen?
• Welche Wege zum Einreichen der Bewerbung sind erlaubt? Welche werden empfohlen?
• Welche Bewerbungsunterlagen müssen eingereicht werden?
• Sollte ich meine Zeugnisse mit einreichen?
• An wen soll ich mein Anschreiben adressieren?
• Sollte ich meine Praktika im Lebenslauf nennen?
• Ist das Design meiner Bewerbung wichtig?
• Nach welchen Kriterien wird ausgesucht?
• Wann erfahre ich, ob ich weiter bin?

Das bringt sogar noch einen Vorteil: Indem Sie einen Standard vorgeben, müssen Sie sich weniger mit unvollständigen oder überladenen Bewerbungen herumschlagen. Stattdessen machen Sie hiermit den ersten Schritt in Richtung „einheitliche, leicht vergleichbare Bewerbungen“.

Chatbots machen es den Kandidaten noch leichter, da sie Ihre Seite gar nicht erst nach der Antwort auf ihre Fragen durchsuchen müssen. Stattdessen fragen sie einen vorher mit allen Informationen gefütterten Bot. Das ist mit einem einmaligen erheblichen Mehraufwand für Sie verbunden, kann es Ihnen aber in Zukunft ersparen, auf die Fragen der Kandidaten persönlich antworten zu müssen. Ganz ersetzen kann der Chatbot die FAQ-Seite allerdings nicht. Schließlich gibt es einige Kandidaten, die lieber selbst nachlesen, als einen Bot zu fragen.

Schritt 2: Über den aktuellen Status informieren

Dieser Tipp ist etwas aufwendiger umzusetzen, kann jedoch zu weniger Bewerbungsabbrüchen führen. Indem Sie ein automatisches E-Mail-System oder ein eigenes Bewerbungsportal einrichten, kann der Kandidat jederzeit den Status seiner Bewerbung überprüfen, beispielsweise:

• Eingegangen, in Prüfung
• Vorstellungsgespräch am xy.xy.xxxx
• Auswahl wird getroffen, Entscheidung am xy.xy.xxxx

Damit das ohne Probleme und ohne Mehraufwand für Sie funktioniert, sollten Sie ein Bewerbermanagement-System einsetzen. Bei einer Multiplattform-Lösung wie Vitapio bekommt der Bewerber einen eigenen Zugang, sodass er jederzeit seinen Status überprüfen kann. Über Änderungen wird er sofort und automatisch per E-Mail informiert. Das erhöht die Transparenz ungemein.

Schritt 3: Eingangsbestätigung senden

Die Eingangsbestätigung ist ein absolutes Muss für jedes rekrutierende Unternehmen und relativ leicht einzurichten. Wenn Sie die Bewerbung beispielsweise per Online-Formular entgegennehmen, können Sie einstellen, dass bei Eingang sofort eine automatische E-Mail an den Bewerber gesendet wird. Es beruhigt ihn, dass seine Bewerbung auch wirklich eingegangen ist. Bedanken Sie sich in dieser E-Mail und informieren Sie darüber,

• wie das weitere Bewerbungsverfahren aussieht,
• wie und wann es weiter geht und
• was jetzt mit der Bewerbung geschieht.

Wichtig ist es, hier ein konkretes Datum zu nennen, bis zu dem Sie sich spätestens zurückmelden.

Schritt 4: Ausführliche Einladung zum Auswahlverfahren

Sie haben sich die Bewerbungen angesehen und sich entschieden, wen Sie genauer kennenlernen wollen? Dann müssen Sie diesen Bewerbern jetzt eine Einladung zum Auswahlverfahren übermitteln. Darüber sollten Sie sie informieren:

• (Dass sie es eine Runde weiter geschafft haben)
• Wie das Auswahlverfahren abläuft
  • Wie viele Runden es gibt
  • Welche Verfahren es jeweils gibt
• Termine und Orte der Runden
• Jeweils beteiligte Personen und deren Hintergründe
• Gesprächs-/Aufgabeninhalte und -abläufe
• Was die Kandidaten mitbringen müssen
• Wie sie sich vorbereiten können
• Dresscode

Fragen Sie unbedingt nach einer Bestätigung des Termins und bieten Sie Ausweichtermine an, falls ein Kandidat am eigentlichen Datum nicht kann.

Schritt 5: Annahme oder Ablehnung

Nach dem Bewerbungsgespräch verkünden Sie Ihre Entscheidung. Die Zu- oder Absage sollte immer per Telefon erfolgen. So viel persönlicher Kontakt muss sein, nachdem Sie sich kennengelernt haben.

Ihre baldigen Mitarbeiter sollten Sie in diesem Zuge darüber informieren, wie Onboarding und Berufseinstieg ablaufen. Doch noch wichtiger als Zusagen sind freundlich formulierte Ablehnungen. Drücken Sie Ihr Bedauern aus und versuchen Sie, die Abgelehnten in Ihren Kandidatenpool aufzunehmen. Fragen Sie nach einer Rückmeldung bezüglich des Bewerbungsverfahrens und bieten Sie den Kandidaten ein Feedback an. Nennen Sie die Gründe für die Ablehnung.

Dahingegen kann die Ablehnung direkt nach der Sichtung der Bewerbungen, also noch vor dem Auswahlverfahren, ruhig per E-Mail geschehen. Eine Vorlage wie diese aussehen kann finden Sie in unserem Beitrag zur Bewerberauswahl.

4. Karriereseite: Der Allrounder für gute Candidate Experience

Eine gute Karriereseite erfüllt drei Funktionen. Sie…

• informiert,
• erhöht Ihre Sichtbarkeit und
• vereinfacht die Bewerbung.

Dabei ist das Informieren ihre Hauptaufgabe. Hier betten Sie alle Stellenanzeigen und Jobprofile ein. Der große Vorteil dabei ist, dass diese hier nicht auf einen bestimmten Platz limitiert sind, was bei der Schaltung von klassischen Stellenausschreibungen der Fall ist. Stattdessen können Sie eine detaillierte Beschreibung

• des Jobs
• des Arbeitsalltags
• der Voraussetzungen
• des Bewerbungsprozesses
• der Unternehmenskultur und
• der Arbeitgeber-Vorteile

hinterlegen.

Die letzten beiden Punkte können Sie noch weiter ausweiten, indem Sie auf einer Unterseite einen Mitarbeiter-Blog einrichten. Hier berichten dann Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen, die Sie als Arbeitgeber bieten.

Gleichzeitig erhöhen Sie auf diese Weise die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen. Wenn ein Kandidat gezielt nach Jobs bei Ihrem Unternehmen sucht, muss er sich nicht mehr durch Online-Jobbörsen kämpfen. Noch viel mehr ist die eigene Karriereseite ein Muss, um Initiativ-Bewerbungen zu erhalten. Da der Kandidat für diese nicht an einer Stellenanzeige startet, müssen alle Informationen, die üblicherweise dort auftauchen, nun auf Ihrer Karriereseite stehen.

Zuletzt dient die Karriereseite dazu, den Kandidaten die Bewerbung zu vereinfachen. Zum einen geschieht dies, indem Sie über den Bewerbungsprozess informieren. Zum anderen unterstützen Sie die Bewerbung, wenn Sie aus Ihrer Karriereseite auch gleich eine Application-Seite machen. Binden Sie hier ein Online-Bewerbungsformular ein, um die Daten direkt entgegenzunehmen.

Um all die genannten Funktionen zu erfüllen, sollte die Karriereseite nicht nur über ein Bewerbungsformular verfügen, sondern auch

• Auf die Zielgruppe zugeschnitten
• Mobiloptimiert
• Prominent im Header verlinkt
• Leicht zu finden
• Suchmaschinenoptimiert
• Mit allen Stellenanzeigen ausgestattet
• Und multimedial

sein.

Entweder richten Sie (beziehungsweise die Marketing-Abteilung) die Karriereseite selbst ein, oder Sie beauftragen eine Agentur. Dafür müssen Sie einmalig einen vierstelligen Betrag investieren, sparen aber auf lange Sicht viele andere Recruiting-Kosten. So müssen Sie beispielsweise weniger bezahlte Stellenanzeigen schalten.

5. Nutzen Sie ein Bewerbermanagement-System

Dieser Weg bringt Sie doppelt voran: Zum einen erhöhen Sie die Effizienz Ihres Bewerbermanagements. Zum anderen verbessern Sie dadurch die Candidate Experience Ihrer Bewerber. Wie das?

Ein Bewerbermanagement-System wie Vitapio sorgt dafür, dass Sie die Bewerbungen in kürzerer Zeit verarbeiten können. Dadurch können Sie die Dauer des gesamten Bewerbungsprozesses reduzieren – und das schlägt sich positiv in der Candidate Experience nieder.

Der zweite Faktor: Ein System wie Vitapio erhöht sowohl Transparenz als auch Genauigkeit Ihrer Personalauswahl. Denn: In Vitapio können Sie dank CV-Parsing in unter 10 Sekunden holistische Kandidatenprofile Ihrer Bewerber erstellen, indem Sie den Lebenslauf des Bewerbers einspeisen. Diese Profile haben dann ein einheitliches Design, sodass Sie deutlich besser vergleichen können. So können Sie gezielt nach bestimmten Informationen filtern, beispielsweise nach der Berufserfahrung der letzten fünf Jahre in antichronologischer Reihenfolge. Sie können somit einfacher die beste Personalentscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

Die Transparenz erhöhen Sie dadurch, dass Vitapio eine Multiplattform-Lösung ist. Das heißt, dass Bewerber und Unternehmen sich auf einer Plattform treffen und direkt kommunizieren können. Zudem kann der Bewerber jederzeit den genauen Status seiner Bewerbung verfolgen – ohne dass Sie ihm jeweils eine Änderung mitteilen müssen.

Fazit: Die fünf Erfolgsfaktoren besserer Candidate Experience

1. Geben Sie Feedback und holen Sie welches ein.
2. Halten Sie die Dauer des Bewerbungsprozesses kurz.
3. Informieren, informieren und nochmals informieren.
4. Richten Sie eine eigene Karriereseite ein.
5. Nutzen Sie ein Bewerbermanagement-System.