Kandidatenprofile aufbereiten: So überzeugen Sie jeden Kunden

So bereiten Sie Ihre Kandidatenprofile optimal auf.

Kandidaten nur anhand ihrer Profile zu vermitteln ist nicht immer leicht. Personaldienstleistern steht dafür einzig und allein ein Dokument zur Verfügung, das dem kritischen Auge des Endkunden ausgesetzt ist.

Ihr Vermittlungserfolg lässt sich jedoch enorm steigern, indem Sie die Profile Ihrer Kandidaten hochwertig aufbereiten. In diesem Beitrag wird Ihnen ein Eindruck davon vermittelt, was Sie bei der Aufbereitung beachten sollten und wie das am einfachsten und schnellsten geht.

Wie sollte ein Profil aufbereitet werden?

Das zentrale Ziel von Kandidatenprofilen ist es, geeignete Bewerber an den Kunden zu vermitteln. Um dieses Ziel optimal zu erreichen, muss das Profil eine Reihe an Anforderungen erfüllen.

1. Mit gutem Design den Kunden ansprechen

Bereits das Design des Profils sollte den Kunden positiv stimmen. Schicken Sie dazu nicht bloß den vom Kandidaten erstellten Lebenslauf weiter. Schließlich erhält der Kunde im Zuge seiner Anfrage etliche solcher Bewerbungen.

Stattdessen können Sie für die Profile Ihr Corporate Design verwenden, um direkt Eindruck zu schinden. Hierbei ist auch der damit verbundene Wiedererkennungswert nicht zu vernachlässigen. Hat der Kunde einmal gute Erfahrungen mit Ihnen als Personaldienstleister gemacht oder in Erinnerung, wie renommiert Sie sind, weckt das Design sofort positive Assoziationen.

Ein professionelles Design Ihrer Profile kann bereits hilfreich sein, um Kandidaten erfolgreich an Kunden zu vermitteln. Das Aussehen des Profils sollte bereits einen Eindruck der Qualitäten vermitteln, die in ihm stecken.

Eine weitere Möglichkeit, mit dem Design zu beeindrucken, besteht darin, ein kundenspezifisches Design zu verwenden. Dies bietet sich vor allem an, wenn Sie häufig mit diesem Kunden zusammenarbeiten, oder es für die Zukunft planen.

2. Klare Strukturen zur Orientierung

In dem Layout Ihrer Profile sollte eine geordnete Struktur erkennbar sein. Diese hat zum Ziel, dem Kunden die Orientierung innerhalb des Profils zu vereinfachen. Auf einen Blick sollte er sehen können, wo er welche Informationen findet.

Dies ist besonders relevant, wenn Sie eine Auswahl an Kandidaten zur Verfügung stellen. Nutzen Sie jeweils die gleiche Anordnung, sodass der Kunde über all Ihre Profile hinweg einfach und schnell vergleichen kann. Somit erhöhen Sie die Effizienz in seinem Entscheidungsprozess und zugleich die Transparenz Ihrer Profile.

Eine vernünftige Struktur sorgt dafür, dass sich der Kunde viel einfacher in Ihrem Profil zurechtfindet – und Sie ans Ziel, die Vermittlung Ihrer Kandidaten gelangen.

Eine vernünftige Struktur sorgt dafür, dass sich der Kunde viel einfacher in Ihrem Profil zurecht findet – und Sie ans Ziel, die Vermittlung Ihrer Kandidaten gelangen.

Mit diesem Punkt geht einher, dass Ihr Profil die übliche Dokumentenstruktur haben sollte. Ein ansprechendes Deckblatt und eine persönliche Empfehlung des Kandidaten sind das Minimum.

Außerdem müssen die einzelnen Seiten grundsätzlich übersichtlich sein. Überladen Sie die Seiten nicht, indem Sie zu viele Daten auf wenig Raum zwängen. Mit purer Masse den Kunden zu erschlagen führt nicht zum Erfolg. Stattdessen sollte jede Information für sich stehen können und dementsprechend präsentiert werden.

3. Wichtige Informationen hervorheben

Lassen Sie nicht zu, dass wichtige Daten in der Bewerber- und Informationsflut untergehen. Heben Sie hervor, wonach der Kunde gefragt hat. Um diesen Punkt umzusetzen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• • Priorisieren: Ordnen Sie die Daten anhand der Relevanz für den Kunden. Die Wichtigsten stehen oben.
  • Filtern: Blenden Sie alles aus, wonach der Kunde nicht gefragt hat. Irrelevante Informationen können bei der Entscheidung verwirren.
  • Visuell hervorheben: Sie können besonders Interessantes vom Rest hervorheben, indem Sie für diese Informationen eine andere Schriftart, -größe oder -farbe benutzen. Achten Sie jedoch darauf, es nicht zu übertreiben: Drängen Sie dem Kunden nichts auf.

Sorgen Sie dafür, dass der Kunde nicht erst die Lupe rausholen muss, um die für ihn relevanten Informationen zu finden. Stellen Sie stattdessen in den Vordergrund, was ihn interessiert.

Profile mit Software-Lösungen aufbereiten – was zu beachten ist

Die oben genannten Ratschläge, wie Sie Ihre Profile aufbereiten sollten, lassen sich nur schwer per Hand umsetzen. Zu unpraktisch ist die Dokumentenpflege mit Word, um so umfassende Veränderungen in kürzester Zeit vorzunehmen. Deshalb ist es ratsam, eine passende Software-Lösung in Betracht zu ziehen.

Diese sollte als oberste Priorität haben, die sonst so zeitaufwendigen Prozesse der Profilpflege schneller und einfacher zu gestalten und dabei dynamisch zu bleiben. Im Zuge dessen sollten alle genannten Anforderungen an ein gut aufbereitetes Profil erfüllt werden können.

Wichtige Layout- und Designfunktionen, die jede Lösung braucht

Zunächst sollten Sie in der Lage sein, die Profile an Ihre eigene oder eine kundenspezifische Designvorlage anzupassen. Im Idealfall passiert dies sogar automatisch, sodass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen. Die Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre eigenen Designs, wie beispielsweise Ihr Corporate Design zu verwenden.

Außerdem sollte die Software-Lösung Ihrem Profil eine klare Struktur geben, die Sie mit wenigen Klicks nach Ihren Wünschen verändern können. Mehrere Layout-Varianten können bei verschiedenen Kunden- und Auftragstypen von großem Vorteil sein. Mal können so zum Beispiel die Projekte eines Kandidaten im Vordergrund stehen, mal die Arbeitserfahrung an sich.

Was beim Anpassen von Layout und Design zu beachten ist

Sowohl beim Layout als auch beim Design muss die gewählte Lösung in der Lage sein, die Profile automatisch anzupassen, ohne, dass Übertragungsfehler passieren. Über diesen Punkt sollten Sie sich besonders informieren, da von Lösung zu Lösung große Unterschiede auftreten.

Nur wenn Sie sich sicher sein können, dass Ihre Lösung fehlerfrei funktioniert, werden Sie von lästigen Nachkontrollen und -justierungen entbunden. Die Lösung sollte Ihnen Arbeit abnehmen, nicht neue erschaffen. Bild von ©sebra – de.fotolia.com

Wichtig ist, dass bei Design und Layout der eigentliche Zweck im Vordergrund steht. Die Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihr Design nicht nur zweckmäßig anzupassen, sondern so, dass es ansprechend ist. Gleichzeitig liegt der Fokus beim Layout in der klaren Struktur und damit der Übersichtlichkeit. All dies sollte eine gute Lösung umsetzen.

Welche Funktionen beim Hervorheben von Bedeutung sind

Die vorher genannten Funktionalitäten sollten alle darauf abzielen, dass der Kunde sämtliche ablenkenden Einflüsse, wie das Design, ausblenden kann. Er soll seine Entscheidung voll und ganz von den Qualifikationen der Kandidaten abhängig machen können.

Um dieses Ziel zu erreichen und dem Kunden seine Entscheidung auf diese Weise zu erleichtern, sollte Ihre Software-Lösung genug Möglichkeiten bieten, wichtige Daten hervorzuheben. Mit wenigen Mausklicks müssen Sie relevante Informationen

1. priorisieren,
2. filtern,
3. und visuell hervorheben können.

Doch auch hier sind einige Punkte zu beachten:

Mit der Lösung müssen Sie in der Lage sein, beim Filtern ausgeblendete Daten jederzeit wieder einblenden zu können. Hier zeigt sich erneut ein großer Nachteil der Profilaufbereitung mit Word: Dort lassen sich einmal gelöschte Daten nicht zurückholen. Sie sollten dazu allerdings unbedingt in der Lage sein. Es ist nämlich von immenser Bedeutung, dass Ihre Datensätze stets vollständig sind.

Zudem beanspruchen alle drei Aspekte der Aufbereitung sehr viel Zeit für die Umsetzung, wenn Sie selbst nach den relevanten Informationen suchen müssen. Die Lösung sollte Ihnen das abnehmen, indem Sie Ihnen die Möglichkeit gibt, anhand von Schlagwörtern zu priorisieren.

Damit sich das Aufbereiten effektiv umsetzen lässt, sollte Ihre Lösung sämtliche Daten automatisch verschlagworten.

Maximale Übersichtlichkeit durch Clustern

Zum einen können Strukturierungsmöglichkeiten wie das Clustern ähnlicher Daten die Übersichtlichkeit drastisch erhöhen. Besonders von Vorteil kann dies sein, wenn der Kunde zum Beispiel explizit nach Projekterfahrung bei einem bestimmten Unternehmen fragt. Sie könnten dann all diese Projekterfahrung zu einem Block fassen und die restlichen Projekte des Kandidaten zu Blöcken wie „Projekte bei ähnlichen Unternehmen“ und „Sonstige Projekte“ zusammenfassen.

Diese Funktion birgt gewaltiges Potenzial, um die Übersichtlichkeit der Profile immens zu erhöhen. Der Nachteil ist: Per Hand ist diese Form der Strukturierung höchst zeitintensiv. Ihre Lösung kann diese Funktion nur effektiv umsetzen, wenn eine Möglichkeit der automatischen Verschlagwortung besteht. Achten Sie hierauf, wenn Sie sich eine Lösung aussuchen.

Zwei abschließende Funktionen, die Ihre Lösung perfekt machen können

Von Bedeutung für Ihre eigene Organisation und Zeitersparnis ist außerdem, ob die jeweilige Lösung mehrere Profil-Versionen übersichtlich speichern kann. Auf diese sollten Sie in Echtzeit zugreifen können. Wenn Sie einen besonders vielseitigen Kandidaten haben, sollten Sie somit verschiedene Profile anlegen, die diese Vielseitigkeit abdecken.

Der Umgang mit sensiblen Daten erfordert darüber hinaus spezielle Datenschutz-Vorkehrungen. Deswegen sollten Sie mit Ihrer Lösung die Kandidaten-Profile mit einem Mausklick anonymisieren können. Für viele Kunden und Kandidaten ist diese Funktion eine wichtige Voraussetzung. Damit Sie dennoch sämtliche Daten zur Verfügung haben, sollten Sie die Anonymisierung jederzeit rückgängig machen können.

Ganzheitliche Profilaufbereitung in einer Lösung vereint

Wenn Sie Ihre Profile genauso aufbereiten wollen, dass Sie am Ende auf ganzer Linie überzeugen, ist die Lösung von Vitapio genau die richtige.

Vitapio bietet Ihnen sämtliche Funktionen, die Sie für gut aufbereitete Profile brauchen. Die übersichtliche und nutzerfreundliche Oberfläche führt Sie intuitiv durch den ganzen Prozess der Profilaufbereitung, sodass Sie keinen der wichtigen Schritte vergessen. Dabei sind Sie jedoch immer völlig frei in Ihrer Entscheidung, welche Funktionen Sie auf welche Weise einsetzen wollen, um Ihre Profile hochwertig und individuell zu gestalten.

Die automatische Verschlagwortung der Daten während der Profilerstellung ermöglicht es, dass Sie in Echtzeit ganze Profile neugestalten können. Ob Priorisieren, Clustern oder Filtern, alles geht blitzschnell und mit höchster Genauigkeit. Mehr über die Profilerstellung erfahren Sie in diesem Beitrag: Wie Sie mit CV-Parsing viel Zeit sparen.

Maximale Übersichtlichkeit und Überzeugungskraft erreichen Sie mit der Möglichkeit, Ihre persönliche Empfehlung des Kandidaten in ein Kurzprofil einzubringen. Mit diesem erhält der Kunde mit einem Blick die wichtigsten Informationen.

Dank Vitapio nie wieder unzureichende Profile

Sämtliche Änderungen, die Sie vornehmen, werden direkt in einer Vorschau des fertigen Profils angezeigt. Sie können diese jederzeit rückgängig machen, was dazu führt, dass Sie vollkommen unabhängig sind, zu entscheiden, welche Daten im fertigen Profil auftauchen. Dies bezieht sich auch auf die Möglichkeit, Profile mit einem Klick zu anonymisieren.

Mit Vitapio wird der gesamte Weg von der Kandidatenprofilerstellung, über die -aufbereitung bis zur -versendung optimiert.

Selbstverständlich können Sie mit Vitapio Ihre eigenen und kundenspezifischen Designvorlagen nutzen oder auf die ansprechenden, vorgefertigten Designs zugreifen. Die automatische Überführung in verschiedene Designs oder Layouts funktioniert dabei völlig ohne Übertragungsfehler.

Dank Vitapio können Sie mit einer gewaltigen Zeitersparnis auf ganzer Linie überzeugende, hochwertige Profile erzeugen. Diese lassen sich in Echtzeit an die jeweiligen Kundenwünsche anpassen.