Die Entscheidung der Bewerberauswahl richtig zu überbringen, ist gar nicht mal so einfach. Hier erfahren Sie, wie es geht! Bild von ©NicoElNino – de.fotolia.com
Viele Recruiter wissen nicht, wie sie das Ergebnis des Auswahlprozesses richtig an die Bewerber übermitteln. Das Problem: Häufig werden die abgelehnten Bewerber gar nicht oder nur unzureichend informiert – und das hat dramatische Konsequenzen für die Candidate Experience! Die richtige Kommunikation hingegen kann Ihnen die Treue der abgelehnten Bewerber für immer sichern. Wie das geht, welche Wortwahl bei der Bewerberauswahl am besten ist und welche Wege Sie nutzen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Entscheidung und Ergebniskommunikation: So treffen Sie die richtige Wahl
Sie sind fast am Ziel. Sie haben das Personalauswahlverfahren hinter sich gebracht und die Bewerber kennengelernt. Anhand der Bewerbungen und der Vorstellungsgespräche müssen Sie jetzt den besten Kandidaten auswählen und die Entscheidung übermitteln. Doch wie wählen Sie den besten Bewerber aus? Dafür gibt es mehrere Tipps:
1. Lassen Sie mehrere Personen am Vorstellungsgespräch teilnehmen. Abgesehen von Ihnen sollten, wenn möglich, weitere Recruiter, Personaler und zukünftige Vorgesetzte dabei sein. Nach dem Gespräch können Sie Ihre Eindrücke zusammentragen und so zu einer objektiveren Bewertung aus unterschiedlichen Blickwinkeln kommen.
2. Nutzen Sie einheitliche Kandidaten-Profile. Indem Sie die Daten aller Bewerber in jeweils gleich aufgebaute Profile überführen, können Sie deutlich besser vergleichen, ohne dass die individuelle Formatierung und Struktur ablenkt.
3. Nutzen Sie ein Bewerbermanagement-System. Mit der richtigen Software-Lösung können Sie nicht nur effizienter verwalten, sondern auch leichter vergleichen und eine transparentere Entscheidung treffen.
Ziehen Sie sämtliche Notizen aus den verschiedenen Auswahlrunden heran und wählen Sie dann den besten Bewerber.
Und jetzt?
Das Ergebnis übermitteln – Fehler vermeiden
Die richtige Kommunikation Ihrer Entscheidung ist von zentraler Bedeutung für eine positive Candidate Experience. Das gilt natürlich vor allem bei den abgelehnten Bewerbern, denn bei denen ist es der letzte Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen. Dieser muss deshalb trotz der negativen Botschaft positiv in Erinnerung bleiben.
Doch zuerst…
Wie lange darf der gesamte Bewerbungsprozess dauern?
Für die angenommenen Bewerber hat die Dauer kaum Einfluss auf die finale Candidate Experience. Ganz anders sieht es bei den Abgelehnten aus. Wenn sie den Job schon nicht bekommen, dann wollen sie es zumindest schnell erfahren, damit sie sich anderweitig umsehen können. Dementsprechend bewerten sie Verfahren deutlich besser, die vom Bewerbungseingang bis zum Verkünden der Entscheidung weniger als sechs Wochen in Anspruch nehmen.
Entscheidung direkt nach Bewerbungseingang
Nachdem Sie die erhaltenen Bewerbungen verglichen haben, sollten Sie alle Kandidaten informieren. Die besten Bewerber laden Sie zur nächsten Bewerbungsrunde ein. Doch auch die Abgelehnten sollten eine Rückmeldung erhalten. Diese kann vorgefertigt an jeden der Bewerber geschickt werden – hier zählt die Geste. Statistisch betrachtet erhält nämlich nur ein Viertel der abgelehnten Bewerber solch eine Information, der Rest wird im Dunkeln gelassen. Tun Sie Ihren Bewerbern das nicht an. Gerne können Sie sich in Ihrer E-Mail an unserer Vorlage orientieren:
Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,
wir möchten uns hiermit noch einmal ganz herzlich für Ihre Bewerbung bedanken. Sie haben uns die Entscheidung wirklich nicht leicht gemacht. Doch nach genauem Vergleichen und Abwägen kleiner Details müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für (einen) andere(n) Bewerber entschieden haben.
Dennoch würden wir uns sehr über eine Rückmeldung zu unserem Bewerbungsverfahren freuen:
- Wie hat Ihnen der Prozess insgesamt gefallen?
- Konnten Sie Ihre Bewerbung ohne Probleme einreichen?
- Haben Sie im Voraus alle nötigen Informationen gefunden?
- Wurden Sie während des Prozesses ausreichend informiert?
- Ging Ihnen das Verfahren schnell genug?
- Was können wir verbessern?
Ihre Meinung ist uns wichtig.
Abschließend bleibt nur noch zu sagen: Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir hoffen, dass wir wieder von Ihnen hören.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name
Unter den Bewerbungen sind immer mal wieder solche, die vielleicht speziell für diese Stelle nicht geeignet sind, aber grundsätzlich vielversprechend aussehen. Bei diesen sollten Sie immer versuchen, sie in Ihren Kandidatenpool aufzunehmen.
…
Wir hoffen trotzdem, dass Sie sich erneut bei uns bewerben, wenn neue Stellen frei sind. Damit Sie keine Gelegenheit verpassen, möchten wir Sie gerne in unseren Kandidatenpool aufnehmen. Auf diese Weise können wir Sie zukünftig gleich als Erstes benachrichtigen und Sie sparen sich bei der nächsten Bewerbung viel Aufwand.
…
Besonders positiv kann es aufgefasst werden, wenn Sie jedem Kandidaten kurz die Gründe für die Absage erläutern. Die Frage nach Feedback sollte auch auftauchen, wenn Sie angenommene Bewerber über die kommenden Auswahlrunden informieren. Selbst wenn nur jeder zehnte Bewerber darauf antwortet, kann die Rückmeldung extrem wertvoll sein, um Ihre Candidate Journey weiter verbessern zu können.
Entscheidung nach dem Auswahlverfahren
Auch wenn zuvor eine vorgefertigte E-Mail ausreichte, sollten Sie an diesem Punkt alle Bewerber persönlich informieren. Am besten rufen Sie Ihre Kandidaten dafür an. Das zeigt gerade den abgelehnten Bewerbern, dass Sie diese trotzdem wertschätzen. Für sie sollten die Inhalte des Telefonats ähnlich wie in der E-Mail oben sein:
- Für die Teilnahme bedanken
- Freude über das persönliche Kennenlernen ausdrücken
- Bedauern über Ablehnung mitteilen
- Anbieten, die Gründe für die Ablehnung zu erläutern
- Bei Silver-Medalists: Zur erneuten Bewerbung ermutigen und Einwilligung zur Aufnahme in Kandidatenpool erfragen
- Feedback einholen
Bei den Kandidaten, die es durch das endgültige Auswahlverfahren schaffen, steht der schnellstmögliche Arbeitsbeginn im Fokus. Fragen Sie also danach, ob der Kandidat wirklich bei Ihnen anfangen möchte; anschließend übermitteln Sie dem zukünftigen Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag. Ideal sind dazu Lösungen wie PandaDoc, bei denen der Kandidat einfach seine Angaben in die dafür vorgesehenen Felder eintragen und elektronisch unterschreiben kann. Wenn ihm Details nicht gefallen, kann er Kommentare hinterlassen. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsvertrag in kürzester Zeit aushandeln und unterschrieben vorliegen haben.
Teilen Sie dem Gewinner der Auswahl unbedingt mit, wie es für ihn weitergeht.
- Wann geht es los?
- Wo muss er hin?
- Wer ist sein Ansprechpartner/Mentor?
- Wie ist der Ablauf der ersten Arbeitswoche?
- Was muss er noch erledigen?
Fragen Sie auch hier erneut nach Feedback.
Fazit Bewerberauswahl: Richtige Kommunikation ist Gold wert
1. Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit. Alle Kandidaten wollen schnellstmöglich wissen, ob sie es geschafft haben. Vor allem für die Abgelehnten sorgt eine Gesamtdauer des Bewerbungsprozesses von unter sechs Wochen für eine positive Candidate Experience.
2. Informieren Sie alle Kandidaten! Freundlich formulierte Ablehnungen sind noch wichtiger als die Zusagen. Drücken Sie Ihr Bedauern aus und ziehen Sie in Erwägung, die Abgelehnten in Ihren Kandidatenpool aufzunehmen. Fragen Sie nach Rückmeldung bezüglich des Bewerbungsverfahrens und bieten Sie dem Kandidaten selbst ein Feedback an. Nennen Sie die Gründe für die Ablehnung. Ablehnungen und Zusagen können Sie per E-Mail erledigen, im besten Fall sollten sie aber per Telefon übermittelt werden.
3. Bei Zusagen Kandidaten schnell an Bord holen. Handeln Sie bei den angenommen Kandidaten schnell den Arbeitsvertrag aus, damit das Onboarding so bald wie möglich losgehen kann. Teilen Sie den neuen Mitarbeitern genau mit, wie es weitergeht und wie die Einarbeitungsphase abläuft.
4. Halten Sie die Beziehung aufrecht, wenn die Entscheidung knapp war. Behandeln Sie alle Kandidaten mit Respekt, besonders diejenigen, die zwar sehr gut waren, aber eben nicht am besten. Gerade solche Silver-Medalists sollten Sie in Ihren Kandidatenpool aufnehmen, um Sie bei zukünftigen Vakanzen direkt anfragen zu können.
5. Nutzen Sie eine Bewerbermanagement-Software. Eine solche Lösung ist Vitapio. Mit ihr können Sie
- den Bewerbungsprozess effizienter und schneller gestalten,
- die Bewerber besser vergleichen und eine transparente Entscheidung treffen sowie
- die Entscheidung besser kommunizieren.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie mit Vitapio alle Daten der Bewerber an einem Ort haben. Nach dem Bewerbungsprozess können Sie diese also auf einen Schlag löschen und arbeiten somit auf einfache Weise datenschutzkonform. Alternativ können Sie die Profile der Kandidaten (mit deren Einwilligung) in Ihren Kandidatenpool übernehmen. Somit können Sie auf lange Sicht eine eigene Datenbank mit möglichen Bewerbern aufbauen. Wenn Sie dann eine freie Stelle haben, müssen Sie nur noch die Voraussetzungen eingeben und schon sehen Sie die passenden Kandidaten, sortiert nach ihrem Matching-Score.
Wie geht es nach der Auswahl weiter?
Jetzt beginnt das Onboarding: Die neu eingestellten Mitarbeiter müssen in die Firma eingeführt werden. Dabei begehen jedoch viele Unternehmen folgenschwere Fehler, die die gesamte Candidate Journey zunichtemachen. Lesen Sie jetzt, was dieser Fehler ist und wie Sie ihn vermeiden.