Online Recruiting System: So haben Sie nie wieder Bewerbermangel

Wenn Sie es richtig anstellen, können Online Recruiting Systeme all Ihre Probleme im Hinblick auf Bewerbermangel lösen. Dafür ist dieser Guide da! Bild von ©Kzenon – de.fotolia.com

Als Recruiter und Personaler stehen Sie vor großen Herausforderungen. Sie sollen möglichst viele freie Stellen besetzen – mit qualifizierten Kandidaten, in kürzester Zeit – und dabei natürlich auch günstig arbeiten. Das ist an sich bereits enorm anspruchsvoll – selbst wenn das Schreckgespenst deutscher Recruiter außen vor gelassen wird: Der Fachkräftemangel. Doch dieser lässt sich leider nicht leugnen. Der Bedarf an Arbeitskräften ist derzeit so groß wie nie zuvor und die Zukunftsprognose sieht düster aus.

Da muss reagiert werden und in diesem Artikel erfahren Sie, wie. Die Lösung liegt in Online-Recruiting-Systemen – für ein Online-Recruiting mit System. Wir präsentieren Ihnen einfache Methoden, um vakante Stellen besser zu besetzen, Tricks, um dabei schneller zu sein, sowie Spezialtipps, um gleichzeitig die Kosten zu senken.

Warum Online-Recruiting? Der Unterschied zum klassischen Recruiting

Online- oder E-Recruiting unterscheidet sich vom klassischen oder Offline-Recruiting maßgeblich in zwei Aspekten. Erstens werden Ihre Bemühungen zur Personalbeschaffung durch Recruiting Software unterstützt und um neue Methoden und Möglichkeiten erweitert. Zweitens unterschieden sich vor allem die Kanäle. Klassisches Recruiting beinhaltet folgende Kanäle:

• Stellenanzeigen in Zeitungen/Fachzeitschriften
• Plakatwerbung
• Messen
• Mitarbeiterempfehlungen

Dahingegen wartet E-Recruiting mit einer ganzen Reihe an neuen Kanälen auf:

• Online-Jobbörsen
• Karriereseiten
• Werbung
  • OnPage, z.B. in Online-Zeitungen
  • Social Media
  • Google Ads
• Social Recruiting
  • Private Netzwerke (Facebook, Instagram, etc.)
  • Berufliche Netzwerke (Xing, LinkedIn)
• Active Sourcing

Die Gegenüberstellung zeigt bereits einen der größten E-Recruiting Vorteile: Dank deutlich breitgefächerterer Möglichkeiten und Kanäle können Sie sich genauer spezialisieren und Ihre Zielgruppe besser erreichen. Doch wie funktionieren die einzelnen Kanäle und was sind ihre jeweiligen Vorteile?

E-Recruiting Kanäle in zwei Sätzen erklärt

Online-Jobbörsen: Veröffentlichen Sie auf diesen Plattformen Stellenanzeigen, um von einer häufig großen Reichweite zu profitieren. Die Preise für eine Ausschreibung bewegen sich in der Regel zwischen 500 und 1000 Euro.

Karriereseiten: Erstellen Sie Ihre eigene Karriereseite, auf der Sie offene Stellen ausschreiben. Wenn Sie hier zusätzlich ein Online-Bewerbungsformular anbieten, können sich interessierte Kandidaten direkt bei Ihnen bewerben.

OnPage-Werbung: Schalten Sie Ihre Stellenanzeigen auf den Webseiten, die für Ihre Zielgruppe relevant sind, beispielsweise auf Branchen-Foren. Auf diese Weise wird Ihre Anzeige nur von denen gesehen, die es auch interessiert.

Social Media Werbung: In sozialen Netzwerken können Sie Ihre Stellenanzeigen am zielgenauesten schalten. Da Sie die Zielgruppe sehr präzise definieren können, erhalten Sie mehr Bewerbungen pro Ansicht Ihrer Werbung.

Google Ads: Ein potenzieller Bewerber sucht bei Google zum Beispiel nach „Jobs Fachinformatiker“. Sorgen Sie per Ads dafür, dass Ihre Anzeige bei ihm ganz oben angezeigt wird, um ihn auf Ihre Seite zu ziehen.

Social Recruiting: In sozialen Netzwerken können Sie sich selbst präsentieren, durch den Aufbau eines guten Images passiv Bewerber anlocken und zugleich auf offene Stellen aufmerksam machen. Eher privat genutzte Netzwerke wie Facebook oder Instagram dienen vor allem der Selbstdarstellung, während berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn dazu genutzt werden können, Kandidaten per Nachricht aktiv anzusprechen.

Active Sourcing: Wie bereits angedeutet, wird aktives Ansprechen und Umwerben von möglichen Bewerbern immer wichtiger. Hierfür können Sie Social Media nutzen, Mitarbeiterempfehlungen einbeziehen und sich von Tools wie RecruitingBot oder Talentwunder unterstützen lassen. Falls Sie mehr erfahren möchten: Wir haben unter anderem diese beiden Tools in unserem HR-Software-Lösungen-Vergleich untersucht.

Online-Recruiting 101: Was ist die beste Strategie?

Ein gutes Online-Recruiting-System kombiniert die drei Standbeine von E-Recruiting: Präsenz zeigen, aktiv sein, Strukturen schaffen.

Was ist damit gemeint?

Eine der wichtigsten Lehren fürs Rekrutieren im Netz: Nur wer präsent ist, kann erfolgreich sein. Das heißt nicht, dass Sie sich bei jedem noch so kleinen sozialen Netzwerk präsentieren müssen. Ganz im Gegenteil: Sie müssen nur da sein, wo Ihre Zielgruppe auch ist, aber dort mit vollem Einsatz. Konzentrieren Sie sich auf einige soziale Medien und bauen Sie sich dort eine breite Followerbasis auf. Nutzen Sie diese Reichweite, um sich als begehrenswerten Arbeitgeber darzustellen. Über soziale Netzwerke, die eigene Firmenwebsite und Werbung (auch Stellenanzeigen) können Sie dann für sich ein positives Employer Branding etablieren. Richtig angewendet erhalten Sie so einen konstanten Strom an klassischen und initiativen Bewerbungen.

Doch die Präsenz hat einen weiteren Vorteil: Erst sie ermöglicht erfolgreiches aktives Rekrutieren. 

Aktives Recruiting meint vor allem das gezielte Ansprechen von vielversprechenden Kandidaten, beispielsweise durch Kontaktaufnahme über LinkedIn. Die Rolle von Active Sourcing in der Personalgewinnung nimmt stetig zu: Bereits circa 20 Prozent der Top-1000-Unternehmen-Deutschlands suchen aktiv nach Kandidaten – allein bei Xing! Dies liegt auch daran, dass Kandidaten immer offener gegenüber der Idee werden, vom Unternehmen angesprochen zu werden. Mittlerweile werden fast 60 Prozent von ihnen lieber angesprochen, als sich selbst (initiativ) zu bewerben.¹

Um als Unternehmen erfolgreich zu sein, ist ein positives Image wichtig

Das Beispiel zeigt die harte Realität modernen Recruitings auf: Arbeitskräfte – vor allem höher qualifizierte – können sich Ihren Arbeitsplatz aussuchen. Damit man bei ihnen auf Gehör trifft, braucht es ein positives, überzeugendes Bild Ihres Unternehmens, das sich durch sämtliche Internet-Auftritte und damit die Wahrnehmung der Zielgruppe zieht.

Aktives Recruiting braucht passive Präsenz

Diese Präsenz lässt sich wiederum durch die Art und Weise Ihres Active Sourcings beeinflussen. Wenn Sie selektiv Kandidaten ansprechen, bei denen Sie eine realistische Chance auf Erfolg haben, ist dies besser für Ihr Image, als wenn Sie wahllos alle anschreiben, die infrage kommen würden. Umfragen haben ergeben, dass bis zu 45 Prozent der Kandidaten genervt von Anfragen sind, die für sie uninteressant oder nicht ihren Fähigkeiten entsprechend sind.¹

Dieser Unmut verbreitet sich im Internet leicht, worunter Ihr Image leiden kann. Mit gut gezielten Anfragen hingegen können Sie Kandidaten glücklich machen, dadurch Ihr Branding positiv gestalten und zugleich freie Stellen besetzen.

Zusammengefasst: Setzen Sie auf aktives und passives Recruiting, sodass sich die beiden Maßnahmen gegenseitig unterstützen und einen Multiplikatoreffekt auslösen.

Und dennoch: Ein Standbein von E-Recruiting fehlt noch, ohne welches die anderen beiden fast nutzlos wären…

Online-Recruiting-System: Für die nötige Struktur und endloses Skalieren

Wo Aktiv und Passiv sich gegenseitig unterstützen, fördert eine ausgefeilte Recruiting-Struktur beide. Sie bildet das Fundament für die Pfeiler, die Online-Recruiting effektiv machen. Was es braucht, ist Recruiting mit System und mit Systemen.

Präsenz, Aktivität und Struktur durch Software-Lösungen: Das ist das magische Dreieck des Online Recruitings.

So geht Recruiting mit System

Das wichtigste ist, dass Sie Ihre Recruiting-Abläufe strukturieren und vereinheitlichen. Sämtliche Mitarbeiter der Personalabteilung müssen auf dem gleichen Stand sein, damit effektiv zusammengearbeitet werden kann. Besonders wichtig ist es:

1. Den Bedarf zu klären. Für die Zukunft braucht es ein einfaches System zur Bedarfsaufnahme. Das kann ein Formular sein, welches zuständige Mitarbeiter – Abteilungsleiter oder ähnliche – ausfüllen, sobald sie neue Mitarbeiter benötigen. Durch diese Standardisierung haben Sie immer genaue Angaben zu den gesuchten Kandidaten. Das ermöglicht den zweiten Schritt.

2. Die Zielgruppe klären. Arbeiten Sie genaue Personas der anzusprechenden Zielgruppe aus. Entwickeln Sie genaue Profile mit Angaben zu:

• Alter
• Herkunft
• Bildungsweg
• Qualifikationen
• Interessen
• Hobbys
• Motivation
• Stärken

Ziehen Sie diese Personas immer zurate, bevor Sie anfangen, eine Stelle auszuschreiben.

3. Prozess definieren. Arbeiten Sie den genauen Prozess für verschiedene Kanäle aus – von der Bedarfsklärung über die Anzeigenerstellung, die Kontaktaufnahme, das Bewerbungsgespräch und schließlich bis hin zum Onboarding. Wer ist wofür zuständig? Was passiert wann? Welche Angaben werden wo eingepflegt und verwertet?

4. Anforderungen bestimmen. Machen Sie klar, welche Anforderungen Sie grundsätzlich haben: Welche Soft- und Hardskills sind ein Muss? Welche Informationen brauchen Sie immer? Wie soll der Bewerber seine Bewerbung einreichen? Welche Ansprüche haben Sie jeweils?

5. Auftreten vereinheitlichen. Stimmen Sie sich mit dem Marketing-Team ab, wie Ihr Unternehmen nach außen hin auftritt. Beachten Sie sowohl Designvorgaben als auch das persönliche Auftreten wie den Tonfall. Spricht Ihr Unternehmen beispielsweise eher seriös oder kumpelhaft?

6. Software-Lösungen implementieren. Besonders wichtig für strukturiertes Recruiting: Mit Software-Lösungen, vor allem mit Bewerbermanagement Software, können Sie viel Zeit sparen und einheitlicher arbeiten. Solche Tools verfügen zum Beispiel über eine Bewerberdatenbank, in der alle wichtigen Informationen übersichtlich dargestellt werden, wodurch Sie Kandidaten leicht vergleichen können.

Doch warum ist die Struktur überhaupt so wichtig?

Zwei Gründe:

1. Effizienz.
2. Positive Candidate Journey.

Zum einen spart Ihnen das genannte Vorgehen auf lange Sicht viel Zeit und manuelle Arbeit. Sie können mehr Bewerbungen schneller und besser verarbeiten und somit Stellen früher und mit passenderen Kandidaten besetzen.

Das verbessert zudem die Erfahrungen von Kandidaten in der Candidate Journey. Indem Sie diese so angenehm, schnell und transparent wie möglich gestalten, minimieren Sie das Risiko von Bewerbungsabbrüchen und sorgen für positives Feedback im Netz. Gute, unabhängige Bewertungen, die von einer angenehmen Bewerbungsphase berichten, selbst wenn sie abgelehnt wurden – das ist mehr wert als tausend selbstdarstellerische Beiträge von Ihnen in sozialen Medien.

Sie haben nun gelernt, wie Sie effektiv Online rekrutieren können. Doch ist klassisches Recruiting wirklich keine Option mehr? Doch! Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie das Beste aus beiden Wegen kombinieren können.

How to: Offline + Online = Perfekte Kombination

Es ist wahr: Offline Recruiting stirbt aus. Klassische Kanäle zur Personalbeschaffung machen bei den Top-1000-Unternehmen in Deutschland nur noch knapp zehn Prozent der Neueinstellungen aus¹. Dennoch gibt es gewisse Vorzüge, die nur die „echte“ Welt bieten kann. Nur, wie kann man gezielt diese Vorteile nutzen und mit dem Recruiting in der virtuellen Welt kombinieren? Lesen Sie jetzt drei Beispiel-Konzepte, die wir für Sie vorbereitet haben.

1. So holen Sie mehr aus der klassischen Jobmesse raus

Jobmessen sind noch immer ein effektives Mittel, um gerade bei jungen Menschen Präsenz zu zeigen. Karriere-Events für Studierende und Absolventen allein machen 2,4 Prozent der Neueinstellungen aus¹. Um fair zu sein: Diese Zahl rechtfertigt noch nicht die häufig hohen Grundkosten, um auf einer Messe für mehrere Tage vertreten zu sein. Doch sind diese Messen für 15- bis 25-Jährige häufig der erste Kontakt mit der Arbeitswelt. Wenn Sie es versäumen, sich dort zu präsentieren, versäumen Sie es auch, dem Nachwuchs im Gedächtnis zu bleiben. Nichts geht über den persönlichen Kontakt, um Fragen zu beantworten und Einblicke in das Unternehmen zu geben.

Doch haben Jobmessen als Recruiting-Kanal eine große Schwäche: Ihre Reichweite ist mit den Messebesuchern streng limitiert und die Konkurrenz häufig groß. Wie lässt sich diese Reichweite steigern? Indem Sie auf Ihrer Website und auf Ihren Social Media Accounts von der Messe berichten. Wenn die Besucher am Stand interessante Fragen stellen, oder sich nach bestimmten Informationen häufig erkunden, warum nicht diese aufgreifen und beispielsweise in einem FAQ beantworten. Somit erhalten nicht nur die Messebesucher die Antworten, sondern alle Interessierten. Das erhöht Ihre Präsenz im Internet und macht zugleich Werbung für Ihren Messestand – eine perfekte Synergie!

2. Online & Offline Recruiting Tests – So überprüfen Sie die fachliche und persönliche Qualifikation

Diese Kombination wird bei großen Unternehmen bereits häufig eingesetzt, um die beste Bewerberauswahl zu treffen. Ein Beispiel dafür ist Airbus: Bewerber durchlaufen in Ihrer Candidate Journey als erstes einen Online-Test. Bei Bestehen und nach Prüfung der Bewerbungsunterlagen werden Sie dann zu einer Offline-Qualifikationsphase eingeladen.

Auf diese Weise werden die jeweiligen Vorteile effektiv kombiniert: Im Online-Test wird bereits eine Vorauswahl getroffen, sodass bereits alle Bewerber herausfallen, die fachlich ungeeignet sind. Im Offline-Test wird dann die Spreu vom Weizen getrennt. In persönlichen Gesprächen und Gruppenübungen vor Ort lässt sich die Persönlichkeit von Bewerbern deutlich besser beurteilen als im E-Test. Ein ähnliches Prinzip gilt übrigens für Vorstellungsgespräche. Diese werden, zumindest in naher Zukunft, unersetzlicher Teil des Recruitings bleiben. Für 95 Prozent der Unternehmen ist das Vorstellungsgespräch im Auswahlprozess immer noch sehr wichtig und damit mit Abstand am bedeutendsten².

3. Wie Sie die echte Welt für Werbung nutzen können

Hiermit sind nicht Stellenanzeigen in Zeitungen gemeint, denn viele Experten rechnen mittlerweile mit deren Aussterben. Stattdessen können Sie mit markanter Plakatwerbung oder Flyern Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Diese Möglichkeiten dienen vor allem dazu, per Link oder QR-Code auf Ihre Website, Karriereseite oder Social-Media Auftritte zu verweisen. Manchmal reicht so bereits ein gut gestaltetes Plakat an einer belebten Stelle, um mehr Traffic auf Ihre Seite zu bekommen, als es ein Dutzend Google Adwords Kampagnen vermögen.

Zwischenfazit: Fassen wir also kurz die bisherigen Ergebnisse zusammen.

1. Mit Präsenz im Internet können Sie viele Bewerber anziehen.
2. Indem Sie zusätzlich aktiv Kandidaten ansprechen, bekommen Sie die Top-Bewerber – die Kirschen auf der Sahnetorte.
3. Alles braucht Struktur. Nutzen Sie E-Recruiting-Systeme.
4. Für die besten Resultate kombinieren Sie Offline und Online.

Mit diesem Wissen sollten Sie einen angemessenen Recruiting-Prozess auf die Beine stellen können. Eine interessante Frage stellt sich jedoch noch:

Lohnt sich das?

Mit so vielen Bewerbungen können Sie rechnen

Hierfür feste Werte zu nennen ist schwer, weil sich die zu diesem Thema erhobenen Daten teilweise drastisch unterscheiden. Dennoch gibt es ein paar Faustwerte, die für Sie hilfreich sein können.

2480 Bewerbungen. 

So viel haben die in einer Untersuchung befragten Recruiter in einem Jahr erhalten. Mit dieser Masse an Bewerbungen haben Sie im Durchschnitt 170 Stellen besetzt, also etwas mehr als 14 Bewerbungen pro besetzter Stelle². Nun lässt sich dieser Wert nur schlecht auf die Allgemeinheit übertragen, weil vor allem große Unternehmen befragt wurden. Zusätzlich variiert der Wert anhand weiterer Faktoren, wie der Branche. Beispielsweise IT-Unternehmen haben es zur Zeit noch schwerer als andere, sämtliche vakanten Stellen zu besetzen.

Wenn Sie Stellenanzeigen in Jobbörsen schalten, können Sie im Durchschnitt mit grob einer Bewerbung pro 50 Zugriffen auf die Anzeige rechnen. Das Problem: Dies ist auch der Wert, den die meisten Online-Jobbörsen erreichen – circa 50 Zugriffe pro Anzeige³. Informieren Sie sich deshalb unbedingt genau, wo Sie Ihre Stellenausschreibung am besten veröffentlichen können und wie Sie mit der Anzeige am ehesten Bewerbungen bekommen.

Nun haben Sie alles bedacht und bekommen eine Vielzahl von Bewerbungen. Was jetzt? Wüssten Sie, wie Sie fast 2500 Bewerbungen im Jahr abarbeiten sollten?

Der finale Trumpf: Wie Sie Bewerbungen effektiv verarbeiten

Die Antwort ist überraschend einfach: Um die Bearbeitung der Bewerbungen zu bewerkstelligen, braucht es nichts mehr als eine Bewerbermanagement Software. Eine solche Software übernimmt sämtliche zeitaufwendigen, wiederkehrenden Aufgaben und automatisiert diese. Die Bewerberdatenbank sorgt dafür, dass Sie stets den Überblick über sämtliche Kandidaten und deren Daten haben. Gleichzeitig nehmen Ihnen die Sicherheitsfunktionen das Kopfzerbrechen über Datenschutzrichtlinien ab.

Eine solche Software-Lösung ist Vitapio. Doch Vitapio bietet noch mehr als bloßes Bewerbermanagement. Profitieren Sie beispielsweise vom integrierten CRM-System, oder dem ausgeklügelten Profildesigner. Dank diesem können Personaldienstleister Kandidaten-Profile in kürzester Zeit halbautomatisch erstellen und individuell anpassen. Probieren Sie sämtliche Funktionen in der kostenlosen, siebentägigen Testphase einfach selbst aus! Machen Sie mit Vitapio Ihr E-Recruiting einzigartig!

Quellen:

1: Witzel, T., Maier C., Oelhorn, C., Weinert, C., Wirth, J., Laumer, S.: Social Recruiting und Active Sourcing: Ausgewählte Ergebnisse der Recruiting Trends 2018. Otto-Friedrich-Universität Bamberg, 2018

2: Traesser, J.; u.a.: RecruitingTrends 2017. Staufenbiel Institut GmbH und Kienbaum Consultants International GmbH, Köln, 2016

3: Quast, C.; Matheisen, E.C.; Kirchner, J.; Fedossov, A.: Online Recruiting Studie 2018. Wollmilchsau GmbH, Hamburg, 2017